案例8批量制作邀请函与信封.pptVIP

上机回顾 自选图形的设置：自选图形的颜色、填充图案的设置，环绕方式的设置、阴影及三维的设置等； 图形组合后对象的选取及对象的设置； 自选图形内文字的输入：右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”； 文本框不透明度的设置。 案例 8 批量制作邀请函与信封 利用“邮件合并”功能制作批量的邀请函 利用“邮件合并”功能制作批量的信封 案例 8 批量制作邀请函与信封 重点与难点： 创建主文档及数据源，使用邮件合并； 通过邮件合并任务窗格进行邮件合并； 邮件合并理论基础 在日常生活中，需要用收集的通讯录等数据表来制作大量的信函、信封、录取通知书、成绩报告单等。对于如此大批量的制作，可以使用word的“邮件合并”功能。 邮件合并原理：所谓邮件合并就是从一个文档向另一个文档传送信息的过程。 首先建立两个文档，一个是包括所有文件共有内容和格式的主文档，另一个包括变化信息的数据源。 再使用邮件合并功能在主文档中插入数据源中变化的信息。 合成完后可以保存、打印，或以邮件形式发送。 邮件合并三个基本过程 建立主文档： 主文档就是固定不变的主体内容，如信封中的落款、信函中对每个收信人都不变的内容等。（见样稿）；养成批量之前建主文档的好习惯。 准备好数据源：含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容。可以是word、excel、access等数据表或outlook中的联系人。大多时候不需要重新制作，拿收集的信息就可以使用。 将数据源合并到主文档中。直接使用“邮件合并向导”进行合并即可。 邮件合并使用方法 创建主文档“A.doc”文档。 创建数据源“B.doc”文档。 合并： 打开主文档，执行“视图”/“工具栏”/“邮件合并”，调出“邮件合并”工具栏。（“工具”/“信函与邮件”/“显示邮件合并工具栏”） 打开数据源。单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮。 设置合并域。将光标移到“：同学”前，单击“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框中选择“姓名”域。用同样的方法设置其他域。 合并文档：单击“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”记录，最后单击“确定”。 邮件合并使用方法 此时创建的成绩单是一个学生为一页显示的，如果直接进行打印的话，非常浪费纸张。可以设置一页纸显示多个成绩单。方法： 执行“编辑”/“替换”； 在“查找与替换”对话框中，查找处输入“^b”（分节符，会分页显示的主因），替换处输入“^l”（人工换行符）； 单击“全部替换”按钮，完成设置。 合并后直接以电子邮件形式发送 数据源中必须包含“E-mail地址”字段； 在合并的最后一步：单击“合并到电子邮件”按钮； 打开的“合并到电子邮件”对话框中，收件人选择“E-mail地址”，主题行选择信函主题，设置完成后单击“确定”按钮。 注意：同样方法可以设置合并后的文档直接打印。 一次合并出内容不同的文档 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，《程序设计基础》不及格的学生，在报告单的最后写上“专业课需要更加努力”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。具体设置方法： 将光标插入需要出现不同文字的地方； 单击“插入Word域”按钮，在下拉列表中选择“if…then…else(I)…”。 一次合并出内容不同的文档 出现如下图所示的对话框，按要求设置对应内容： 最后单击“确定”，完成操作。 补充：用数据库信息作为数据源 具体内容看“邮件合并任务窗格.doc”。 作业 8.5 习题与实训 P141 填空题和简述题。 课后小结 本章内容极少，整体来说只有一个知识点：邮件合并。因此，课前花了较多的时间灌输综合排版的知识。在讲述邮件合并内容之前花了几分钟介绍它的应用，比较能调动学生的听课积极性，对于邮件合并的基本操作掌握较好，但是补充内容理解不好。 上机：刚好运动会这周，因此星期一的上机课就进行了期中考试，对于“邮件合并”内容的上机留到下次上机课。 * *