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标准书 核 准 审 核 主 管 复 核 标 准 编 号 制 定 日 期 G C91007 一 . 目的: 为建立公司档案管理制度 , 实现档案工作规范化 , 提高档案管理水平 ,有效地为各 项工作服务。. 定义: 2-1.公司档案是指公司各部门在各项工作和各项活动中形成的具有保存价值的文书,图 表,声像等不同形式资料,是公司各项业务查核,研讨的可靠依据。 三. 管理单位: 3-1.公司设立档案室 ,隶属总经理室 , 综理公司档案管理各项业务。 3-2.下设档案员由各部行政事务人员组成 , 业务上受档案室指导并配合工作 四.档案室基本任务: 4-1.指导和督促各部门做好文件材料的立卷归档工作。 4-2.按照档案工作业务规范收集,整理,保管全公司各部门形成的多种门类 ,不同载体的 档案。 4-3.编制各种检索工具和参考资料 ,充分发挥档案的凭证和参考作用,为积极利用档案 创造良好的条件. 4-4.严格执行公司保密制度,确保档案的安全 4-5.办理上级交办的其它有关档案业务工作 五. 各项规章制度: 5-1. 文书立卷归档制度 5-1-1. 公司各部门将处理完毕的文件经过初步整理,每年3月1日至6月30 日前将上 一年度所产生的文件移交到公司档案室,装订立卷集中保存. 5-1-2. 凡是本公司各部门在工作和活动中形成并已办理完毕的具有查考和保存价值 的资料,载体均属归档范围 5-1-3．按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，正确区分文件的保存 价值 5-1-4．立卷方法按照文件名称、时间、保管单位进行组卷，要求做到资料单一，类 型鲜明，年代不混，保管期限划分准确。 5-1-5．归档要求 应归档的文件材料必须收集齐全，除文件正本外，还应包括其附件（图表、 照片） 2).凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价 值的文件材料,列为长期保管.（4- 10 年 ） 3).凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件列为短期保管（1- 3 年) 起 稿 者 管 理 单 位 总 管 理 室 修 订 日 期 . . . . . . . . GC 91007 (第 1页 共3 页) XX体育用品有限公司 标准书 5-1-7. 卷内文件的排列 1). 卷内文件的排列要有条理,应保持文件之间的历史联系,使卷内文件形成一个有 机的整体,一般可按时间顺序或重要程度排列. 2). 正件在前,附件在后;正本在前,底稿在后;非诉讼案件结论、决定、判断性文件 料在前，依据性材料在后. 3). 不同年代的文件一般不得放在同一案卷,跨年度的案件材料放在结案年度， 预决算、统计报表放在内容针对的年度 5-1-8.卷内文件编目 1). 顺序号:卷内文件依其排列先后填写次序号,占有一个顺序号的文件被称为一件. 卷内文件件数的计算应遵循以下原则:正件与底稿,正件与附件可作为一件计算. 2). 填写文件分类号的编号 3). 题名:即文件标题,一般应照实抄录.原文标题过于简单不能反映文件内容的应在 标题后的( )号内注写文件题要.没有标题的文件,可自拟标题,外加( )号 . 4).日期:填写文件制发日期.没有日期的文件应考证清楚后填写. 5).备注:对卷内文件变化作必要说明. 5-1-9.填写卷内备考表 卷内备考表应置卷末.对于文件的缺损, 修改,补充,移出,销毁等情况都应在本卷情 况说明中如实填写.若无情况可说明,也应将立卷人,检查人的姓名和立卷时间填上以 示负责. 5-1-10.拟写封面应按类目名称 ,案卷标题,保管期限,时间和件数,页数依次填写.案卷标题 要简明确切,结构完整,合乎文法.标题要能全面,准确,简练地反映卷内文件的内容. 5-1-11. 案卷装订 1). 装订前应去掉文件材料上