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电子邮件中的英语 灵活运用不同人称代词 不要使用You直接作为句子的开始 使用We可以强调集体的努力和拉近距离 对于没有十足把握的观点尽量使用I 灵活运用主动态/被动态 不论主动态或被动态，主语总是被突出的 多用主动态表现出主动积极 We have got it done. It is done. 传达不好的消息时多用被动态 We did not approve your application Your application was not approved 有用的建议 重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件 重要的邮件发出之前再读一遍，正文和附件中的关键数据再核对一遍 如果觉得自己邮件措辞过于激烈，不妨写好后先不发，心情平复后重新读一遍，改一遍 非必要情况不要发过大的附件（5M），如果附件较大，请压缩后发送 看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用 书目推荐 《金字塔原理》—— [美]巴巴拉·明托 《商务电子邮件写作大全》—— [韩]Kevin Kyung * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 电子邮件写作 Copyrights Zhuang, Jing 为什么要写邮件？ 写邮件时最困难的事情是什么？ 平常工作时最常写的是什么邮件？ 提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语 目的 结构 内容 中文 English 日本语 Deutsch Fran?aise @ #% …… 提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语 电子邮件的目的 电子邮件可以用来帮助发件人达成以下目的 提出要求/指示 传递相关信息 作出解释说明 不要事事都用邮件解决 发送给正确的人 TO 需要针对邮件采取行动的人 CC 需要知情的人或是可能有帮助的人 写作中始终记得自己的目的 对事，不对人 提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语 电子邮件的结构 电子邮件的结构服务于电子邮件的目的 对各种观点进行分组 向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式 使用“金字塔原理”写作 同样的内容 + 不同的结构 = 不同的含义 电子邮件的结构 —— 分组 狗、猫、大象、龙、恐龙、老虎 十二生肖 狗 老虎 龙 非十二生肖 猫 大象 恐龙 现在存在 狗 猫 大象 老虎 现在不存在 龙 恐龙 可以家养 狗 猫 通常不可家养 大象 龙 恐龙 老虎 合适的分组可以让收件人所看到的事物和你想要告诉他们的保持一致 电子邮件的结构 —— 自上而下 电子邮件不是文学作品 自上而下是一种给定的逻辑联系 跳跃会造成信息缺失 一 —— 二 —— 三；总 —— 分 —— 总 电子邮件的结构 —— 金字塔原理 金字塔中的观点遵循三个原则 每一层次的观点必须是低一层次观点的概括 每一组的观点必须在逻辑上属于同一范畴 每一组的观点必须符合逻辑顺序 常用逻辑顺序 演绎顺序：按演绎推理组织内容 因果顺序：按因果关系组织 重要性顺序：按重要程度组织 条理清晰的关键，是把你的观点组织成金字塔结构，然后按照组织好的结构下笔 提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语 电子邮件的内容 电子邮件的内容最终也服务于电子邮件的目的 清晰的标题 恰当的主体 有头有尾 电子邮件的内容 —— 标题 标题必须是邮件所谈论的事情 转发前检查标题 标题可以是邮件核心思想的浓缩 标题长短合适，可以省略不必要的词语 一个邮件最好只有一个或一类主题 电子邮件的内容 —— 主体 主体的内容详细程度取决于收件人 不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 有些指代要清楚，不用不常用的缩写 主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 资源是否充足 立场是否一致 资源充足 资源不充足 立场一致 立场不一致 简单罗列事实通知即可 是否有必要向上汇报 强调共同利益说明不良后果 罗列问题给出解决方案 电子邮件的内容 —— 主体 最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的 邮件主体里不可缺少的三个部分 如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息 我希望对方采取哪些行动措施 我需要对方什么时候给予回复 电子邮件的内容 —— 主体 行文时的注意事项 明确简洁 不要模棱两可 避免使用复杂的句子 清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 换位思考 强调对方利益 可以强硬地表达立场，但最好不要使用责难、挖苦对方的语气 慎用大写字母、红色字体和感叹号 电子邮件的内容 —— 开头和结尾 建议不要省略问候语 建