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Communication For Managers Business and Tourism Management School of Yunnan University 曾 萍 pennyzeng@ pennyzeng@163.com Session 4 Writing 换位思考 思考： 换位思考： 换位思考： 思考： 思考： 换位思考 强调读者能得到什么，而不是你为读者做了什么 -- 今天下午我们会把你们9月21日的定 货装船发运。 -- 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在9月30日抵达贵处。 换位思考 提供具体信息 -- 你的订单 -- 你定购的真丝服装 -- 你的第99035发票 换位思考 面向听众 -- 我们很高兴授予你5000元的信 用额度 -- 你的牡丹卡有5000元的信用额 度 换位思考 好消息 – 直接切入主题 你会很高兴听到你被公司录用的消息 你通过了公司的全部考核， 你被录取了 某公司销售部的员工手册写到： 某公司销售部的员工手册写到 ： 欢乐谷一日游活动 都是一天时间，单位只提供门票和来回用车。 原单位通知： 经研究决定，拟定于三八妇女节组织去深圳欢乐谷游玩，时间一天，全体员工必须带好身份证，于当日早8点赶到单位门前集合，否则后果自负。另外，单位只负责门票和来回车费，游玩期间伙食自理。无特殊情况，不得请假。 秘书科 欢乐谷一日游活动通知 如果你想尖叫而办公室又不允许，如果你想体验你从没体验到的惊险和快乐， 如果你想忘记你无处发泄的郁闷和不快 ------- 那么，请在下面签上您的大名，参加公司的“深圳欢乐谷之旅”吧！ 在登记参加后，启程的前一天，员工收到了一张门票和一张精美的卡片，上面写着： 恭喜你成为我们三八欢迎之旅的成员！请您做好行前准备： 带好边防证、身份证、保管好你的门票。 让你轻松保暖的衣服。 约好你的朋友。 如果你嫌开私家车麻烦，步行又太累，请早上8点到单位门前乘车。 如果你不吃不喝，可以不带一分钱。祝三八节玩的愉快！ 欢乐谷一日游活动通知 同样的规则，同样的条款，即可以用负面的、生硬的方式，如: “不许”，“后果自负”等词句表达出来，也可以用积极的、正面的方式表达。但对于员工来说，两种不同方式带来的心理感觉就截然不同。很多管理者使用前者，但别忘了人首先是感情的动物。 Choosing the Most Appropriate Channel and Medium A Written Channel is Best When You need no immediate feedback Your message is detailed and complex, and it requires careful planning You need a permanent, verifiable record Your audience is large and geographically dispersed You want to minimize the distortion that can occur when a message passes orally from person to person. Written media include: Letters and memos; reports and proposals; business plan , electronic mail; Faxes 有效写作 ( 收集） （组织）