档案归档方法资料.doc

档案分类方法 第一条 档号的结构模式是：分类号–年度号–公司代号–件号（这种结构模式适合管理类档案，基建类档案）；分类号–公司代号–件号（这种结构模式适合设备档案，实物档案，音像档案）。 分类号的结构模式： 一级类目+二级类目+三级类目+…. 各分公司代号：总部代号01，青岛分公司代号02，山大分公司代号03，燕山分公司代号04，沂州分公司代号05，新华分公司代号06，万松分公司代号07，武昌分公司代号08，北京分公司代号09，金源分公司代号10，南京分公司代号11. 第四条 档案类目设置 按管理类、基本建设类、设备仪器类、实物类、音像类分为五个大类，分别以字母GL、JJ、SB、SW、YX表示（首字母缩写）。其中 管理类包括1、红头文件（GL-1），是指公司内部有发文部门，有发文编号的文件。公司以外的，比如社会机关单位发送的文件另行编号存档。 2、合同协议（GL-2），是指各自分公司内部签订的合同，以年为单位统计数量和编号。 3、通知等其他文件（GL-3），是指除红头文件以外的公司内部的其他文件， 基本建设类包括：1、基建图纸（JJ-1），是指分公司在开业前期的工程图纸，开业后期的一般很少。 2、基建资料（JJ-2），除了图纸以外的工程联系函、开工报告、验收记录、变更通知等。 实物类包括：1、荣誉类实物（SW-1）,一是指荣誉证书、奖杯、奖状、牌匾等；另外包括载有公司活动或者员工事迹的报纸刊物等。 2、其他实物（SW-2），一是指公司开业或者店庆以及其他活动时，社会各界赠予分公司的物品，例如花瓶，摆件，字画等；另外包括载有公司宣传广告的报纸刊物等。 影像类包括：1、光盘（YX-1），是指公司总部发放给分公司的《在水一方新闻》、《在水一方时间》以及有关公司各种活动的光盘。 2、《在水一方报》，是指总部发放给各分公司的内刊，每个分公司存档至少一套，编号和报纸期数一致。 第四条 档案目录编写及表格制作 （一）管理类分： 1、红头文件 例： 2010年红头文件（GL-1） 序号 档 号 文 号 题 名 页数 日期 备注 1 GL-1-201001-001 在集字【2010】5号 关于下发《文件出错、报交延迟的处罚措施》的通知 4　 档号GL—1—201001—001，这里的GL就是分类号；后面的“1”是代表管理里的红头文件；201001中的“2010”是年度号，“01”是总部的代号，分公司归档时使用自己分公司的代号即可；最后面的“001”则是件号，指2010年收到的第一份红头文件。 在集人字，在集培字等红头文件都同理制作表格，至年末再汇总到一个表格上。 2、合同协议 例： 管 理 类 2011年度总部合同（GL-2） 序号 档 号 题 名 日期 页 数 备 注 1 GL-2-201101-001 茶叶、咖啡进场销售协议 6 2 GL-2-201101-002 软件维护服务合同 4 财务 档号GL—2—201101—001，这里的GL就是分类号“管理类”，后面的“2”是代表管理里的合同协议；201101中的“2011”是年度号，“01”是总部的代号，分公司归档时使用自己分公司的代号即可；最后面的“001”则是件号，指2011年的第一份合同或协议。 3、通知等一般文件 例： 2011年 通 知 序 号 档 号 题 名 日 期 备 注 1 TZ-201101-001 关于第二批集团公司中高层管理人员对分公司员工进行培训的通知 8、3 2 TZ-201101-002 关于调整集团公司总部员工不休假管理办法的通知 3、19 3 TZ-201101-003 关于端午节放假的通知 5、26 4 TZ-201101-004 关于公布总部演讲大赛预选赛结果的通知 9、21 虽然通知属于管理类，但是有自己独立的档号。档号TZ—201101—001，这里的TZ就是分类号“通知类”；后面的“201101”中的“2011”是年度号，“01”是总部的代号，分公司归档时使用自己分公司的代号即可；最后面的“001”则是件号，指2011年收到的第一份通知类文件。 （二）基建类： 1、基建图纸 例： 基 建 类 2008年北京基建图纸（JJ-1） 序号 档 号 题 名 日 期 页 数 备 注 1 JJ-1-200809-001 补充设计文件通知单006 7 B1、1F休息（47盒）大厅 2 JJ-1-200809-002 变更文件通知单013 2 女浴区整理区预留门（47盒）