内部控制关于提升企业费用管理控制力的探索.doc

标题： 内部控制：关于提升企业费用管理控制力的探索 ? ［ 作者： 高陛珍 转贴自：中国供销合作网 点击数：254 发布日期：2010-11-3 ］ ??? 费用管理和预算控制是财务工作的重要内容之一，传统的费用管控因为各种各样的人为因素造成公司的财务制度无法得到有效执行，超预算费用时有发生，严重影响到企业费用管理和预算控制的有效性。另外，由于传统财务工作属性之一表现为劳动密集型的工作，也就是说，大量重复工作导致财务人员总是事浮于人，严重影响工作效率。 ??? 笔者针对费用管理存在的问题，从费用管理和预算控制着手，对企业如何提升费用管理的控制力进行了探索和研究，并就费用管理与预算控制系统的功能与应用价值作简要介绍，以供参考。??? 一、传统的费用管理和预算控制中存在的问题??? 1．财务制度形同虚设??? 公司财务数据反映整体业务运作的效果，财务部不仅要关注公司业务的后台，还应当对中前端环节的业务进行监控，这也是会计管理职能的体现。费用报销环节的瓶颈表现在业务部门费用预算与预算执行之间的不一致，超预算问题长期得不到有效控制，从而造成预算制度形同虚设；费用报销滞后，不能按照权责发生制记录业务，造成会计信息失真；由于制度得不到严格执行，付款环节成为前端失控的集中体现。??? 2．重复劳动严重影响工作效率??? 在传统的报销过程中，每个环节报销人都需要亲自拿着单据找到各审批人，但是，由于审批人出差、休假等原因而无法签字审批时，报销就被耽误；审批人在单据审批过程中，往往也会因为个人情面等原因违反规定批准预算外的报销申请，当需要审核批准的报销单据数量较大时，就会造成无法及时准确获知本部门或项目当期预算的具体余额和本部门或项目预算具体使用等情况；在报销标准过于复杂的情况下，财务负责人也很难记住每个员工报销应该适用的标准，如差旅费报销时的住宿及交通标准等。如遇到不确定的金额，还需要找到相应的报销制度来核对；在核算时，会计人员需要把传统的原始单据做凭证，录入到财务系统中，这样以来就造成了大量的重复工作，严重影响工作效率。??? 传统的费用报销方式中，不同角色所面临的问题不同，如表1所示。??? 综上所述，在传统报销过程中，费用报销申请、单据审批、预算控制、账务处理、日常管理、财务数据分析、历史票据查询各环节都存在很多准确性和效率方面的问题。??? 二、如何提升费用管理的控制力??? 既然传统费用报销存在如此多的问题，那么有没有一种切实可行的办法来解决这些问题呢？为实现预算控制事前化、审批流程定向化、财务核算自动化和费用分析全面化，费用管理与预算控制系统整个设计思路以实用性、易用性、安全性、开放性、可靠性、可扩充性等为原则，将各类模块高度集成。??? 公司对各业务部门的有效管理和控制，集团对各下属机构的有效管理和控制都首先从支出的费用开始。费用报销与预算控制系统通过各功能模块的应用，展现出更为优化的个性化解决方案，满足了传统报销不能很好地适应公司规模扩张的需求。通过这一系统的应用，可以实现网上实时报销，既提高了准确性、有效性和及时性，又能减少各环节的人力成本。??? 三、费用管理与预算控制系统的具体内容??? 费用管理与预算控制系统又称网上报销管理系统，是基于Internet的财务报销流程，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付。该系统能实现部门、中心预算上报功能、部门预算下发功能、日常费用报销、领导审批、超预算控制及报销统计和预算分析功能。??? 费用管理系统包括三大模块：预算流程管理、费用报销流程管理、业务单据流程管理。具体内容如表2所示。??? 该系统集成整合各类管理软件：通过和OA系统集成，实现员工单点登录；通过和财务软件集成，实现凭证的批量导入，无须财务人员重复录入凭证；通过和银行管理系统集成，实现付款数据的批量支付，无须财务人员手工统计；通过与审批制度系统集成，实现与审批制度的实时同步，员工在报销时，就可以关联到自己使用的相关审批；标准的对外接口，能够与主流的账务软件/ERP、网上银行、预算编制系统及各种LDAP目录服务器集成，实现多套系统单次登录；帮助企业成功实现整合业务、驾驭变化的策略。??? 四、费用管理与预算控制系统的功能及应用价值??? 有效的费用报销与控制系统，必须是和业务紧密相关，能够实现财务费用预算及报销的全生命周期管理的软件。要实现成功应用，就必须对内部预算管理模型进行梳理，之后再进行系统实施。??? 费用报销和预算控制系统具有五大功能，分别是：预算功能、审批功能、核算功能、分析功能及管理功能，这些功能的应用价值体现在为企业带来的收益