会议制度140102.docxVIP

会议制度1.总则12.会议程序13.会议议程54.会议预算55.参会人员66.会议通知67.会议文件68.会议保障78.1.会务准备会和总结会78.2.注意事项78.3.会议指南78.4.会议场所、设备、用品、食品78.6.车辆安排88.7.食宿安排88.8.嘉宾接待88.9.签到88.10.会场服务81.附件一会议议程（格式）102.附件二会议费用预算申请(格式)113.附件三、会务工作核查表124.附件四参会人员清单格式125.附件五、会议通知（格式）13会议通知（回执）136.附件六：车辆安排（格式）147.附件七：会议用品和设施清单158.附件八、会议记录（格式）169.附件九、会议纪要16总则目的：会议是一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范会议工作，特制定本制度。适用范围：本制度适用于单位内部会议及单位牵头组织的会议。名词解释：主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花参会人员：对会议议程参与讨论和决策列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；会议程序流程图在单位内召开的会议部门时序领导组织部门相关部门备注Y审批结束下发N反馈修改整理资料会间服务准备工作下发接收修改拟定通知确定时间、地点、人员确定参会人员、时间范畴、内容开始Y审批N会前会间会后在单位外召开的会议部门时序领导组织部门相关部门备注场所布置与熟悉指导服务员工作食品采买议程PPT制作起草会务通知车辆安排预定会议室，房间，用餐，娱乐YN设备准备人员确认（住宿，交通）会议预算起草会议通知选址及确定确认议题及参会人员范围会前会务总结报销设备归还结帐返回公司设备整理退房人员离会车辆安排会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作会中会后会议议程会议议程应保证与会人员会前了解会议内容。根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)会议议程的第一项是主持人清点参会人员名单,通报此次会议的会议目的，接受会议的具体议程、注意事项、会议纪律。每项会议议程应该列出时间段议题、具体地点、本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；会议议程格式见附件。会议预算会议应本着高效，节约的原则进行。会议预算应报领导审批；会议预算应包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。会议预算应在会议通知前，经领导批复。会议预算格式见附件。参会人员组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会。主持人、参会领导、汇报人、翻译等属于重点确定内容。参会人员范围应在会议通知前，经领导批复，特别是嘉宾范围。。确定参会人员名单：会议前一天应确定参会人员名单，如有住宿，还需确认住宿，交通（往返）情况。注意姓名、职务、工作单位、联系方法的准确性。制作参会人员清单，在会议前下发。参会人员清单格式见附件。会议通知会议通知应该包括以下几项内容会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间.会议开始时间一般定为工作开始时间后半小时。为保证会议效率和质量，会议时间一般应控制在2小时以内。会议地点：会议地点应该明确标出，如果会议地点在与会人员不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图。会议议程：（详见下述）会议要求着装要求：如有特殊着装要求需要明确指出；保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续，等等。请假要求。明确参会人员如果因特殊原因无法参会，又无替代参会人员是，需向会议组织部门请假。纪律要求：与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚款10元/分钟；会议期间避免随意走动，对通讯设备做消音处理；与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人请假并得到允许；文件要求：汇报人应准备文本或PPT汇报材料。对文本数量或PPT格式做出要求。会议通知发出时间：会议组织部门应该提前发出会议通知；，以便与会人员能够事先调整好时间安排并