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广州国泰宾馆采购业务管理培训资料 一、易尚采购业务管理规定 （一）总则 1、采购业务定义 定义：外购各种商品、物资、劳务及工程并支付价款的行为。 2、关键环节 （1）权责分配及职责分工明确 （2）请购依据充分适当，请购事项及审批程序明确 （3）流程及有关控制措施清晰：采购与验收、供应商选择、采购方式的确定、采购合同的签订 （4）付款方式、程序、审批权限明确 （二）职责分工与授权批准 1、不形容岗位：请购与审批、询价与确认供应商、合同订立与审核、采购验收与会计记录、付款申请审批与执行等； 2、程序环节的记录：体现业务办理过程中的控制轨迹，并制定程序对生成的记录进行核对； （三）请购与审批控制 1、主要是区分不同类型商品物资劳务的请购程序： （1）餐饮每日采购可执行直接订货程序； （2）客用类日用、物料消耗、低值易耗品及办公用品等，可执行补仓程序为基础的直接订货程序，也可执行临时性请购单审批程序； （3）固定资产（非工程）、外包合同及劳务可执行临时性请购单审批程序或专项批复程序； 2、采购业务的预算管理 超预算或预算外采购项目，属于资本性支出项目（资产化）履行上报管理公司审批程序，属于其他非资本性支出（列费用进当期损益）执行例外审批程序。 各成员酒店根据实际情况确定、完善上述各类程序。 （四）采购供应商的确定 1、供应商管理格局： （1）基本管理格局：1+2+N（由主供应商执行当次采购，确保品质及保证良好的性价比） 1个主要供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商 （2）其他程序：比价程序（不少于3家） 邀标程序（3-5家） 2、不同类型商品物资劳务的供应商确定 单一性来源采购、集团采购采用直接履行，其他如下： （1）餐饮食材：执行1+2+N （2）客用类日用、物料消耗 2万元以下：主供应商或比价程序 2-5万元：比价程序 5万元以上：邀标程序 （3）低值易耗品及办公用品 2千元以下：主供应商或定点采购 2千元-5万元：比价程序 5万元以上：邀标程序 （上述（3）和（4），如当期执行多次采购、签订长期供应合作协议或补仓，可向主供应商直接订货） （4）非工程类固定资产 10万元以下：比价程序 10万元以上：邀标程序 （5）外包工程、劳务（区分实际情况） A、维修、修缮及劳务为主的工程及劳务 5万元以下：主供应商或比价或邀标 5万元以上：比价或邀标 B、设备购置与安装为主的工程或劳务 10万元以下：主供应商或比价或邀标 10万元以上：比价或邀标 C、无法归属以上两类的： 5万元以下：主供应商或比价 5-10万元：比价 10万元以上：邀标 3、品牌采购：原则上不执行 4、确定执行比价程序或邀标程序有关评审参与人员及审批程序；建立例外紧急采购执行程序，列明紧急采购并事后补批程序。 （五）验收及付款控制 1、独立验收，签字确认（请购、采购、库管两家以上） 2、办理付款时严格审核相关凭证 3、建立预付款和定金的授权批准制度，定期核对往来款项。 （六）供应商管理 建立供应商年度评审制度，确定评审标准，由相关部门共同进行评审，加强供应商管理。 （七）文字记录与监督控制 存采购业务执行过程的文字记录 二、公司已有采购制度及控制程序 1、采购物品价格制度及采购员“一站式”服务规范 2、供应商控制程序、物品采购控制程序及采购物品检验控制程序 3、相关表格 三、应补充、完善制度及程序 1、采购制度应包括： （1）采购业务职责分工制度 （2）请购审批制度（正常请购、临时性请购、专项请购、例外请购等） （3）供应商的确定与管理 （4）验收与付款制度 （5）采购业务记录制度 2、控制程序应包括： （1）请购审批程序（正常请购、临时性请购、专项请购批复、例外请购审批等） （2）采购价格确定程序 （3）采购付款程序 （4）供应商控制程序 （1+2+N、比价程序、邀标程序）