做好基层人事档案完整性管理之我见.docVIP

做好基层人事档案完整性管理之我见 　　【摘要】在新的社会形势下，我们应当从以人为本的角度出发，不断地提高对人事档案工作之重要性的认识，不断地在工作中锐意创新，改善人事档案工作的质量 【关键词】基层；人事档案；完整性 随着社会经济的发展，各项管理制度的规范和完善，各单位都在以全新的方式进行人事档案管理。而基层单位的档案管理工作主要是收集、整理基层单位员工的信息资料，确保基层工作人员在工作中形成的个人资料完整，并通过提高服务水平，从而为员工档案的利用提供帮助。但是在实际档案管理过程中，还存在着许多的问题，严重影响了基层单位档案管理的质量，因此，必须要不断改进、完善基层单位档案管理模式，提高基层单位人事档案的完整性和信息资源的利用率 一、重要性 在我国人力资源管理中，人事档案是员工成长过程中所形成的具有真实性、动态性和机密性的档案材料，是一个单位人力资源管理中的关键环节，同时，档案材料的完整也关系到员工自身的切身利益 （一）选拔人才依据。在进行人才选拔时，为了全面而客观地考察人才，除了了解当事人当前各方面的表现外，还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅，客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，为选拔人才提供依据。此外，通过高效而优质的人事档案管理，还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说，人事档案材料的完整性和规范化的管理工作，关系到每一个员工的前途和切身利益，关系到单位的长远发展，关系到对于人才的公正评判 （二）实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同，其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置，才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置，就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集，细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化，员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免，此时人事档案管理就显得更加重要 二、人事档案管理弊端 现阶段，我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端，主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制，但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天，积极地引进人才，对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而，由于当今人才流动的频繁，档案来源比以前要广泛得多，也要复杂得多，再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性，在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多 （一）收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时，随着市场经济提倡多元化人才交流，员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识，基层单位也没有专业或专职档案管理人员，缺乏必要的保管设施及专业的管理技能，而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失，影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题 （二）管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时代发展的趋势，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案管理的软件，学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看，基层档案管理者的综合素质偏低，根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设 （三）档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先，档案材料没有进行有效整合，各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料，很少进行交流与数据共享，一旦需要查找某个员工的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的，也没有充分发挥出信息技术的作用。所以，要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做 三、档案管理对策 （一）全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限，人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料，这些能反映一??人的综合素质，而不是仅限于学历程度及政