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公路部门档案管理创新思路探究

公路部门档案管理创新思路探究   摘 要:现代化进程中,我国公路工程建设与改造进一步深化,公路部门的档案管理工作也面临着一系列的问题,比如管理制度陈旧、管理手段滞后、人员素质不达标等,亟待引起重视。为此,本文将从公路部门档案管理的重要意义入手,从管理制度、管理手段与人员培训三个方面具体分析公路部门档案管理的创新思路,以供参考 关键词:公路部门;档案管理;管理制度;管理手段;人员培训 当前,我国公路建设工作不断深入开展,档案管理工作在公路建设中的重要性也日益凸显,为此,公路部门需要认清档案管理工作的重要意义,并且不断开拓创新,扩展思路,做好档案管理工作 1 公路部门档案管理的重要意义 公路部门的档案管理工作并非可有可无,而是公路工程质量的评价依据,是各级公路管理状况的客观反映,是公路建设存在问题的客观反映,因此其对于公路建设来说具有十分重要的意义 1.1 档案是公路工程质量的评价依据 公路建设过程中,每一项施工的文件与技术资料都会入档,这些档案资料是公路的工程质量评价依据,对于工程的开展与后期的维护、扩建等环节都具有重要的作用 1.2 档案是各级公路管理状况的客观反映 在公路建设过程中,相关施工与管理部门的勘测与设计、施工与建设、养护等活动都需要记入档案,很多工程资料、图表、图纸甚至照片等相关材料都需要详细地记录在档案中,从而反应各级公路的管理状况,真实记录和客观反映工程的施工进程 1.3 档案是公路建设存在问题的客观反映 在公路建设过程中,无论是在管理层面,还是在施工层面,都有可能存在着一些客观的问题,这些问题需要经过档案的详细、客观地记录和反映,以便寻求解决策略,提供借鉴与参考 当然,档案管理对于公路部门并非仅有以上几点意义,还存在着很多方面的意义,在此不再赘述 2 公路部门档案管理的创新思路 要创新思路,就需要从当前档案管理的短板入手,就必须在管理制度方面、管理手段方面和人员培训方面不断开拓创新,以形成比较完整、立体、系统的创新思路 2.1 管理制度方面的创新 档案管理,制度先行。由于时代发展,信息技术不断普及,公路部门的档案管理制度也应该相应地进行创新。一方面,应该遵循我国《档案法》等法律法规和有关公路档案管理规定,结合实际,从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手,制定一套完整的档案管理制度。另一方面,要不断引进新的、先进的档案管理软件,为电子档案的管理制定标准,并且据此制定一套更符合工作实际的档案管理制度,逐渐完善档案管理机制,使公路建设档案管理呈现新的气象 2.2 管理手段方面的创新 随着时代的发展变化,公路档案管理的手段已经跟不上现有的形势,需要加以创新和改变 首先,必须做到清晰界定岗位责任。具体而言,公路部门应当制定出台档案管理细则,确定档案工作分管领导,清晰划定权责,坚持把档案管理工作与各项业务工作、综合工作同安排、同部署、同检查、同考核。创设规范化的档案管理系统,遴选契合档案管理工作实际的工作人员 其次,必须清晰界定档案管理工作业务流程。具体而言,公路部门内部每个部门的兼职档案管理人员应当注重对需要归档的相关资料的及时收集,其后应当及时向档案管理部门进行档案移交,从而确保档案及时归档 再次,必须依托现代信息技术实现档案资源的高效管理。具体而言,公路部门应当依托现代化信息技术,改变传统归档、建档工作模式,妥善做好电子文件归档保存工作,严格执行纸质文档和电子文档“双轨制”管理规定,实施同步管理。切实发挥档案信息资源的利用价值,使档案信息资源能够为路政工作提供足够的信息支持,进而确保路政工作迈上新的 台阶 最后,必须注重档案管理工作的常规检查。具体而言,公路部门应当依托常规检查机制的建立,使单位的档案管理工作保持良性发展态势,切实敦促档案管理人员提升自身服务意识,增强岗位职责。对保密文件和重要文件资料及时归档,一般性文件分时段整理归档,所有文件年底统一清理归档,确保档案资料收集齐全、分类有序 此外,必须注重提升档案管理部门的工作效率。先前的档案资源利用多借助人工检索模式完成,此种方式无疑会大幅度降低档案信息资源的利用效度。有鉴于此,通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接,办公室档案管理部门能够充分利用档案信息化的优势,在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台,进行无阻碍的信息传递。公路部门藉此能够实现对现有档案信息资源的最大程度利用,同时确保了单位各部门能够借助现代化的办公软件实现对档案信息资源的高效利用,进而全面提升工作效率 通过办公软件的使用,使得相关部门基于工作需要而进行档案信息资源利用时,档案管理工作人员能够借助现代化办公软件对相关档案信息资源进行高速查找并发送给相关部门

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