5协商和信息沟通控制程序.docVIP

1．目的 建立和保持有效的协商和沟通机制，确保内外部健康安全环境管理信息的相互交流，保障HSE管理体系协调有效地运行。 2．范围 适用于内外部HSE管理体系有关信息的沟通工作。 3．职责 综合管理部负责协商和沟通工作的归口管理。 4 工作程序 4.1 信息交流的内容 信息交流的内容可分为内部信息交流和外部信息交流。 4.1.1 内部信息交流包括以下内容 方针、目标、管理方案及管理体系文件的编制及执行情况； 法律、法规、标准及其它要求； 检查、考核结果及处理情况； 事件和事故信息； 内审、外审、管理评审结果； 员工建议和意见； 新产品、新工艺、新设备的使用、新材料的使用等导致的健康安全环境情况的变化情况； 其它信息。 4.1.2 外部信息交流包括以下内容 与健康安全环境相关的法律、法规、标准及其它要求的变化情况； 来自上级和政府部门的要求、规定等信息； 来自相关方的信息； 向相关方传递本公司健康安全环境的有关要求； 需要向上级和政府部门传递的信息； 与相关方协商处理工作中的相关问题; 顾客和相关方提出的意见或建议。 4.2 信息交流的方式 4.2.1 内部信息交流的方式 4.2.1.1方针、目标、管理方案及管理体系文件的编制完成后，书面或召开会议的形式征询工会和员工代表的意见建议，对于合理的部分予以采用，对于不合理的部分给出合理的解释；方针、目标、管理方案及管理体系文件的执行情况应通过各种会议和传递记录的方式通知各部门。 4.2.1.2法律、法规、标准及其它要求 采用培训和发放文件的方式将相关的法律法规标准及其他要求传达到各部门； 4.2.1.3检查、考核结果及处理情况 通过公司各种会议将检查、考核结果及处理情况及时通知各部门及员工代表 4.2.1.4 事件和事故信息 一般事件和事故发生发现部门填写“信息联络单”并发放到相关部门和综合管理部，相关部门接到后认真妥善处理后予以回复，综合管理部负责监督处理情况；紧急情况执行《应急准备与响应控制程序》。 4.2.1.5内审、外审、管理评审结果通过发放相应的审核报告的形式予以沟通。 4.2.1.6 员工意见，公司每6个月征集1次员工意见，公司鼓励员工随时提出意见建议，对于好的意见建议，公司给与奖励。 4.2.1.7新产品、新工艺、新设备的使用、新材料的使用等导致的健康安全环境情况的变化情况时，技术开发部应及时组织风险源的辨识和评价，并将应采取的措施通知到相关部门，必要时应组织培训。 4.2.1.8综合管理部负责将其他信息传递到各部门，并监督解决。 4.2.1.9工会每年12月组织1次员工代表会议，将1年的体系运行等状况及健康安全环境管理业绩和不足通知员工代表。 4.2.2 外部信息交流的方式 4.2.2.1 综合管理部通过参加会议及文件传递等形式，就健康安全环境相关信息及时与上级部门和政府主管部门进行协商和沟通。 4.2.2.2综合管理部运用电话、传真或网络等方式，及时、准确地接收、传递和处理与相关方（除供方和顾客外）有关健康安全环境信息，并做好记录。 4.2.2.3 综合管理部利用宣传品、标语、提示卡、设置标识等方式，向外来人员传递职业健康安全的有关规定。 4.2.2.4采购的部门实施采购时，应向供方明确传递公司有关健康安全环境的要求。 4.2.2.5施工、服务、维修、访问者等外部人员来本公司工作（作业、检查等）或访问，其活动区域（或活动影响的区域）内应执行的本公司健康安全环境有关的要求，由相关主管部门负责向其传递，可采用发放“相关方施加影响通知”的形式进行。 4.2.2.6当发生紧急情况时，应按《应急准备和响应控制程序》规定，与相关方进行信息沟通。当发生事故时，应按事故报告、调查与处理的规定，进行信息沟通。 4.2.2.7公司综合管理部设置意见箱、意见簿，公布监督电话，接受公众的咨询和投诉。 对相关法律、法规、标准和其它要求的信息，执行《法规及其它要求控制程序》。 4.2.2.8对相关方提出的意见或建议，由有关的职能部门和单位做好记录，提出处理意见或建议，报分管领导批准，形成处理决定后，7日内做出答复，并做好全过程的处理记录。 5．相关文件 应急准备与响应控制程序 法律法规及其它要求控制程序 6．记录 征集员工意见记录表 信息联络单 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 大庆华翰邦石油装备制造有限公司 协商和信息沟通控制程序（Q/HHB-HSE-CX-5） 版本号/修改码：A/0 3