校园文化视阈下高职商科类二级学院档案管理有效模式探索.doc

校园文化视阈下高职商科类二级学院档案管理有效模式探索 　　【摘要】随着教学改革和高校管理体制改革的不断深化，二级院系档案管理也面临着新的挑战，本文结合工作实际， 针对新时期二级院系档案管理工作存在的问题进行探讨，并提出了改进措施 【关键词】商科；二级学院；档案；管理 近年来， 随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益复杂多样，本文针对新时期二级院系教学档案管理工作，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨 一、文科类二级学院档案管理的现状及特点 （一）档案管理的任务、范围。档案管理的根本任务是在各项工作开展过程中收集相关材料，进行鉴定分类、整理备份、保管归档并提交至上级档案管理部门。在搜集的基础之上进一步鉴定归档价值进行分类保存。归档价值的认识决定了一份档案的质量，根据《高等学校档案工作规范》的各类档案归档准则，我们不难总结出如下几条归档准则，亦可以说是归档价值的鉴定标准：1.“对社会和学校当前和长远发展具有参考作用、凭证作用以及研究价值”“完整、准确、系统地反映各项工作的全过程”。2.“遵循自然形成规律，保持彼此间有机联系”。3.“有重点，有特点”。从范围讲，二级学院的归档一般分为以下大类：办公（党政）类、教学类（本科生/研究生）、科研类、外事类、仪器设备类、产品生产和技术开发类。其中，对于文科类二级学院，产品生产和技术开发类文档几乎不存在，外事类档案也相对较少，但它反映出学院在科研、人才交流等方面与国际接轨、“走出去”“请进来”的层次和侧重点，不应该被遗漏 教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。教学档案管理质量是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主题、核心和重点。近年来，随着高校招生规模不断扩大和内部管理体制改革的进一步发展，以及数字化校园的建设，高校已经开始实施二级学院管理，二级学院办学自主权进一步加大。因此，二级学院的教学档案管理内容也变得复杂多样，本文根据高校二级学院档案管理存在的一些问题，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨 （二）教学档案的特点。1.文件来源分散。教学档案来自于教学工作的各个环节，除了少部分来源于教务管理部门外，大部分来源于从事教学活动的教师。而来源于教师个人的教学文件材料，大多不需经过收发部门登记，且没有副本，甚至长年累月存在于教师个人手中。因此，教学档案的来源与其他档案相比，具有明显的分散性。2.专业性强。高校的专业设置、学科划分比较细致，一般的高校专业数量少则十几个，多则几十个甚至上百个，且每个专业在课程设置、教学内容及方法等方面各有不同，导致这些教学档案材料表现出很强的专业性。3.种类繁多。存放在二级学院的教学档案除了上级主管部门下达的文件、本部门的计划、总结及会议记录等行政管理材料，还包括教学计划执行及教学质量监控各环节产生的教学管理材料，种类繁多，涉及面广，内容丰富。4.载体的多样化。教学档案管理的载体除了纸、卡片、照片等传统载体外，还包括各种办公文档和多媒体文档等电子载体，而电子载体在归档时一般需要刻录成光盘 二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题 （一）重视程度不够，档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位，承担着艰巨的教学任务，特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下， 从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位，忙于具体的教学事务，对教学档案管理缺乏足够的重视，仅仅把它视为教学管理的附属工作，在评估检查时，往往临时突击，应付差事，草率整理 （二）管理手段落后，缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段，学校档案馆（室）作为学校教学档案管理的业务指导部门， 对各二级学院的监督指导不到位，不及时。另外，由于大多数高校采取高度集中的管理体制，各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥，统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点 （三）重文书类，轻实体声像类。由于纯文科学院几乎没有实验模具、科研成果样品等，往往在存档中根本不会在意实体类声像类的收集，无论是学院还是教师也存在一种倾向，即：奖状、证书、礼品等是学院或个人工作交往中产生的，一旦上交保存，自身的档案将缺失，再利用时也比较困难。那么我们可以将具有代表性、存档价值高的实物进行复制，将复制件上交至学校档案馆，学院内部涉及学院整体的实物类档案由学院统一保存，并编号造册，注明好时间、尺寸、材质、产生背景等详细情况 三、完善高校二级院系教学档案管理的措施 （一）根据自身实际，逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度，使档案管理有规可循。二