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秘书工作及档案工作关系探究 　　【摘要】秘书工作与档案工作的关系到底应该如何把握？秘书工作与档案工作的关系从古至今有着怎样的发展和演变？本文结合了理论与实际，将从这两个方面展开对秘书工作与档案工作关系的探究 【关键词】秘书工作；档案工作；关系 从古至今，秘书工作与档案工作都有着千丝万缕的联系，专家学者们也对秘书工作与档案工作的关系进行了很多深入的探究，理由充分，观点不一。安徽师范大学文学院石坷认为，秘书工作与档案工作是交叉关系。从秘书工作并不包含全部档案工作、档案工作并不完全独立于档案工作等方面，有力地论证了秘书工作与档案工作是交叉关系这一观点。然而，中国秘书学的创始人之一常崇宜先生主编的《秘书学概论》（2000年版）中，“档案工作”就在所列举的“秘书工作主要内容”中，说明他认为秘书工作与档案工作是包含关系。两种观点截然不同，问题就出现了，从逻辑学的角度来看，关系可以大致分为交叉关系、并列关系、种属关系、全异关系、全同关系，那秘书工作与档案工作之间的关系是其中的哪一种关系呢。本文拟通过对历史上以及当今的秘书工作与档案工作的探究，以期能得出一个比较令人信服的结论 一、历史上秘书工作与档案工作的联系和区别 （一）联系。1.起源。我国最早的公务文书汇编是《尚书》，其中有很多反映的是关于夏朝政治军事活动的公牍，而秘书工作中最主要的工作内容之一就是公文写作，另外，夏朝作为我国从原始社会到奴隶社会建立的第一个王朝，已经建立了相应的一定规模的国家机构。除了最高统治者夏王，他还设立了六卿以及其他一系列官职，分管各项事务。由此可见，早在夏朝时期就有草拟、撰写公文的“秘书”。档案工作的起源有多种说法，比如原始社会末期起源论、国家起源论等等。为了与秘书工作进行有效的比较，就从夏朝的档案工作说起。我们能知晓朝代更迭，世事变化都是通过先人留下来的典籍材料，可见先人早已有了档案意识。根据《吕氏春秋“夏太史令终古出其图法，执而泣之。夏桀迷惑，暴乱愈甚。太史令终古乃出奔如商。”这一段文字里叙述了秘书官员“终古”因不能忍受夏桀的暴掠荒淫，执迷不悟，取出“图法”哭泣不止，最后投奔商王。其中“图法”指的就是档案，可知夏朝已经有专门的官员“太史令”负责档案工作，记录夏王的言行举止以存档。从起源来看，夏商周时期，秘书工作与档案工作并未完全脱离，处于一种近似全同关系的状态。由于国家制度、国家机构的不完善，很多工作分工不是很细致，秘书工作和档案工作可能是一体化的形式，“太史令”负责记录各种事情于木片或竹简上，随之形成由木片或竹简编成的“册”，即古代的简牍文书档案，这种“册”也是由“太史令”进行保存和管理。2.发展。在封建社会历史发展的过程中，封建国家制度一直处于不断产生、发展、成熟直至衰败的过程，秘书工作与档案工作也随之不断变化。从春秋战国至明清，越来越完善，官员之间职责分工也越来越详尽明确，有专门的秘书机构、秘书人员，对应的也有专门的档案机构和档案人员，秘书工作和档案工作已经慢慢走向了规范化、成熟化。从中国历史上第一个中央集权的封建王朝秦朝开始，就建立起了从中央到地方的多层次、宽领域的秘书机构，比如魏晋到宋代“三省制”的形成，“中书出令，门下审议，尚书执行”，其中中书省负责起草政令，是非常具有典型性的中央当局的秘书机构，负责文书处理工作。另有明朝的内阁、清朝的军机处等等，都是精干高效的秘书机构。有了这些规模化的秘书机构，必然有很多秘书人员从事相应的秘书工作，与当今的秘书人员的工作性质有类似之处，都是为上级领导提供辅助管理，处理日常事务。而与此同时，档案工作也随秘书工作的发展而发展，各朝各代统治者基本上对档案持有相对重视的态度。秦朝的统治者对档案持一分为二的态度，有利于巩固秦王朝统治的档案便加强保管，相反，不利于秦王朝统治的各种档案，比如秦王朝建立以前的档案便进行销毁，便有了焚书坑儒之举。秦以后的各代政治、文化、经济、社会都不断发展，档案的数量也大量增加，历代统治者都通过设置专门的档案机构，以及任命专职的档案人员来整理和管理档案，比如唐代中央机关设立了专门的人事档案库――甲库等。除此之外，古代对档案的管理也有一套非常成熟完整的程序，从收集、整理、保管、鉴定、销毁到查阅利用，管理制度和管理方法已经十分严格。这一阶段，秘书工作与档案工作的关系已经发生了重大的变化，两者相辅相成，即不完全分离，又各有各的内容 （二）区别。1.从工作内容上看。历史上的秘书工作与档案工作区别很大，秘书工作主要是谏言献策，辅助君王作出决策等，由于各朝代的秘书机构和秘书人员众多，每个秘书的主要职责肯定是不一样的。但是档案工作不同，不论朝代如何变化，档案工作的内容基本上都大同小异，主要是档案的专职人员先收集档案，再将重要档案分门别类地编录成册，日常保管档案注意暴晒、防霉，以及重要档