手把手教你利用Word制作公文(多图).doc

公文用纸为A4型纸，公文用纸上白边为3.7cm,下白边为3.5cm,左白边为2.8cm,右白边为2.6cm。正文用三号仿宋字，一般每面排22行，每行排28字。发文机关标识用方正小标宋体，字号为初号，标题用2号方正小标宋体，密级，紧急程度，主题词用三号黑体字，发文字号，签发人，主送机关，正文，附件，附注均用三号仿宋字体，签发人姓名用三号楷体字。页码置于版心下边缘下，用四号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各有一条四号一字线，一字线距离版心下边缘7mm，单页码居右，空一字，双页码居左，空一字。 什么是上行文:请求、报告，下行文：令、通知、批复。平行文函。它们的格式是怎样的：A4纸张（210*197±1mm)；字号：仿宋字休3号，每行28个字，每页22行，段首缩进两个字符；页边距：上下左右边距分别为37、35、28、26mm。文件/页面设置/文档网格/字体设置/仿宋GB2312/3号字/确定。页面设置/页边距/上37、下35、左28、右26。文档网格/指定行和字符网格/行28，页22行/确定。格式/段落/特殊格式度量值/首行缩进2字符/确定。保存/另存为/（模板）。（结束）有没有相关的范例：GB/T9704-1999有明确的规定。 手把手教你利用Word制作公文(多图) 2004年12月22日?13:08 IT168.com 　　文/冰蛋 　　编者按：大家在办公时可能经常会遇到一些棘手的问题，其实有些问题并不难，只要你知道其中的一些小技巧，应用起来便可以得心应手！如果你在办公时有什么好的技巧或体会，可以把它写出来，发送到这个邮箱中，让大家一起分享你的经验！ ??? 小张在公司里的办公室工作，不仅材料写的好，而且电脑玩的也不错，因此，很受领导赏视。这不，又到年终总结的时候了，领导给他派了活，让他马上把上报 分公司的《2004年度工作总结》写出来，由于要用正规的行文格式上报，因此，光写出来是不够的，还要制作成公文。对他来说这些当然不在话下，说干就干，接下来，就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧！ ??? 第一步：完成《2004年度工作总结》初稿、审稿、定稿 ??? （初稿由小张来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本文讨论之列，故省略）。 ??? 第二步：合理设置页面、字体、字号 ??? 由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网络以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档（《2004年度工作总结》定稿），首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。 图1 设置字体和字号 ??? 依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框。 图2 设定页边距 ??? 在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向（通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍就使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面），最后，进入“文档网络”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。 ??? 小提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，点击“格式→字体”，打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，点击对话框左下方的“默认”按钮，确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。 图3 将常用的字体、字号设为默认值 手把手教你利用Word制作公文(多图)(2) 2004年12月22日?13:08 IT168.com 　　文/冰蛋 ??? 第三步：利用“边框和底纹”命令制作发文红线 ??? 公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单的说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，点击“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏。 图4 生成一个只有底线的表格 ??? 分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了。 图5 底线生成后的效果示例 ??? 小提示：由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找，相对麻烦，因此，为了加快行文速度，可将公文编号中的六角括号“﹝﹞”设置快捷方式，具体是：点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的