QP—4.2.3—01文件控制程序.docVIP

1 目的 建立本程序，确保与公司质量管理体系运作有关的文件均受控。 2 适用范围 与公司质量管理体系运作有关的文件(包括外来文件)控制。 3 职责 3.1 总经理负责质量手册的审核与程序文件的批准实施。 3.2 管理者代表负责质量手册与程序文件审核。 3.3 各部门经理负责批准本部门作业文件，指定部门相关人员编制及保管文件。 3.4 办公室负责文件分发、回收、销毁及文件正本保存。 4 实施步骤 4.1 流程图 4.2 实施 4.2.1 文件编制 4.2.1.1 质量手册由管理者代表编制； 4.2.1.2 程序文件、作业文件由相关部门负责编写； 4.2.1.3 记录表单由相应的文件编写人员编制。 4.3 文件编写指引 4.3.1 文件编码方法 一级文件：质量手册，代号为QMS： b. 二级文件：程序文件，代号为QP ; c. 三级文件：作业性文件，代号为QW ; 包含公司各类规范、作业指导书、产品规格书、图面说明、操作保养手册等； d. 四级文件：过程记录表格，文件代号JL ，包含各类表格、清单等。 e. 部门及文件代号 部门代号 生产部 SC 品管部 PG 办公室 BGS 业务部 YS 研发部 YF 采购部 CG 仓库 CK 4.3.2 文件要求 公司质量体系文件分为四级： ４3.2.1 一级文件：质量手册;手册为概述性文件；;界定了公司质量管理体系的总的宗旨和过程描述，包括质量方针、组织架构、支持性程序文件及实施质量管理体系相关人员的职责。 4.3.2.2 二级文件：程序文件；程序文件规定质量体系运作过程及其运作、有关人员职责和文件要求，确定了实施标准和步骤。 4.3.2.3 三级文件：作业文件；作业文件是说明实施具体质量活动的详细性文件，它规定具体的作业方法和标准。如生产作业指导书、操作保养规程等。 4.3.2.4 四级文件：过程记录；规定保存的过程记录是质量管理活动结果或状态的记录，是公司质量 和环境体系实施和符合要求在书面证明。 4.4 文件审批 4.4.1 文件拟定后，由相应人员按下述规定审批并签名。 4.4.1.1 质量手册及程序文件由管理者代表组织文件会审，并将结果记录于《文件会审表》中。如文件未通过会审时，应退回编制人修订直至通过审查。 4.4.1.2 质量手册、程序文件经会审后，由总经理批准实施。 4.4.1.3 作业指导与工程文件由部门经理批准；但质量计划及产品规格等文件由工程、品管及生产等部门负责人会签后，经厂长批准。 4.4.1.4 文件所属表单由文件审批人员审批。 4.4.2 外来文件统一由办公室接收登录后，对口的职能部门负责人审批。 4.5 文件分发 4.5.1 办公室接收审批后的文件，检查文件格式及书写是否正确，无误则将文件登记于《受控文件清单》。 4.5.2 文件分发时，办公室依核准的分发名单复印相应数量副本，并加盖 “受控”印章，各部门接收文件时应于《文件发放、回收记录》中签收。 4.5.3 国家或国际标准、客户产品规格等外来文件，经审批后由办公室登记编号，发放时红色“外来受控文件”印章。 4.5.4 文件需发放到公司外部时，由相关部门填写《文件查/借阅、复制申请单》，经资深及经理人员或授权人员批准后由办公室发放。 4.5.5 文件因破损、缺页等不能使用或丢失时，各部门不得自行复印文件，必须填写《文件换/补发申请单》，经办公室主管批准后，由办公室补发或换取新文件（文件以旧换新时，必须将旧版文件缴回）。 4.6 文件更改 4.6.1 如文件不符合实际情况时，相关人员填写《文件更改申请单》说明更改理由，并由文件审批人员批准。 4.6.2 文件更改批准后，应由办公室统一实施更改，更改后的文件须再审批。办公室保存 文件更改记录，并将更改后的文件按规定重新发放。 4.6.3 文件修订超过5次或大幅度更改时，管理者代表决定重新换版，办公室更新文件登录版本。 4.7 文件回收、作废 4.7.1 受控文件如更改或换版时，办公室应回收所有过时无效之旧版文件。对发放至公司外部的受控文件，如不便回收时，应及时通知文件持有者作废处理。 4.7.2 回收后的旧版文件由办公室统一处理，如需保留部分作废文件时，应于作废文件每页加盖“作废保留”印章予以识别，并将作