第七章2日程安排.ppt

时间管理与日程安排第二节 日程安排 　 　　１、日程安排的内容 　　　　 第二节 日程安排 ２、日程安排的基本要求 　　（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点(ABCD法则) （5）留有余地 （6）适当保密 　（7）事先同意 　 第二节 日程安排 ３、日程安排的形式 年预定表、 月预定表、 周预定表、 日预定表（日程表） 第二节 日程安排 第二节 日程安排 第二节 日程安排 周预定表（未完） 22日(一) ～ 28日(日) 第二节 日程安排 第二节 日程安排 4、日程安排的注意事项 以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 是否已处理完工作，一般都应注明结果。 第二节 日程安排 ５、日志系统 1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。 一般分为两种类型： 纵——以时间为线索; 横——以事务为线索 。 　 2）日志的方法 （1）手工填写的工作日志 （一本为上司用，另一本为自己用） ①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入 。 ②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 ③填写的信息要清楚，方便阅读。 ④填写的信息要完整。 ⑤填写的信息要准确。 ⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志。 ⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备。 ⑧协助或提醒上司执行日志计划。 （2） 电子工作日志 计算机程序现已可以提供日历、日志和 计划的功能，并应用于联网的计算机中。 第二节 日程安排 工作日志 第二节 日程安排 3）上司工作日志填写的信息内容 ① 上司在单位内部参加的会议、活动情况； ②上司在单位内部接待的来访者；??? ③上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况； ④上司个人的安排； ⑤上司私人的信息。 第二节 日程安排 4）秘书工作日志的内容 除了包含上司的日志内容外，还包括： ?①上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜； ②上司交办自己的工作； ③自己职责中应做的工作、活动。 第二节 日程安排 5）处理工作日志的变化与调整 一般变更包括： ①原定结束时间延长超时。 ②追加紧急的或新添的项目。 ③项目的时间调整、变更。 ④项目终止或取消。 第二节 日程安排 调整时要注意： ①活动之间要留有10分钟左右； ②仍要遵循轻重缓急的原则； ③变更后立即做好善后工作； ④再次检查变更后的信息记录。 第二节 日程安排 秘书还应注意： ①应确保上司日志信息的保密； ? ②要保持两本工作日志信息一致和准确； ? ③应熟悉上司工作的习惯和约会时间的长短； ④应熟悉上司用餐和休息的时间。 第二节 日程安排 最后，在日志上记录事情的时候应该注意的问题： 1.写字永远要用钢笔——可以先用铅笔后再用钢笔； 2.记载时间、联系人姓名、地点等，要简单而全面； 3.记载社交活动，要注意招待会或酒会的时间以及穿着方面的任何应特别注意的情况； 4.一天的活动安排，应按时间先后记载； 5.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作； 6.每天工作结束，要仔细检查每个日志； 另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时，要互相协调配合。 第二节 日程安排 技能训练 [训练目标]通过训练学生能够熟练掌握填写日志的技能 第二节 日程安排技能训练（问题讨论） 1）编制计划表时，有那些注意事项？ 2）你是如何理解ABCD工作法的？ 3）作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？ * * （１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。 2日(星期一) 常务董事会 3日(星期二) 分行经理会议 25日