科技文件材料解析.ppt

科技文件材料管理 一、基本概念 二、科技文件材料的形成 三、科技文件材料的管理方法与措施  四、科技文件材料立卷方法 一、基本概念 1、科技文件材料定义 2、科技文件材料的作用 3、科技文件材料的种类与类型 4、科技文件材料的特点 1、科技文件材料定义 记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动、设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件 科技活动中直接形成的、处于使用和运行的文件材料。 科技档案概念 什么是档案？ 什么是科技档案？ 2、科技文件材料的作用（记录、传递、交流） 是科技工作的前提条件； 是指导、控制、协调技术活动进行的重要依据；是人类技术活动的原始记录；是传承科技知识的手段；是记录和传播科技成果的载体；是人类技术交流的手段；是科技档案的前身形态。 3、科技文件材料的种类与类型 文字材料 图样表格A4（297*210）、A3、A2、A1、A0 声像材料 电子文件 4、科技文件材料的特点 专业技术性 成套性 变动性 通用性 现实性 原始性 二、科技文件材料的形成 1、制发要求 2、运转程序 3、编号要求 4、变更方法 5、审签手续 1、制发要求 文字材料，类同于公文，草拟、核准、签发，注意逐级审签； 图样，要求准确、清晰、审签完备、编号科学、蓝图底图一致，符合制图规范，草图、白图、核准、底图、审签、蓝图、分发； 声像材料，要求真实可靠、清晰、文字说明简明清楚，底片正片配套，软件和文件配套。 2、运转程序 成文-审签-指导科研试验-定型-整理-归档 机械行业：起草-设计编号-审签-描绘-复制-分发-研制使用-变更修改-定型-存档-复制分发-指导生产-交流成果 建筑行业： 设计：起草-审签-描绘-复制成册-交建设单位-设计文件归档 施工：设计文件审查-技术交底-施工纪录-变更记录-整理-审签-归档 3、编号要求 科技文件材料编号：一种用字母和数字组成的代号，表示科技文件材料的内容与特征的技术语言，是管理使用科技文件材料的工具。 编号要求：每份（张）科技文件必须有独立的编号； 科技文件编号与科技活动项目代号要一致； 编号要规范科学，按照预先制定好的编号方案执行编号； 编号由代字代号组成； 编号方法： 按结构关系编号（隶属编号法，工程编号法） 按性质特征编号（十进制分类编号法）  4、变更 变更依据：更改通知单 变更方法：划改、刮改、换底图 5、审签 一般审签程序：设计-描图-校对-审核-工艺审查-标准化审查-会签-审批 三、科技文件材料的管理方法与措施  1、规范形成与流向 2、配合协作 3、制度保障 1、规范形成与流向 把好形成关，严格审签、科学编号，完整积累、系统立卷、及时归档 指定专人积累，项目完成后整理立卷，及时移交归档 依照档案法的要求，纳入科技管理程序，明确科技文件材料的形成、积累、立卷、归档任务，并纳入业绩考核内容 2、双方配合协作 技术部门，形成、积累、立卷、归档 档案部门，督促指导形成积累，提供文件积累整理技术帮助，及时接收归档文件，协助复制分发，及时主动有效提供利用服务。 3、制度保障： 归档制度：由档案管理部门牵头制定，明确科技文件归档任务、规范、要求的技术管理制度。 归档制度的内容+：归档范围、归档要求、归档手续 四、科技文件材料立卷方法 1、收齐文件 2、鉴定文件 3、组合分类 4、卷内文件排列 5、编目 6、整齐、装订、装盒 1、收齐文件， 按照归档范围的要求收集齐全各种项目文件； 归档范围类目 基建活动应归档文件类目 立项文件 设计文件 施工文件 监理文件 竣工验收文件 工程设备文件 试运、维护文件 归档范围类目 产品研制活动应归档文件类目 立项文件 产品设计文件（设计定型文件） 产品工艺文件（生产定型文件） 产品标准文件 产品质检文件 产品技术服务及用户信息反馈文件 归档范围类目 科研活动应归档文件类目 选题定题文件 开题计划及准备阶段文件 研究实验记录 科研总结报告 成果评定审批文件 成果推广应用文件 归档范围类目 设备购置管理活动应归档文件类目 选购选型论证文件 购置合同协议 开箱验收记录 随机文件 安装调试文件 使用维护记录 技改记录 2、鉴定文件 价值属性-归档价值，保管期限 完整性、成套性 密级属性 质量属性 3、分类组合 按文件载体、内容分开 文字材料按问题分类组合 图样材料按结构特征或专业特征分类组合 照片底片按问题或专业特征分类组合 译文原文组合，外来引进的成套文件单独组合，更改补充的文件单独组合，标准文件单独组合、单独管理。 4、卷内文件排列 一般文字在前，图样在后 文字材料按问题时间特征排列 图样文件按图号排列，无图号图样按从总到分的顺序排列 表格文件按内容特征结合形式特征排列