大公司HR偏爱的电子邮件(E-mail)注意事项.pdf

电子邮件沟通的规范和礼仪 （一）慎重选择发信对象 传送电子邮件前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。收件人是非常明确要 其有具体的任务，回复邮件中的问题或执行邮件中的指令。抄送的对象是要让其及时了解掌握事 态的发展，也可以发表自己的观点和建议。 （二）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个“人”，而不是一台机器 因为电子邮件的互动是通过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地“忘记”与自己真正 互动的是远程的“人”。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲 突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2、 电子信件“标题”要明确且具描述性 电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多收件者是以标题来决定是否继续详读信 件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一目了然， 以便对方快速了解与记忆。 3、信件内容应简明扼要 电子邮件沟通讲求时效，邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。尽量掌握“一个信息、 一个主题”的原则。 4、理清建议或意见 若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘由，再陈述自己的意见；若是想引发行 动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象 可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。 5、于特定邮件中加上密码 有些特定的邮件内容会涉及一些保密信息，可考虑在这些邮件上加密。 6、规范邮件的署名 在公司内部发送电子邮件时，可以简单地署名；在对外发送电子邮件时，需统一规范的邮件署名。 （三）养成良好传送习惯 1、注明送信者及其身分 除非是熟识的人，否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁，因此标明发信人的身 分是电子邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身分设计成一个附着档案，每当发信出去时， 此档案也将自动地贴附该讯息后面。我们希望针对“身分设计”强调两点注意事项：（1）：“身 分设计”应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地 反映自己。（2）：切勿过度装饰自己的“身分设计”，例如引用名作太多或绘图太华丽等等均 会妨碍电子邮件的正常沟通效益。 2、遵守一般法律规定 进行网络沟通时，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因为通过计算机系统，要撷取、复 制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网络中对于知识产权的尊重是非常重要的。凡是引用或 改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。 3、勿任意或无心地浪费频宽 传送冗长文字与大型绘图均会占用大量的频宽，造成网络堵塞。为避免浪费网络空间使用者 的宝贵时间，应谨慎考虑传送邮件容量的大小。 4、小心附件功能的使用 在若干电子邮件系统中，由于“附件”功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅读文 件。使用者经常会因不便而直接去除来函，以致丧失沟通功能。如果附件内容不长时，请直接撰 写于信件中。 5、勿重复传送同一信息 勿一再传送相同的信息给相同的对象，这不仅会使网络超载而降低传输速率，同时占用他人 的信箱容积。此外，传送电子信件时也须注意，不要分别发送相同的信息给多个组群，因为有不 少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相 同的信息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。 6、定期检查计算机系统的时间与日期 电子邮件传送时会以所用计算机的设定日期与时刻来标示信发送的时间，为避免不必要的误 会发生，使用者须定期检查计算机系统时间与日期之设定是否正确。 （四）三思回复内容 1、勿期盼他人会立即回复你的信件 发信者通常会期盼所传送出去的邮件，能够让对方赶快阅读、处理，以及回复。我们不要对 他人回复信件的时效性做过分期许。要允许对方有个认真思考的时间。可以用电话进行确认，让 对方明确，你对其的回复很重视。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄送人，忽视或去除他人给自己的电子邮 件而不回复者，都是不好的网络行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到 达了该去的地方？