商务礼品管理暂行办法.doc

商务礼品管理暂行办法一、总则第一条：为规范商务礼品管理，提升经营效益，规避经营风险，特制定本办法。第二条：商务礼品管理原则：统一采购、分级审批、廉政监督。第三条：本办法中所称的“商务礼品”，指我公司在业务交流、接待、拜访、出访，以及庆典仪式等商务活动中，所使用的各种馈赠礼品，包括非用于日常销售的充值卡、手机和无线上网卡等礼品。根据礼品的用途不同，可分为业务宣传类商务礼品和非业务宣传类商务礼品，其中业务宣传类商务礼品，指的是在市场经营业务活动（包括业务宣传、促销与业务庆典活动）中使用的商务礼品，其余为非业务类商务礼品。第四条：本办法适用于商务礼品的申领、采购、库存、领用和使用管理。第五条：本办法中所称的高价值商务礼品，是指手机和每份入库价格大于等于1000 元（含）以上的礼品。 二、部门职责分工 第六条：综合部负责非业务宣传类商务礼品归口管理，负责其年度预算、礼品目录维护（种类选择）和协调沟通工作；市场经营部负责业务宣传品类商务礼品的归口管理，负责其年度预算、礼品目录维护（种类选择）和协调沟通工作。第七条：党群工会部负责商务礼品申请、采购、库存、领用和使用各个环节的廉政监督和效能监察。第八条：商务礼品的采购、库存管理和财务处理，分别由相关责任部门按相应规定实施。 第九条：归口管理部门（综合部和市场经营部）应根据公司业务或商务活动需求合理制定礼品目录，并及时在物资管理系统进行更新；归口管理部门指导物资库存管理部门设定安全库存量。 三、流程与权限第十条：商务礼品申请和审批一律采用物资管理系统，其流程为：申请部门相关人员申请→室经理审核(不设室的部门省去)→部门经理审核→党群工会部审核（如果为非高价值商务礼品则省去）→主管公司领导审批→仓库管理员汇总需求→礼品采购（如果有礼品库存则省去）→入库（如果有礼品库存则省去）→通知申请人→出库（领取）→礼品使用。第十一条：审批权限规定：各部门（含中心）总经理审批权限为每月累计500 元（含）以下，各县分公司总经理审批为每月累计在2000元（含）以下下，其中单笔数（单项目数）不能超过每月限额；市公司主管副总经理审批权限为单笔（单项目）在5000元（含）以下，市公司总经理可以审批5000元以上项目。如果商务礼品为手机和其他高价值商务礼品的，不论价值数额多少，一律必须提交市公司总经理审批。四、商务礼品领取和使用第十二条：商务礼品的入库、库存管理、物流配送和申请人的接收规定，按照相关物资管理规定执行。第十三条：申请人在接收实物的时候，必须由申请人和配送人员书面在出库单上签名确认。申请人领取实物以后，对实物的流转负监督责任，实物转出必须在《业务用品受赠客户（或领用人）清单》进行签名确认。第十四条：礼品领用赠送后，必须填写《业务用品受赠客户（或领用人）清单》，记录受赠客户的姓名、单位和联系方式等，并由客户签名确认。对一些客户签名不便的特殊情况，必须由两个以上人员经办，并签名确认（在客户签收栏两人同时签名确认，并加其直接上级签名）。 五、商务礼品的盘点、减值及耗损或报废第十五条：商务礼品库存盘亏、耗损或报废，行政服务中心的查找原因，并由相关归口管理部门、党群工作部、计划财务部核实，属实物管理不当造成损失的，应由相关人员承担责任。 第十六条：归口管理部门应尽量减少商务礼品库存，特别是非保值的礼品。对于非保值的商务礼品，为真实反映礼品的价值，归口管理部门应在每季度末结合市场价格对期末的库存礼品进行价值评估，将评估结果书面报告计划财务部，由计划财务部据此进行帐务价值调整（由于该减值处理是在计划财务部单独处理，后勤服务中心仍按历史价格进行登记和管理）。 六、高价值商务礼品的特殊规定第十七条：对高价值商务礼品的申请审批，申请部门总经理审批后，提交给党群工会部审批，然后由党群工会部提交给公司领导审批。党群工会部对审批过的高价值礼品进行书面登记。 第十八条：高价值礼品领用赠送后，经办部们必须将填写的《业务用品受赠客户清单》复印件加签经办人姓名后，提交给党群工作部存档。党群工会部有权对发现的疑问点进行盘查核对，相关部门必须配合检查。七、其他：第十九条：申领部门应按照每项目或者每次商务活动的具体需求进行申请，不允许用拆分批量或虚报数量的形式申领或设小仓库。第二十条：本办法从发文之日起执行，原办法同时废止。第二十一条：本办法由市公司综合部负责解释。