档案信息化管理优势与安全问题探析.docVIP

档案信息化管理的优势及安全问题探讨 　　[摘 要]随着我国社会经济的不断发展，社会面貌有了十分明显的变化，我国档案管理工作也发生明显改变，档案信息化逐渐成为档案管理工作的趋势。与以往的档案管理工作相比较，档案信息化可以有效提高档案管理工作的质量与效率。档案信息化在给档案管理工作带来方便的同时也存在着弊端，不断开放的操作模式也给档案信息安全带来了一定的安全隐患，因此，档案管理相关部门一定要及时采取措施进行处理 [关键词]档案；信息化；管理；优势；安全 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114 [中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）20-0-02 0 引 言 随着社会的不断发展进步，电子政务协同办公和自动化办公已经广泛运用于社会生活的各个方面。传统的档案管理模式已经逐渐跟不上时代的发展步伐，档案信息化管理开始得到广泛运用。但是，档案信息化管理也存在着一些安全性问题，因此，档案工作人员应该全面认识信息技术特征，并结合新技术、新方法对档案管理工作中出现的问题进行改正，促进档案管理工作不断进步 1 档案信息化管理模式的优势 1.1 提高搜索速度和准确性 传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率不和准确性都得到极大提高 1.2 提高档案利用率 在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息 1.3 信息远程传输共享更加方便 在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便 1.4 提高了档案信息管理效率 档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率 2 档案信息化管理存在的安全问题 2.1 电子档案存在真实性和合法性隐患 按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由复制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性 2.2 管理过程中存在安全性问题 虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题 2.3 受到计算机病毒的威胁 如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题 3 如何提高档案信息化管理的安全性 3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性 对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，