采购办订购及审批管理制度.docVIP

制定日 2011-01-14 修改日 采购办订购及审批管理制度 修订版 PAGE:1/2 修改号 第一条：适用范围及目的 1．适用于本公司生产计划部门及其它部门需求物料的订购。 2．主管部门：采购办（采购主管） 职责：根据计划与请购计划需求,监督物料订购与按期送货。 3．使用部门：采购办人员（采购文员.采购员）。 使用责任人职责:严格按照该管理制度规定实施物料的订购与跟踪。 （一）对计划部门或其它部门物料需求计划的审核 1．每月或定期下给采购办的物料需求计划，需先由采购员与相关需求部门确定规格.交期后,采购主管才予以审批,没注明最终规格.交期的,和没有经采购主管签字审核的需求计划,采购办视为无效计划。 2．新产品包材与辅料的需求计划,经规格.交期确定并交由采购办主管签批后,再交与副总经理审批。 3．其它临时任务或紧急订单(零星采购物料),单项材料或单批采购金额超过2000元以上的,需执行批次合同审核程序.其它的可先订购.提货后再由相关责任人审核 4．审核的物料需求计划(交货期)做为采购办员工一个考核指标。 （二）采购物料的询价.比价及订购需求的下达 1．凡已签订年度合同的物料,在合同有效的日期内,其它部门如有计划需求,采购员不用执行询价.比价程序,可直接将订货通知单下达给相应的供应商,确定规格及交货期后,让供应商按交期送货或直接提货(量少或时间紧时), 2．没有签订年度合同和新产品需求的及其它新规格的物料,根据物料需求计划,填写订货通知单后下达给相应的供应商,并与其进行价格.质量标准及交期的谈判。制订批次合同(附带询价.比价资料),交与相关负责人审批后,按期跟踪送货状况. （三）合同制订及审批程序 1．年度合同审批程序:采购主管审核→副总经理审批(原果.包材.辅料.低值易耗类,办公用品,劳保用品,食堂物料及其它零星采购类)→张总审批(所有物料)。 2．批次合同:采购主管审批(单项或单批采购金额在2000元以内的)→副总经理审批(包材样品.其它没有在年度合同采购过的新规格材料且单项或单批采购金额在2000元以上的)→总经理张总(价格波动较大的能源材料:煤.柴油和设备类等,且单项或单批采购金额在2万以上的)。 3. 年度合同制订期限为30天,批次合同制订期限为6天,编写格式符合合同法及公司合同规定的相关要求,已审批的合同及时盖章并存档三份:一份交与财务;一份交与采购办;一份交与总经办 （四）采购订单的跟踪及入库 1．采购员根据已下达的订购单,原则上一周内汇总已订购的物料,制订一份常规订单物料交货表. 2. 临时计划或紧急订单所需求的物料,需由采购办确定交期后,才能执行订购作业程序,并制订一份紧急订单物料交货表 3. 如有交货不准时的物料,应以报告方式请示采购主管及其它负责人 4. 零星物料送货时,应依据每个仓库管理的品类,来办理入库手续,同时入库单上另需注明请购部门负责人的签字 5. 有不能在公司正常的作业时间里送货的物料(如煤等),提前通知仓库安排相应人员收货,并由仓库经办人代收供应商的原始送货单,第二天采购员及时办理入库手续 6. 常规包材.辅料入库时,应提前通知搬运组做好相应准备,货一到,协助其办理入库手续 （五）整理相关单据,及时与财务办理,上账与结算工作 1. 采购员定期整理包材.辅料及其它物料的送货单据,并核对.填完相应的合同价格后,办理相关单据上账工作 2. 零星物料的单据与财务结算时,备齐相关的单据:请购单.入库单(另要需求部门签字)或批次合同 制定日 2010-8-30 修改日 2010-12-06 采购办订购及审批管理制度 修订版 PAGE:2/2 修改号 3．与财务结算的单据,应符合财务规定的要求 （六）零星物料请款申请及付款计划的制订.审批;供应商付款手续办理 1．每月采购文员依据签订合同(包材.辅料)的付款方式.期限,及采购材料上账明细,定期办理付款计划。 2. 每周采购员及时整理零星采购物料单据,与财务做一次结算,凡采购金额,超过财务规定标准的请款申请,由采购办主管审核后,再交与副总.总经理审批.才能与财务办理请款手续. 3．付款审批及办理程序:由采购主管审核后,再交给副总和总经理审批,最后与财务办理付款手续 4．主要辅材与包材类的供应商(部分做为长期合作伙伴的供应商),在公司生产旺季时,应有特殊付款的申请方式,目前包材与辅料一般采取2-3个月的月结方式,但是供应商会依据本公司生产淡季和旺季,做备料或生产的调整,资金出现紧缺肯定会有的,但有时合同的付款期没有到,库存量不能维持正常生产需要,为了保证供应商的供货能力,经请示副总和总经理审批后,可做特殊付款处理 本规定由采购办负责制订并解释。 本规定自总经理批准之日起生效。 批 准： 总 经 理： 拟 制：