采购部l流程制度.docVIP

采购部工管理制度 第一部分：采购部负责内容：概述 采购部负责的内容，是除工服、办公用品以外的，店铺运营所需要的所有物资，包括食材、包装及辅助用品等。 具体分为六大类： 商品：非自己生产的，采购后直接在店铺销售的产品，如果汁、饼干等，也包括大包装采购后，在店铺内分装后销售的产品，如酸奶等，此项目计入成本。 原材料：生产产品所需要的可以食用的材料，如鸡蛋、面粉等，此项目计入成本。 包装材料：与产成品销售有关的包装材料，如蛋糕盒、面包包装袋等，此项目计入成本。 消耗品：一次性使用后，不能再继续使用的，单位成本比较低的非食用材料，如清洁用品、餐巾纸等，此项目计入费用。 备品：可多次使用的，单位较高的非食用材料，如陈列用盘子、生产用模具等，此项目计入费用。 促销品：为促销活动的开展而采购的内容，如马克杯等，此项目计入费用。 第二部分：采购具体内容：按分类 商品：由运营部确定销售的内容，将清单提交给采购部，采购部接收后找寻供应商，收集报价、配送情况，回复给运营部。运营部确定上市后，将批准的上市申请交采购部后，采购部按照市场部要求的上市日期进行采购。 食品类：饮料、食品等 非食品类：生日用品、礼品等 原材料：生产及研发提出需求，采购部提供样品，生产部门确定后，采购部确认供应商、包装规格、单价、配送事宜，将单价及到货期提供给生产部门，按生产部门的使用需要进行采购。 进口食材：进口产品找直接的进口商或者当地的总代理，但也要考虑进货量是否允许。 国产食材：尽量与厂家直接合作或由厂家委托的经销商配送。 及时与生产部沟通，就包装规格及到货时间进行沟通，以便新品可以按计划上市。 包装材料：采购部根据现目前的样品交给供应商，供应商报价后，制作申请，申请通过后，进行打样，经公司同意后，进行大货的制作。 供应商报价后，采购部决定是否继续进行制作。 部分包材是需要开模具，需要在通过公司申请后，正式下订单后，再进行开模，打样。 消耗品： 与多乐品牌相关的：根据门店需要，与包装材料流程相同，如餐巾纸、纸杯套等。 无品牌LOGO的：如店铺用清洁用品，由运营提出需求，提交样品，并申请通过后，进行采购流程。 备品： 店铺用模具及用品： 生产部门提出后厨需要， 运营提出前厅需求，需要的相同物料可以合并采购， 供应商提供报价，并采购申请通过后进行。 促销品：运营部提出需求并提供样品，采购部按样品进行寻找，确认并申请批准后，进行采购。 第三部分：采购流程 相关部门提出采购需求（生产部门、运营部门等） 所需要项目寻找 样品确定 确定样品的信息：供应商价格、收款方式、工期、配送等 制作申请及申请审批结束 申请结束后进行如下： 将审批结束的物料信息发送给相关部门： 下订单的人员 收货的人员：库管及品控人员 验收条件：如为运营部提供的需求，供应商要提供运营部的签样（运营部经理在样品上签字确认）一起送货。 提出此物料需求的人员 与供应商签合同：签定后，归档处理。 先付款：合同签定后，与财务部申请借款，先下订单后马上汇款 有帐期：合同签定后，正常下订单流程 入库跟踪：寻问到货情况，数量与品质是否与订单相符 在库物料出现问题： 首先由订货人员与供应商提出换货要求 如果供应商不配合，再由采购部进行处理 结帐部分 对帐： 电话或者邮件核对帐期内明细金额 对有疑问的地方，及时与供应商进行沟通 供应商少结款：核对后确定为我方出现了错误的，本月先按错误的结帐，下月调整差异后补 供应商多结款：核对后确定为我方出现了错误的，本月先按供应商的正确金额结帐，下月将多入库的进行调整。 双方均无误后，或供应商有误的情况下：供应商按我方金额开发票，并将与发票金额相符的收货方开具的入库单一并交给采购部 采购部核对发票及入库单 无问题：制作付款申请交财务部门 有问题：提示供应商改正，改正后再制作付款申请交财务部门 汇款通知：财务部汇款后，通知供应商查收。 采购工作汇报及报价 蔬菜水果每月价格对比 主要原料季度性单价对比 采购月度分析： 所有物料与上月单价对比 所有物料与去年同期单价对比 所有类别采购的月度情况 日常工作 供应商信息随时更新 供应商合同整理、归档 采购部采购申请书、报价单、汇款明细、等文件归档 供应商储备：多参加展会，收集可合作的供应商，并做好登记，备用 备选产品的储备：对于供应商提供的可替代的产品做好登记，备用。 第四部分：具体事项说明 与供应商沟通事宜： 供应商提供资质： 营业执照 机构代码证 税务登记证 生产许可证（工厂）或者流通许可证（商贸公司） 如为国产产品，则需要定期提供产品检测报告，是由正规品质检测部门出具的《产品检测报告》，期有效期为一年，所以今后还要定期更新。送货时需提供当批准卫检证明（进口）或者产品出厂检测报告（国产）。 供应商需提供的信息： 成立时间 正在供应的烘焙品牌 负责我们