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浅议优化社区物业档案管理 　　中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）01-000-02 摘 要 我国物业管理起步时间较晚，物业管理还不系统，作为物业管理重要组成部分的物业档案管理尚不完善，城市化进程不断推动物业及物业档案管理的发展，要求物业档案管理不断完善，以发挥物业档案的重要作用。本文针对物业档案的内容构成、管理现状、管理制度、利用、优化物业档案管理水平等提出见解和方法，希望能起到优化社区物业档案管理的目的 关键词 档案管理 物业档案 规范 我国在推进城市化进程中，提出发展小城镇，由此引发大量农村人口向大城市和中小城镇集中，城市形成越来越多、越来越大的社区，物业管理公司应运而生。物业公司应有一套详尽的物业档案管理方法，加强物业档案管理利用 依据档案法规定，物业档案是指企业在物业管理活动中直接形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的文字、图表、声像材料等历史记录 物业档案管理是物业的基础工作，其基本任务是对辖区内的物业档案进行科学、规范的管理，以保证档案的安全、合理利用，以提高物业管理水平，为业主生活提供服务 一、物业档案的内容 （一）房产开发公司移交的基建档案和设备档案 2007年国务院颁布《物业管理条例》二十九条规定：“物业公司在办理物业承接验收手续时，开发建设单位应向物业服务公司移交下列材料（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网竣工图；（2）设施设备的按装、使用、维护保养等材料；（3）物业质量保修和的物业使用说明文件；（4）物业管理必须的的其他文件” （二）物业合同档案 （1）开发企业与物业公司签订的物业管理服务合同； （2）房屋及设备修缮的工程合同、装修合同、房屋租赁合同等 （三）业主及住户档案 物业公司应“一户一档”分开记录业主、住户及其家庭成员的基本信息和身份证复印件、业主房屋入住验收单、业主车库车位验收单、业主和物业签订的各项协议、房屋钥匙交接验收单等 （四）物业管理清册 反应各楼单元、房屋数量、户数、面积、户型、房屋使用性质、公共区域情况及所有权状况的物业管理清册 （五）物业经营、租售档案 包括物业开展经营和延伸服务时形成的房屋、车库（位）出租合同、物业产权证明、同意出租的文件、公证书等 （六）业主报修、物业保养维修档案 包括业主报修登记情况、物业维修情况、维修基金使用情况、维修计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、工程预结算材料等 （七）物业服务档案 物业在各项服务中形成的绿化、清洁工人、保安、车辆管理等档案 （八）物业其他档案 物业收费档案、清洁工人及保安的发放工资记录、社区卫生情况、保安值班情况、监控运转情况、社区的公共秩序管理记录，收缴物业费、车位使用租金、清洁工人及保安的发放工资记录等档案 （九）还包括党群工作档案、科教档案、社区组织各项活动的档案等其他档案 只有理清物业档案包含内容，才能提高物业管理水平，提高物业服务质量，创造物业品牌价值 二、物业档案管理现状 （一）物业档案管理意识不强，存在重视物业外在业务工作轻视物业档案管理利用；物业公司基本上没有专门库房保管档案，无专门的档案柜架，无专门档案管理人员，档案基本保存在各个业务部门，无法规范整理，档案管理分散利用不方便 （二）物业档案管理制度不健全，无统一标准，有的单位没有相关物业档案管理制度，档案分类无统一标准，档案随处堆放，丢失严重 （三）兼职物业档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高 三、优化物业档案管理、规范物业档案管理制度 （一）物?I档案管理的基本属性 （1）物业档案管理具有基础性，物业档案是物业服务公司工作活动的原始记录，是物业管理的基础工作，物业档案是物业维修、更新、改造的重要依据，；物业档案是业主维护合法权益的原始凭证；物业档案是物业公司各项工作的真实记录，是物业公司解决法律纠纷、化解矛盾的重要材料。（2）物业档案具有动态性，物业服务是动态的、不断发生变化，因此物业档案也应及时反应物业公司的变化情况，为物业管理提供档案依据；业主需求的动态性，物业公司提供的服务要不断适应业主的要求，提供让业主满意的服务，创新服务方式，提升物业服务层次；（3）物业档案具有服务性，物业管理本身就是服务行业，以提供令人满意的服务为宗旨，坚持以人为本，各项管理措施应人性化；满足业主的利用物业档案的要求，为业主提供查询档案的服务 （二）优化物业档案管理措施 （1）提高物业公司