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SZSZ-CX-2010 苏州市政工程集团有限公司 程序文件 第二版 编制：吕雪英 日期：2010年8月8日 审核：邹守先 日期：2010年8月16日 批准：孙丹 日期：2010年8月22日 发布日期：2010年8月22日 实施日期：2010年8月28日 01文件控制程序 1、目的 对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行有效控制，确保公司各单位、部门使用的文件为有效版本，防止使用作废文件。 2、适用范围 适用于与公司管理体系有关的所有文件，包括公司以外传递来的与管理体系有关的文件和资料。 3、术语及定义 3.1 本程序引用GB/T19001-2008中的术语和定义 3.2 本程序引用GB/T24001-2004中的术语和定义 3.3 本程序引用GB/T28001-2001中的术语和定义 3.4 本程序引用公司《管理手册》中的有关术语和定义 4、职责 4.1 行政部和施工管理部负责本程序的制定、修改和组织实施。 4.2 行政部负责外来和内部管理文件的归口管理及文书档案管理。 4.3 行政部和施工管理部负责质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文件的编制、发布、修改。 4.4 资料室负责《管理手册》、《程序文件》的发放、管理，负责与质量/环境/职业健康安全管理手册相关的国家标准、行业标准、技术性文件资料的发放。 4.5 公司各部门、项目经理部对本部门的文件进行管理。 5、工作过程 5.1 文件的编写和批准 5.1.1 《管理手册》（第一层次文件）由行政部负责编写，管理者代表审核，总经理批准。 5.1.2《程序文件》（第二层次文件）由相关职能部门编写，行政部汇总，施工管理部审核，管理者代表批准。 5.1.3 工艺规程（或作业指导书）和管理制度（第三层次文件），由相关职能部门编写，前者由总工程师审核、批准，后者由各条线分管副总经理审核、批准。 5.1.4 各类记录（第四层次文件），由各部门、项目经理部负责记录填写及归档整理。 5.2 文件的分类 5.2.1 外来文件：指国家、地方的法律、法规、政府机构、行业主管部门下发的技术类和管理类文件。 5.2.2 内部文件：指公司各部门、项目经理部编制的文件。 5.3 受控文件清单 5.3.1 受控文件清单应分类编制，一般按5.2中的分类要求编制，其中环境/职业健康安全体系中的法律、法规及其它要求按《法律、法规及其他要求获取与识别程序》执行。 5.3.2 受控文件清单应根据受控文件的变化及时进行更新。 5.4 文件的控制和管理 5.4.1 凡经相关部门识别后须受控的文件，一律由资料室加盖“受控”章，并编写受控号。 5.4.2 若作废文件需作为资料保留，必须加盖“作废”、“保留”章，以便于识别。 5.4.3 受控文件由资料室，按批准的发放范围发放，领用人需在《文件发放领用登记表》上签字，既便于追溯，又确保与管理体系有关的场所，使用的文件均为有效版本。 5.4.4 作废和失效的文件资料由资料室负责收回，并依据文件性质，经有关领导批准后作留存销毁处理，销毁的文件需在《文件档案销毁登记表》上记录。 5.4.5公司的《管理手册》、《程序文件》等电子文档，由行政部在电脑上设开机密码，任何人未经批准不得随意修改、变动管理体系文件。 5.5 文件的更改 5.5.1 受控文件的更改应由原文件编写部门负责，对更改的文件审核、批准也由原审核批准人负责。 5.5.2 对受控文件的更改，采用《修改页》的形式，须填写修改条款、修改人、审核、批准人、修改生效日期。 5.5.3 管理体系第一、第二层次文件如有较大幅度更改时，应进行换版。 5.6 文件资料的存档 5.6.1 管理体系文件和资料由各职能主管部门、单位分类保存，需归档的文件资料由行政部一并存档。 5.6.2 工程项目文件资料，待工程竣工后装订成册，交公司资料室一份存档。工程项目文件资料的收集、整理，按《市政基础设施工程施工技术文件归档、编制实施细则》执行。 6、相关文件 6.1 公司《管理手册》 6.2 公司《程序文件》 6.3 公司《市政基础设施工程施工技术文件归档、编制实施细则》 7、记录 7.1 《受控文件清单》 7.2 《文件发放领用登记表》 7.3 《文件档案销毁登记表》 7.4 《收文本》 02 记录控制程序 1、目的 对相关记录进行控制和管理，客观、真实、准确地反映公司质量/环境/职业健康安全活动的状况，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，并为追溯、采取纠正、预防措施提供信息。 2、适用范围 适用于公司各部门、项目经理部与质量/环境/职业健康安全管理体系运行