秘书文档管理第六章.ppt

档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 （三）企业年鉴 　1.企业年鉴的概念及功能 　　企业年鉴是记录企业年度发展历史的技术性编研产品，亦是一种新类型的年度企业史。 　　企业年鉴具有以下功能： 　（1）企业年鉴是企业管理中不可缺少的一种独特的系统的参考文献。 　（2）企业年鉴是反映企业历史发展的权威性、资料性的工具书。 　（3）企业年鉴是企业文化建设的重要组成部分。 　（4）企业年鉴是企业对外宣传、展示企业形象的有力载体。 档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 　2.企业年鉴的编写要求 （1）企业年鉴的内容的选择要有特色，突出企业工作的亮点。 （2）合理科学地安排年鉴的结构。企业年鉴的结构一般可以分为五个部分：①前言；②企业制发和接收的重要文件； ③企业大事记；④相关数据汇总；⑤附录。 （3）年鉴内容要紧跟企业发展。 （4）图文并茂，注重装帧设计。 （5）贴近企业员工生活。 档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 （四）员工手册 1．员工手册的内容 档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 2.员工手册的编印要求 　（1）在语言与条款逻辑性方面 　　①从语言风格上，审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合，通常来说，“写在前面的话”的部分，应该保证语言风格的轻松并充满感情，“公司概述”部分，应保证语言风格的激昂与客观，对“行为规范”“特殊的职业要求”和“员工管理制度”及附则部分，应保证语言风格的客观、严谨。 　　②从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述是否简洁流畅，是否易懂易记，去掉多余的表述，避免过多的长句。 　　③从整体的逻辑性与条理性上，审核员工手册每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性。 档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 （2）在手册内容表述方面 　　①重点突出。 　　②企业文档管理机构、人力资源部要通过与相关部门的充分沟通，来调动和发挥相关部门的专业性，丰富员工手册的内容，并与其共同完成员工手册内容的草拟。 　　③前言中的致辞由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字。 　　④企业每年要组织人员修改一次《员工手册》，以便与时俱进，每当国家新的法律法规出台时更要及时修改。 档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 （3）在手册外观和合法性方面 档案编研工作 二、常用档案参考资料的编写 （五）会议简介 1.会议简介的内容 （1）标题。 （2）前言。 （3）正文。 （4）附注。 2.编写要求 （1）分类纂辑，连续不断。 （2）实事求是，不加评判。 （3）结构完整，有所侧重。 （4）文字简练，层次分明。 档案编研工作 三、现代信息技术在档案编研中的应用 （一）档案信息编研电子化 档案编研工作 三、现代信息技术在档案编研中的应用 （二）编研成果发布多样化 档案统计工作 一、档案统计工作概述 （一）档案统计的含义与内容 　档案统计是指通过表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现象及其一般规律的工作。 　档案统计的内容大致可以分为两大方面：一是对档案实体状况及其管理活动的统计，如档案的构成，档案的收进、移出、整理、保管的数量和状况，档案检索、编研和利用等情况的统计；二是对档案事业组织与管理状况的统计，如对档案机构和人员以及档案专业教育等情况的统计。概括来说，档案统计工作主要是指档案的基本信息登记与综合统计两个部分。 档案统计工作 一、档案统计工作概述 （二）档案统计工作的意义 档案统计工作 一、档案统计工作概述 （三）档案统计工作的基本步骤 　　档案统计调查 　　档案统计资料的整理 　　档案统计资料的分析 档案统计工作 二 、档案的登记工作 （一）档案状况登记 　1.卷内文件目录、全引目录、案卷目录和归档文件目录。 　2.案卷目录登记簿。 　3.总登记簿。 　4.档案移交(接收)登记簿。 　5.全宗名册。 　6.档案成分和数量变化情况报道表。 　7.档案室案卷统计表。 　　档案状况登记一般可分解为档案的数量、存在与保管状态及其变化情况三个基本方面。其登记方式主要有: 档案统计工作 二 、档案的登记工作 （二）档案工作状况登记 　1.工作日记 　2.人员进入库房登记 　3.档案清点、检查登记 　4.档案出入库登记 　5.档案利用登记簿 　6.借阅档案登记簿 　7.档案利用效果登记 　8.档案检索工具登记表 　9.档案编研成果登记表 档案利用服务工作 一、档素利用服务工作概述 （一）档案利用服务工作的含义 　　档案利用服务工作是将档案馆(室)收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，以满足利用者对档案的利用需求的服务性工作。 档案利用服务工作 一、档素利用服务工作概述 （二）