第11章office套件使用.docxVIP

第11章常用应用软件简介应用软件泛指专门用于为最终用户解决各种具体应用问题的软件。按照应用软件的开发方式和适用范围，应用软件可再分为通用应用软件和定制应用软件两大类。通用应用软件分为若干类。例如文字处理软件、电子表格软件、演示软件、媒体播放软件、网络通信软件等。在普及计算机的应用进程中，它们起到了很大的作用。11.1 文字处理软件常用的字处理软件有微软的Word 、金山的WPS等，它们都是基于Windows 平台的文字处理软件。其中Word 的功能强，大多数用户都使用它。Word 是Office所有应用软件中使用最为广泛的文字处理软件之一，其强大的功能可以帮助用户创建高质量的文档，提供优秀的文档排版工具，能更有效的组织和编写文档。本节将重点介绍Word 2010的操作方法。11.1.1Word的窗口组成Word窗口由标题栏、快速访问工具栏、标尺、文本区、功能区、滚动条、状态栏等部分组成，如图11-1所示。Word 2010与 Word 2003最大的差别是界面和操作发生了很大的变化，用选项卡、功能区取代了以前的菜单栏和工具栏；功能区按任务分为不同的组，能通过右下方的“”组对话框启动器打开该组对应的对话框或任务窗格。11.1.2 Word文档的基本操作1.新建文档在Word中，是依据所选定的模板新建文档，如图11-2所示。如果需要创建一个空白文档，最简单快速的方法是在快速访问工具栏中单击“新建”按钮或者使用“Ctrl+N”组合键。当Word启动之后，就自动建立了一个新文档，标题栏上的文档名称是“文档 1.docx”，这是新建一个文档最常用的方法。2.文档输入在Word中，输入的途径有多种，最常用的是通过键盘输入；也可以通过“插入”选项卡的“文本”级中的“对象”下拉列表插入已存在的文件；还可通过Windows提供的语音输入、联机手写输入等辅助输入以及扫描仪输入等。3.文档编辑文档的编辑是对输入的内容进行选择、删除、插入、改写、移动和复制文本等操作。这些操作都可以通过Word的编辑功能来快速实现。方法是先选定要编辑的内容，然后通过复制、剪切与粘贴来实现。如果操作失误，可通过左上方快速访问工具栏中的按钮“”来撤销该次操作。4.文档的快速批量编辑通过“查找”、“替换”功能来实现对大量数据的重复编辑工作，不但可以作用于具体的文字，也可以作用于格式、特殊字符、通配符等。例将文档中所的“计算机”替换为带有红色双下划线的“计算机”。具体步骤为：在功能区“开始”选项卡“编辑”组中单击“替换”命令，出现“查找替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容“计算机”，在“替换为”文本框中输入要替换的内容“计算机”，单击“格式”按钮在对应的“字体”对话框中进行格式设置，界面如图11-3所示，最后单击“全部替换”按钮进行批量替换。5.保存文档保存文档是一项很重要的工作，在文档的编辑过程中，应当经常性或者周期性地保存文档，以避免突发事件而影响对文档的编辑工作。在Word中也可设置文档的自动保存功能，方法是在功能区“文件”选项卡中选择“选项”命令，在弹出的“Word选项”对话框保存选项中设置合适的保存自动恢复时间间隔即可。保存文档最简单快速的方法是在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，Word 2010 文档的默认扩展名为.docx,为便于在Word 2003等低版本下通用，可选择保存类型为.doc。电子文档处理中经常遇到不同格式、版本的问题，Word 2010 直接提供将Word文档以PDF等格式保存功能，解决了以往利用专门的转换软件进行转换的不便，如图11-4所示。11.1.3 Word文档的格式化和排版1.格式刷、样式和模板为提高格式效率和质量，Word提供了3种工具来实现格式化（1）格式刷：单击格式刷可以方便地将选定源文本的格式复制给目标文本，从而实现文本或段落格式快速格式化。双击格式刷后可以将源文本的格式多次复制给其它目标文本，复制多次后再单击“格式刷”工具取消格式复制状态。、（2）样式：已经命名的字符和段落格式供直接引用，通过“开始”选项卡的“样式”组来实现。利用样式可以提高文档排版的一致性，尤其在多人合作编写的文档、长文档的目录生成时必不可少。通过更改样式可建立个性化的样式。（3）模板：系统已经设计好的扩展名为.docx的文档，为文档提供基本框架和一整套样式组合，在创建新文档进套用，例如信封、贺卡、证书和奖状模板等。2.字符和段落排版在Word文档中往往包含一个或多个段落，每个段落都由一个或多个字符构成，这些段落或字符都需要设置固定的外观效果，这就是所谓的格式。文字的格式包括文字的字体、字号、颜色、字形、字符边框或底纹等，而段落的格式包括段落的对齐方式、缩进方式以及段落或行边距、项目符号和编号、边框和底纹等。这些操作可通过如图11-5所示的