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第二部分 办公软件 目前最流行的办公软件是微软公司的产品套件——Office,其中的文字处理软件就是Word,另外我国产的办公软件WPS也是目前主流的文字处理软件之一 。我们使用最常用的Word来实现文字的处理。 第二章 办公中的文档处理 2.1文档处理操作流程 2.1.1 文档内容的录入 1. 单纯录入的原则: 不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 不要用回车键进行段落间距的排版,当一个段落结束时,才按回车键。 不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。 2. 常用汉字输入法技巧 智能ABC汉字输入法 (技巧:定义新词) 微软拼音输入法 中文之星智能狂拼输入法 / 紫光华宇拼音输入法 3. 保存 同名保存文档 另存新文件 存为RTF文件(Rich Text Format) 2.1.2 内容的编辑 基本的选定方法 复制、粘贴、剪切、 2.1.3 格式排版 (1)字体和段落格式设置 (2)格式刷 (3)项目符号和编号 —— 自定义设置 (4)分栏排版 —— 格式/分栏 设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏、分栏符。 分隔符 —— 分页符、分节符、分栏符等。 可以通过插入分节符来创建一个新的节; 如果没有进行过插入节的操作,word自动将文档作为一个节处理。 2.1.4 页面设置 双击标尺灰色区域也可以打开 2.1.5 打印预览 2.1.6 打印输出 2.3 复杂的长文档的处理 2.1科研论文格式规范 内容要求 题目,摘要,关键词,正文,参考文献 书写规范 (1)论文字数 一般科研论文,自然科学类:5000~6000字(包括图表),人文和社会学科:5000~6000字;对于博士学位论文,理工科:6~8万字,管理及人文学科:8~10万字;硕士学位论文,理工科:2~3万字,管理及人文学科:3~4万字。学士学位论文,一般1万字。 (2)摘要 摘要的字数(以汉字计),一般科研论文要求在200以内,硕士学位论文一般为500字以上, 博士学位论文为 1000~2000字,均以能将规定内容阐述清楚为原则。许多论文还需要有英文摘要(abstract)。英文摘要与中文摘要的内容应完全一致,在英文语法、用词上应正确无误。 (3)目录 对于长篇论文,需要制作三级标题目录,目录中应包括论文中全部章节的标题及页码。 (4)论文正文 (5)参考文献 3.排版和打印要求 (1) 打印用纸 科技论文用纸一般为16开,也可以采用A4型标准纸张,论文一般左侧装订。 (2) 页眉 奇数页眉:所在章题序及标题 ; 偶数页眉:学术刊物名称、卷、期号 。 注意事项 1.利用大纲视图输入论文各级标题 在写论文之前,首先要列提纲,构思好从几个方面来阐述,心中对论文的结构已经有了一个大致的轮廓,比如文章分成几个部分,每个部分讨论哪几个问题,每个问题主要包括哪几项主要内容。这些就构成了论文的各级标题结构。 2. 设置多级标题编号 (1)编号形式可以是: 标题1为1,标题2为1.1,标题3为1.1.1,这在理工科的教材或专业学术刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。 1级标题为一、二、,…….格式,2级标题为1,2……格式,3级标题为(1),(2)……格式等。 (2)步骤: 选中所有标题,设置多级符号(选择类型及格式)。 3. 页眉和页脚的设置 奇偶页不同;首页不同;各节不同。 4、脚注与尾注的添加 脚注:论文页码下端,说明有关引用资料的来源; 尾注:参考文献的引用。 插入尾注; 删除尾注分隔符:普通视图,视图/脚注,尾注下拉箭头。 目录的底纹 目录的超链接作用 目录的返回 (web工具栏) 目录的更新 * 文档录入 文本编辑 格式排版 页面设置 打印预览 打印输出 选择性粘贴 3. 撤销和恢复 Word Excel 节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分,也就是在节中可以设置与文档其他部分不同的某些页面格式(如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等)。 “节”的概念: 2.2 办公公文的行文规范与制作 2.2.1 办公公文的行文规范 1.公文种类 命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。 2. 格式和结构: (1)文头 / 眉首 (2)正文 (3)文尾 / 版记 3.公文用纸、公文用字 文头部分包括: 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 正文包括: 公文标题 主送机关 公文正文 附件、
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