会计档案整理规范.ppt

会计档案整理规范 酒泉市档案 刘学斌 2014.7 一、会计档案 是机关、单位、社会组织在经济业务和财 务管理活动中形成的记录和反映单位经济业 务真实情况，具有保存和利用价值的、经过 系统、规范整理并归档的会计凭证、帐薄、 财务报告等会计核算专业材料。 它的种类：1、会计凭证类；2、会计帐薄 类；3、财务报告类；4、其它类。 二、会计文件材料的立卷归档范围 一是会计凭证，如原始凭证、记帐凭证、汇总凭 证；一是会计帐薄，如总帐、明细帐、日记帐、固 定资产卡片、辅助帐薄；三是财务报告类（会计报 告类），如财务指标快报、月、季度、年度财务报 告，包括会计报表、附表、附注及文字分析说明材 料；四是其它，如银行存款金额调节表、银行对帐 单、会计档案移交清册（15年）、保管清册（永 久）、销毁清册（永久）及其它应当保存的会计核 算专业资料。 三、会计材料的归档要求和时限 各单位每年形成的会计材料，应当是本单位的财务部门或会计 人员、负责整理、收集、立卷、装订成册、编制会计档案案卷目 录。立卷归档的时间应当在第二年的上半年内完成。 每年形成的会计档案，根据会计档案管理办法，可暂由财务 部门或会计人员保管一年。保管期满之后，应当由会计人员编制 移交清册，移交给本单位的档案机构统一保管，因财务工作需要 也可适当延长移交时间，但最长不超过三年。移交时经本单位档 案机构检查不符合整理编目规定的，由会计机构负责重新整理。 接收之后一般不再拆封，确需拆封的档案机构（人员）须与会 计机构（人员）共同进行，以分清责任。 四、会计档案保管期限划分 会计档案保管期限划分总体分为两种，即永久保管和定期保管。定期保管期 限分为3年、5年、10年、15年、25年5种类型。 1、属于永久保管的。本单位形成的年度经营开预算，年度财务报告（决算 表）、包括文字分析说明材料；会计档案保管清册、销毁清册。 2、定期保管的 （1）25年的现金出纳帐、银行存款帐。 （2）15年保管的明细帐、日记帐；会计凭证、会计移交清册。 （3）10年保管的 财政总预算部门的行政和事业单位决算、税收年报（决算）基本建设拔、贷 款年报（决算）；税收会计报表。 （4）5年保管的 行政、事业单位的会计月、季度报表；企业和其它组织的银行余额调节表、 银行对帐单。 （5）3年保管的 一是企业和其它组织的月、季度财务报告；财政总预算部门的会计旬报表。 五、会计档案的分类方法 （一）年度——种类（名称）——保管期限 分类法 （二）年度——组织机构——种类——保管 期限分类法 （三）年度——会计类型——种类——保管 期限分类法 六、会计档案的组卷方法 原则是按种类（凭证、帐薄、财务报 告、其它）保管期限划分组卷。 七、会计档案的整理与编目 1、案卷题名的拟写 档案案卷题名，拟写时一定要注意他的完整性和准确性。案卷题名的三要 素缺一不可。 2、案卷卷内文件材料的排列 按财务报告的自然形成规律和时间进行卷内文件的排列。 3、编写卷内页号 编写卷内页号与文书档案的方法是一致的，财务报告、会计帐薄要规定编 上页号、规范案卷标准、保证案卷质量。 4、抄写卷内目录 会计档案卷内目录的抄写，要求与文书档案一样，财务报告的每份文件 （包括文字材料）都要填写。 5、会计档案的装订 会计档案财务报告和软皮活页帐薄的装订方法与以前文书档案的装订方法 一样。三点一线。 七、会计档案的整理与编目 6、会计档案案卷封面的填写 会计档案案卷封面的书写要求是规范、整洁、 美观、大方、要素齐全完整。 7、案卷目录的编制和案卷的排列 案卷目录的编制： 1、按照类别——年度排列 2、按照年度——类别排列 3、保管期限——年度——类别排列 4、保管期限——年度——组织机构——类别排 列法。 八、会计档案的交接与销毁 交接会计档案时，移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编写、保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方的单位负责人应当负责监交、移交、接交经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案保管期限满了以后，除特殊情况处，可以销毁。 1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和应