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西北工业大学关于举办国际会议管理(暂行)办法教程

西北工业大学关于举办国际会议 管理 (暂行)办法 国际合作处是学校举办国际会议的归口管理部门,负责我校举办 国际会议的审核、报批及有关管理工作。现就国际会议的分类、预报、 申报、注意事项、会议总结等事项做如下说明。 一、会议类别 (一)小型自然科学技术类国际会议:不涉及敏感政治问题,外宾 人数30 人以下的小型自然科学技术类国际会议。 (二) 一般性国际会议 1、外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国 际会议 2、外宾人数在300 人以下或会议总人数在800 人以下的自然科学 领域的专业或学术性国际会议。 (三) 重大国际会议 1、联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议; 2、联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特 别会议 3、事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际 会议; 4、外宾人数在100 人以上或会议总人数在400 人以上的社科类国 际会议,以及外宾人数在300 人以上或会议总人数在800 人以上的自 然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议; 5、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的 1 高级别国际会议; 6、邀请党和国家领导人出席的国际会议。 二、国际会议的预报 “ ” (一)拟举办 重大国际会议 的单位,须至少于对外承诺或宣布 开会的前一年的9 月提交会议预报信息。 (二)拟于上半年举办“一般性国际会议”,申请单位须于对外承 9 15 诺或宣布开会的前一年 月 日前提交会议预报信息;拟于下半年举 办“一般性国际会议”,申请单位须于对外承诺或宣布开会的当年2 月 15 日前提交会议预报信息。 (三)预报信息由国际合作处汇总后报工业和信息化部初审。 (四)外宾人数30 人以下的小型自然科学技术类国际会议。可不 用预报计划,但必须按规定提前4 个月报批。 三、国际会议的申报和审批 (一)国际会议的申报:会议举办单位须在对外宣布至少4 个月 前提交书面申请。书面申请中如有组织机构或会议名称等的英文缩写, 须以中文加以准确表述。凡涉及境外组织机构参加国际会议,须在书 面申请中对该组织做背景介绍。 (二)申请人根据规定的时限,通过院系外事秘书及时填报国际 会议申报信息。 (三)国际合作处在收到申报信息后三个工作日内进行初审。初 审通过后,申请人即可上报《西北工业大学国际会议申报表》,由学院 相关负责人签字审批,加盖单位公章,报国际合作处审批。 (四)会议申请单位根据规定的格式和内容,草拟举办国际会议 的请示、会议预算、参会人员名单等文件,将文件电子版一并通过电 2 子邮件发送至指定电子邮箱。 (五)国际合作处结合 《国际会议申报表》及其它申报文件,拟 文报主管校领导批示,并根据批示结果向工业和信息化部正式行文提 交会议申请。 (六)工业和信息化部根据申报材料对会议申请进行审批,批复 结果由国际合作处转达申报单位。若审批过程中相关部门提出要求, 申请人须及时提供有关补充材料。 四、注意事项 (一)会议必须在申报单位所在地举办,不得“异地办会”。 (二)在获得工业和信息化部正式会议批复前,任何单位和个人 不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。 (三)主办单位应组织力量对与会代表提交论文进行审查,对有 政治性错误内容的,应及时要求更正或取消论文发表资格。会议内容 应符合国际相关政策、不涉及政治敏感、热点问题,没有“一中一台”、 “两个中国”的问题。 (四)主办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守 保密制度。在申办或举办会议过程中不得做出超出授权范围的会议安 排或承担额外的义务。涉及敏感及不明事宜,应及时与学校国际合作 处联络,不得随意对外表态。 (五)严格控制会期、会议规模和会议规格。不得为提高会议规 格,随意使用“峰会”、“国际论坛”、“首届”等称谓。

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