基于系统论的档案管理功效研究概述.pdfVIP

第8卷绍2期 乒 降商令 陇 令报 N O.Z Vb l. 8 200 7年6月 Juo mja of s h 曲gh面Business S比加1 J Un . 2 0 0 7 专【题综述】 基于系统论的档案管理功效研究概述 姜 玲 玲 ( 安徽行政学院，中国 合肥 230031 摘 要: 本文运用系统理论时提高档案管理系统的功效作初步探讨，分析影响档案系统功效的因素，并提 出档案系 统的管理应遵循钓原则。 关键词: 系统理论: 子 系统: 档 案管理 系统 : 功效 中图分类号: G271 .4 文献标识码: A 文章编号: 1637 3·2X4 (2007 卜02一34一37一万 中国科学院院士路甫样教授在 科《学技术的时代特征和 上述 目标表现出来的作用和用途，效率是指该素统发挥的单 发展展望》一文中指出: “系统广泛存在于 自然、社会、人体 位功能所需消耗的劳动和时间。 和思维之中。以系统的观点研究现实世界以形成系统的认识 通常，我们根据对系统 目的起的作用不同，可将功效分为 论，方法论和科学思维，这就是系统科学的任务一现实世界 正功效和负功效。一切对于大系统达到 目的起着积极的正面 中系统是绝对的、普遍的，非系统是相对的、非普遍的。一切事 作用的子系统，所发挥的功效都是正功效.在明确档案管理系 物都以系统的形式存在，且均以系统的形式发展着，都可以用 统总目标的前提下，明确它的各子系统的地位和作用，确定好 系统的方法研究. 中国人民大学吴宝康教授在 1986 年就曾指 各子系统的目的，并在系统的运行中随时注意信息反馈，修正 出: “系统论、信息论及控制论在马列主义哲学的指导下，必 与总 目标相悖的行动，就能发挥正功效。负功效指子系统功效 将引入档案学的研究，从而使档案学研究有所突破，以至于面 对大系统达到 目标起 了负面的作用. 从构建档案管理系统的 貌一新。”其后，国内档案界的一些同志结合现实工作，撰文 原因看，不可能产生制造负功效的主观动机，但是由于 目的不 阐述了系统论、信息论和控制论对档案工作的影响及应用方 明确或协调失误，它的子系统在客观上可能起到负功效的作 法 ，使现代科技不断地注入档案工作，进一步提高了档案工 用。例如，由于子系统与大系统的 目标往往既有一致性又有差 作的水平。本文尝试运用系统论方法，就档案管理系统的功效 异性，就有可能出现对于局部是正功效但对全局是负功效的 专题进行有关成果的框架式整理并尝试初步探讨，以期对现 现象: 从时间因素上看，某些子系统的功效从近期看是正功 实工作产生一定的积极影响。 效，而从长期看可能却是负功效。 一、档案管理系统的功效 当系统内部的组织结构发生变化时，其功效是不守恒的。 档案管理系统是开放的人造系统，是指对档案信息进行 档案管理系统也具有这个系统普遍存在的特别属性.它从产 输入、组织、控制、输 出和调控等一系列活动的有机总和，是为 生到发展，之所以能不断完善和进步，根本的原因就是由于其 机关、组织和社会各方面提供信息服务的一种有组织的活动 功效是不守恒的.这也就使得人们能够利用这个规律，促使其 程序和工作体制.其 目标是为党政机关，企业组织和社会提供 产生 “整体大于部分和”的积极效果。 准确及时的档案信息服务。档案管理系统的功效是指该系统 . 二、影响档案管理系统功效的因素 为达到 目标所具备的功能和效率。其中，功能是指系统为达到 系统的功效取决于系统的结构，而系统的结构是由系统