秘书5.1约会安排.ppt

第五章 秘书日常事务工作（二） [学习目的与要求] 　　秘书事务工作涵盖范围很广，对秘书的要求自然也很高。通过本章学习，将对约会安排、旅行安排及印章、督查与信访等工作有个全面的了解和熟悉，为更好地开展秘书工作打下良好的基础。 第一节 约会安排  　　约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。在企事业单位中，约见这一种交际形式被运用的频率，仅次于电话联系和书信联系。凡商量工作，解决问题，交流信息，联络感情都常用这一形式。在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现。 　　为上司安排约会是办公室事务中的一项常规性的工作。 　一、约会安排的基本原则  　　　1.要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。 　　　约见一般不能安排在领导生活中的休息时间和睡眠时间。 　　　2.要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。 　　　一般来说，凡是领导安排约见人，就必须进行安排，但对方要见领导，就不一定有约必见。 　　　3.协助领导搜集有关信息，使领导事先心中有数。 　　　约见应当是有准备的，越是重要的约见越要准备好。 　　　4.酌情弹性。 　　　这种弹性包含两方面内容，一是指办公室人员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松。二是早期安排的约见，时间不能太确定，因届时也可能会因情况有变而更动约见时间。 　　　5.注意提醒领导准时赴约。 　　　如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约，不误约，不失约。 　二、约会安排的一般方法 　 1.在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约见。 注意在领导外出开会或出差回来的当天不要安排约见。尽量不要在每周一的早上和周五的下午以及节假日前安排约见。如果约见安排在上午，时间应该在早上上班后半小时左右。因为此时，办公室已打扫完毕，而且领导也往往已安排好一天的工作。 2.电话安排约见 　　 处理电话提出的约见要求，办公室人员先要确认领导约的是否就是来电者，待对方讲明要求约见的原因后，再作出决定；并需要核对日历，确认领导的预定期约见时间内没有其他安排。如果对领导是否能确认所安排的约见有疑问，则要告诉对方，使约见安排留有余地。 　3.通过来往信件安排约见。 　　在处理信件时，要记录一下来函确定的约见时间，发出确认约见的函件也要予以记录。在准备用信函答复对方之前，要先得到领导的确认。一经领导确认，就可以列入约见日程表。 4.制定约见日程表 　　　约见一般要在一周前安排好，办公室人员每周要制订一份约见日程表，要求内容简明、清楚（注明时间地点）便于查阅。 　三、约会安排的注意事项 　　　1.配合领导的时间表 　　　　领导对自己的日程安排有一定的原则，秘书人员在为领导安排约会时，不能随便打乱领导的常规工作，要注意配合领导的工作规律和生活习惯，平时就要做“有心人”。 2.分辨轻重缓急 　　 在领导频繁的约会活动中，要依约会的性质、重要性、紧迫性妥善予以安排。要保证该约的、该见的不耽误，适时安排；不该见的，坚决不约，但必须说明原因，要想办法推辞；该见的但并不是很急的，可稍缓安排约见。 　3.约会时间留有余地 　 　　　安排上司的约会时，在时间上一定要留有充分的余地，这包括两方面的内容： 　　一是约会时间要错开，不可太紧或太松。在安排约见时间时，要在每次约见之间留出 10-15分钟的机动时间。 　　二是远期安排或答应的约会，时间不能太确定。 　　　4.适当保密 　 上司的约会安排，一般要注意保密。约会日程安排表不要随意乱发，一般来说，给领导一份，有关科室一份和汽车司机复印一份，自己留一份。给科室和司机的约会日程安排表，内容不能太详细 ，只有文秘人员自己和领导本人手中的日程表才允许详细。（应对竞争对手） 　　日程表可使用特定符号。 　5.内外兼顾 　　　随着业务的发展，领导与外界打交道的时间越来越多，但是领导必须内外兼顾。秘书人员在给领导安排约见时，一定要留出专门的时间让领导了解单位基本情况，及时处理业务中的各种矛盾和问题，把握单位的发展。 　6.在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约会 　　　 　　　不要在领导出差回来当天安排约会，不要在临近下班时安排约会，不要在周末、假日或对方休息日安排约会。 7.细致周到 　　　安排约会时，要向对方说明约会的内容、时间是得到领导的同意的。了解每一位与自己领导有约会人的姓名、地址以及电话号码，以便万一取消或更动约会时间可及时通知对方。 　　　特别重要的约会，在接近约会的时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行，并随时提醒你的领导准时赴约。 　　　下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送