文件的制作、规范、标准及传播XJB0302-邓宇驰.docVIP

文件的制作、规范、标准及传播 NO.XJB0228 为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量，提高工作效率，现发布以下文件，请大家遵照执行。 文件名统一口径（职务名称+类别+XJB日期-姓名） 1、以财务的表格为例： ⑴日报: 财务专员日报XJB0206-XXX ⑵每日毛利表: 财务专员毛利表XJB0206-XXX ⑶每日汇总订单: 财务专员汇总订单XJB0206-XXX ⑷每日亏损表: 财务专员亏损表XJB0206-XXX ⑸每日系统数据: 财务专员系统数据XJB0206-XXX ⑹每日采购订单: 财务专员采购订单XJB0206-XXX ⑺月度毛利表: 2015年财务专员毛利汇总表XJB0228-XXX ⑻盘点表: 2015年财务专员盘点表XJB0228-XXX ⑼营业额: 2015年财务专员营业额XJB0226-XXX ⑽电商退款汇总表: 电商退款汇总表 采购、仓库相关人员表格基本同上。 2、以销售、客服的表格为例： ⑴跟踪表: 销售yutanhe@hotmail跟踪表XJB0226-XXX ⑵每日订单: 销售yutanhe@hotmail订单XJB0226-XXX ⑶营业额: 销售yutanhe@hotmail营业额XJB0228-XXX ⑷日报: 客服yutanhe@hotmail日报XJB0226-XXX 由于要核算每个账号的盈利、要分析每个账号的情况，所以销售、客服的表都需要按账号来区分。 文件的书写规范 1、word：一般用于对文字进行总结、叙述。 ⑴主标题 文件标题均使用黑体28号字，加粗；副标题用黑体五号字体；标题和正文之间空一行，具体大小根据实际情况而定。 ⑵正文 各级标题均用数字（一、1、⑴、①）区别。字体不做具体要求，要使页面看起来干净、整洁，且字体统一。文本中的逗号是中文的，数字中的逗号是英文的。 ⑶行距、段落间距 全文行距设置为固定值25磅，段落之间和条款之间无须空行，各条款中的小标题无须空行； ⑷缩进 段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的为悬挂缩进。 ⑸页面设置 页边距上下均为2.54厘米，左右为3.18厘米。（A4） ⑹落款 文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体小四号字，加粗。 ⑺目的 ①督促作用：人是有惰性的，如果没有一个量化的指标，靠人的自觉性是很难完成一项工作的，容易出现偏差，制定一个好的计划，能预防和纠正执行过程中出现的问题。 ②提示作用：好记性不如烂笔头，工作忙起来的时候，很容易忘记或者忽略某些环节，遗漏一些重要的事项，导致事情办不好。 ③理清思路的作用：制定工作计划，写文件的时候就是一个思考的过程，很多时候只靠冥想并不能将事情考虑周到，很多想不通的事情，写出来反而更明了。 ⑤借鉴作用：一个项目完成后，很少有人会去关注它了，如果日后突然又出现了这个项目，就可以将之前的文件拿出来，整理整理细节，说不定会得到更有价值的信息。 ⑻表格 有时候，善于使用表格，会使陈述更简明。 编号 类型 用途 1 联络函 适用于内部、外部不同岗位间的单一事项沟通； 2 备忘录 适用于内部、外部不同岗位间的多事项、进程复杂的要点沟通； 3 计划 适用于规范一定时间段内的多因素、跨领域、多线程的规范，起到路线图与航标的作用； 4 总结 对执行进程及结果与计划相比较，找到解决问题的新思路； 5 报价单 对商务要素的集中、概括表述； 6 合同 对商务要素与条件的明确及确认； 7 invoice 欧美商务文件中的形式发票，表事先付款后发货； 常用文件类型： 3、excel：一般用于对数据进行整理、分析。 ⑴表格中的数字必须靠右对齐，其余部分统一对齐方式； ⑵单元格中的数值要转化为数字，不能用文本格式，否则造成某些数据不能匹配,且数值不能求和、计算； ⑶同一个工作薄（工作表）中用vlookup时，要对引用的范围加上绝对引量符号（$）； ⑷不同的工作薄（工作表）中用vlookup时，要将表之中的公式粘贴成数值后再发送给其他人； ⑸表示金额的数字，将格式设置成会计专用，货币符号设置成无，并保留两位小数； ⑹如果逻辑关系复杂的，最好用表格； ⑺单元格中的空格、或者回车要去除；（替换、trim、substitute