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企业电子文件管理建立反馈机制的实现路径分析 　　摘要：本文通过建立覆盖电子文件管理全流程的反馈机制，促进企业内部关于电子文件管理的协同合作机制，形成反馈主体多元化、反馈内容灵活化、反馈流程循环化的高效管理模式，从而促进企业电子文件管理的自我调整和优化升级，不断提高企业电子文件管理水平 关键词：电子文件管理反馈机制优化升级 电子文件管理反馈机制是指在电子文件管理全流程中，对每一个电子文件管理环节进行及时的结果信息收集，作出客观准确的评估，并依此决定或调整下一个管理环节。电子文件管理反馈发生在电子文件生命周期的每个阶段，并对下一阶段产生深远影响。企业电子文件管理的反馈机制则是立足企业管理环境与电子文件特点，根据企业职能结构确定反馈主体、根据企业业务流程决定反馈程序，以电子文件管理系统为核心形成反馈信息流的一种机制。本文所研究的企业电子文件管理反馈机制主要关注企业内部反馈，对企业外部组织的相关反馈不作研究 一、企业电子文件管理建立反馈机制的必要性 反馈机制实际上建立了一种沟通机制，使企业各部门员工能够了解管理层设定的电子文件管理目标，并有机会表达对这种目标设定的认可或质疑。同时，管理层能够通过多方途径，获取企业各部门员工在具体业务操作过程中，对电子文件管理策略的落实程度，并以此为依据，不断对企业电子文件管理进行改进和升级。具体如下： （一）反馈机制通过帮助企业电子文件管理实现质量控制与自我调节，来解决决策层与执行层之间的供需不平衡问题 传统的企业电子文件管理往往由管理层作出决定后，各部门负责电子文件管理的专门人员或相关人员，完全按照管理层决定的电子文件管理制度、规范、流程等，执行电子文件管理系统中的某些操作。在这种单向工作流中执行层是否能够按照企业级电子文件管理战略路线执行好决策，是缺少足够的评估依据的。设置反馈机制后，企业电子文件管理流则不再是单向的，而是形成决策层与执行层之间“上传”与“下达”的双向甚至多向沟通机制。企业电子文件管理的过程因此处于监控之下，反馈信息能够直接反映这些过程中各方管理行为是否妥当，上传至管理层后，便会形成对企业电子文件管理的实时反思与不断调整 （二）反馈机制通过强化企业电子文件管理过程中的协同合作，来解决协作部门之间的供需不平衡问题 传统的企业电子文件管理中，固化的制度、规范、流程以及相对稳定的电子文件管理系统，往往导致部门之间、员工之间以及人与系统之间缺少必要的沟通。反馈机制的设立着重关注业务部门对于电子文件管理的认知或建议，增强除文档管理部门之外，其他协同部门的参与程度。形成多方参与、共同协商、企业各层级普遍具有共同认知的一种电子文件管理状态 （三）完善的企业电子文件反馈机制作为企业内控机制的一部分，来解决系统与用户之间的供需不平衡问题 电子文件管理系统的设计与维护都需要从管理者的管理需求出发。在设计阶段，如果管理者不能明确完整地提出系统功能需求，系统日后就很难支持企业电子文件管理过程。在应用阶段，如果系统维护方不能够及时了解系统用户体验，就无法及时优化和调整系统功能与操作流程。而完善的企业电子文件反馈机制是关于电子文件管理持续性的、周期性的自省与改革。反馈机制的设计体现了新的管理理念下，企业电子文件对参与、协同、自我管理的重视，也体现了企业电子文件管理者积极寻求与业务活动相结合、不断提升用户体验效果、建立更具认可度和共识性的企业电子文件管理制度所作出的重要努力 二、企业电子文件建立反馈机制的具体内容 在反馈过程中，反馈信息的获取非常关键，上一步管理行为的结果会成为下一步管理行为的原因，而不断形成“原因――效果――原因”的良性循环。换句话说，“反馈信息如何传递”（反馈流程）、“谁传递反馈信息”（反馈主体）以及“反馈信息传递了什么”（反馈信息）是反馈机制必须明确的三个核心问题 （一）反馈流程 企业电子文件反馈机制应该是一个覆盖电子文件管理全流程的广泛机制，是管理主体通过反馈信息流实现管理功能的一个完整的管理优化过程。在该机制中，企业内参与电子文件管理的部门和员工将他们参与电子文件管理的制度、规范、流程、系统等建议汇报给管理者，形成“反馈”；管理者根据接收到的反馈信息，评估已有的管理方法、程序和工具，作出相应的“反馈遵从”；管理目标和内容在进行调整后，新的电子文件管理策略、方法和系统又会引发“关于反馈的反馈”，即“再反馈”。企业电子文件管理的反馈流程，贯穿企业电子文件战略制定、业务实施与系统操作的各个阶段。在这一过程中，电子文件管理的决策制定者和执行者都可能成为反馈主体，任何关于电子文件管理决策执行的认可、改进、怀疑、否定都可能成为反馈信息，而不同反馈主体又会根据反馈信息的不同作出再反馈。如图1所示 （二）反馈主体 参与电