办公室实务复习重点范围.doc

办公室的含义？即政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。2.事务管理的特征？答、：表现在三个方面：一是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂锁事的压力，把主要精力集中在重要工作上，二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境，提供便利条件，解除后顾之忧，保证组织系统的顺利运转，三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密切与社会各界联系。2.办公室的职能和特征？办公室工作具有两大职能：政务（或业务）服务和事物管理。事物管理的特征是：（1）服务性。（2）分散性。（3）专业性。（4）主动性。（5）繁杂性。3.办公室实务：是指办公室的工作事物和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。4.办公室环境布置的目的？（1）创造舒适而又工作效率高的环境。（2）塑造组织形象。（3）建立挡驾制度。（4）有利于保密工作。5。投影机的使用？（5）检查电脑分辨率是否与投影机匹配。（6）关掉电脑的桌面屏幕保护功能。（7）如果演示者和听众深入探讨一个问题，应把投影机关掉。（8）演示者通常用激光教鞭指示屏幕，绝对不能用这个教鞭指向观众的眼睛，这可能会造成伤害。（9）演示者来回走动的时候，要小心不要踢到投影机的数据以及电源连线。6.办公室易耗品主要有？（1）信纸、纸张。（2）软盘、优盘、光盘。（3）铅笔。（4）圆珠笔。（5）签字笔或钢笔。（6）修正液。（7）印盒。（8）各种小型机器，如订书机、计算器等。（9）小刀。（10）日历等。（11）其他，如直尺、胶带等。7.请示具有以下的内容和形式，必须注意的？（1）请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。（2）请示形式：可以是口头形式，也可以是书面形式。请示必须注意：a。请示要对口。b。请示要单一。8.报告内容？一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。9.受意要做到？a.备好记录本，记录下指示要点。b.注意倾听，用心判断指示的用意。c.必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。d.如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。e.接受指示后，要不失时机地贯彻实施。10.传达要做到？a。传达不走样，不可夹进自己的意见。b.必要时可形成文字材料，照本宣科。c.如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。d.注意保密。e.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。11.进言方法？进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。意义和作用：（1）参谋作用。（2）补缺作用。（3）增进关系作用。进言的方法和要求：a. 适事。b.适时。c.适地。d.适度。12.挡驾的方法？a.电话挡驾。b.来访挡驾。c.会议、活动挡驾。13.接听电话要点？（1）电话铃响二至四声就应接听，如果有事耽搁，最好不要超过四声，否则会让人觉得机关或企业管理不善。（2）接到电话首先应传达必要的信息。（3）如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他要找的人不在。（4）即使受到通话对方极大的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐心。（5）通话结束时，应流露出很高兴接到对方来电的语气，应该用快乐的声音说“谢谢”，即使来电者态度很不友好。14。打出电话要点？（1）文秘人员打业务电话时，应首先自报家门。（2）文秘人员经常会替上司拨通电话，这时，你可以让要找的人先接着电话，然后把上司叫来。（3）应迅速回电，并督促上司最好在当天回复。（4）如果已经回电，但没打通，切记要再联系。（5）督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。（6）除非万不得已，文秘人员不要打电话给行车中的人。（7）通话时要仔细听对方在说些什么，不要一边看报一边接听，也不要突然转身与办公室里的其他人说话。（8）与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清，但也不能草率了事。（10）打电话给外省市或国外的人，并请求协助，因费用昂贵，文秘人员首先应确定他是否应该回你的电话。（11）通话中要需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等一下好吗？”然后等待对方回答。（12）文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，还是必须立即行动。（13）文秘人员传达上司的信息有分寸。15.有效地使用电话？（1）考虑打电话的时间是否合适。（2）在打电话之前先计划好谈话的内容，理清你想说的事实和要点。（3）仔细核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话。（4）在办公桌上或任何你工作的地方都备有随时可供记录的本子和笔，并养成一手摘话筒，一手马上执笔，随时准备记录的好习惯。（5）