Access2007第2章.pptVIP

第2章 表——Access的“仓库” “货架”——认识“表”的结构 存储数据的架构——创建“表” 规划“容器”——“表”中“字段”的设置 “归类”引用——设置“表”的关系 “容器”包装——设计“表”的外观 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表” 2.1 “货架”——认识“表”的结构 如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。 字段 字段属性 2.2 存储数据的架构——创建表 2.2.1 创建空白表（从输入数据开始） 1 2 3 双击 直接输入 单击 单击 4 5 6 单击 输入 2.2.2 使用“表模板”创建表 选择 1 单击 2 3 设置“表”字段 2.2.3 通过“表设计器”创建表（从设计字段开始） 1 单击“表设计”按钮 2 单击“创建”标签 3 4 输入字段名称 选择数据类型 在此可设置字段参数 右击“ID” 5 选择“主键” 6 新建“部门”字段 7 单击 8 单击 9 输入 单击 10 11 创建的“部门表” 另外两种创建表的方法： 1、使用SharePoint列表创建表 2、导入表 具体操作见教材p112p114 2.3 规划“容器”——“表”中“字段”的设置 2.3.1 Access 2007中的字段类型 在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查询向导、附件，它们的作用如表所示。 某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要需要考虑如下几个方面的内容。 1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。 2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。 3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。 5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。 2.3.2 Access 2007的“字段”属性 在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。 右击“人事表”，选择“设计视图”命令 1 2 选中“姓名”字段 文本型字段的15个属性 “字段大小”属性的意义为： “字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。 文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0～255个字节。 数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。 至于其它字段，这里不再详细叙述。 2.3.3 设置字段的输入格式 用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。 为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据。 1．使用向导设置“输入掩码” 右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口 新建“部门电话”字段，并将数据类型设置为“文本” 1 3 选中“输入掩码”文本框 单击打开对话框 按钮继续 2 4 单击 输入 5 6 单击 8 单击3次“下一步”按钮 7 单击“完成”按钮 产品表的数据输入窗口 点中此处将会见到输入掩码，并可按要求输入数据 2．通过直接输入格式符号设置输入掩码 使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便的定义所输入的格式。 比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖。 2.3.4 设置字段的默认值 如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步骤如下。 右击“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口 选中“录入时间”字段 1 输入“Now()”字符 2 自动填充的当前日期和时间 2.3.5 设置字段输入的有效性规则 如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其它的字符，这时