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仓库与采购管理信息系统在公益二类事业单位管理中的应用 　　摘 要：根据公益二类事业单位的特点，在妥善完成面向社会提供公益产品和公共服务的同时，还需要积极经营自营业务。作为公益二类事业单位的第二利润源泉，仓库管理与采购成本的节约受到前所未有的重视，凸显了节流的重要性。加之当前社会广泛提倡廉政建设，电子仓库与采购管理作为阳光管理的科学利器，目前备受关注，以至从传统仓库与采购管理向电子仓库与采购管理的转变，已然日渐成为当下公益二类事业单位信息化建设的焦点。本文拟通过对公益二类事业单位的仓库与采购管理的现状及存在问题进行分析，探讨使用仓库与采购管理信息系统对公益二类事业单位的管理与经营效益所带来的变革创新与作用。 　　关键词：公益二类事业单位;仓库管理信息系统;采购管理信息系统 　　中图分类号：D632.9 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2016）05-0274-02 　　一、公益二类事业单位仓库与采购管理的现状 　　 目前，公益二类事业单位在仓库与采购管理方面存在着许多问题，具体表现在如下方面： 　　 1.管理方式落后。由于种种原因，许多公益二类事业单位的仓库与采购管理基本上停留在手工操作阶段，管理水平处于非常落后的状态，主要表现在：（1）采购管理过程中，由于所管理的物品种类繁多，同时又必须将经营性物资和非经营性物资区分开，从而造成工作量巨大，不得不形成多头管理。（2）仓库管理过程中，物品入库时，记账过程中只能设置一到二级明细账或少数的辅助账，因为明细账的级次和辅助账过多会造成极大的工作量和重复劳动。（3）物品从采购、入库、出库过程中，对物品所处状况不明了，导致物品不能被合理使用或妥善保管，以致最终报废处理，造成浪费。 　　 2.信息化程度低。计算机技术的出现和普及，为信息处理提供了物美价廉的手段，但由于种种原因，许多公益二类事业单位的信息化程度还相当低，远不能满足信息化变革的需要，主要表现在：（1）硬件建设落后。仓库与采购管理由于主要采用手工操作，因此计算机没有按信息化需求进行配置，服务器和网络更无从谈起。（2）软件投入不足。（3）信息技术人力资源不足。要进行仓库与采购管理信息化，必须具有一些既了解仓库与采购管理、又精通信息技术的人才，这是进行信息化管理的关键因素，目前的人才储备尚未达到这种要求。 　　 如此进行仓库与采购管理所产生的后果是：（1）重复购置物资占用了运营资金，购置后处在闲置状态的物资又必须腾出空间存放，于是又增加了库存成本;（2）不能及时提供领用人所需物品又影响了单位工作的连续性;（3）缺乏动态管理，长久运作以后容易造成账账不符与账实不符。领导所需信息往往不能及时提供，信息的准确度亦不高，这与公益二类单位的现代化管理的要求大相径庭。 　　 为了改善、提高公益二类事业单位仓库与采购管理水平，必须通过仓库、采购管理信息系统来逐步推动、促进公益二类事业单位的管理制度建设，优化仓库与采购管理流程，使仓库与采购管理工作能达到管理目标，满足领导的管理需求。 　　 二、实施仓库与采购管理信息化系统的规划与步骤 　　 因公益二类事业单位仓库与采购管理的业务需求而诞生的信息化系统，涉及事前、事中、事后全流程管理。从系统规划与实施建设的步骤上，基本上可以分为三步推进。 　　 1.信息化系统的基础结构建设和工具性应用。所谓“基础结构”，包含如数据字典、物资类别、物资编码、组织机构管理、角色管理、权限管理、审批流程管理等项目设置;而“工具性应用”，则包含如库存查询、询比价、竞价采购、供应商等内容。 　　 2.仓库与采购全流程的电子化管理与应用。具体项目建设包含入库、储存、出库，采购计划、订单协同、合同管理、分散采购与集中采购的统一等。另外，这一阶段通常涉及仓库与采购系统与财务、OA等系统的数据对接管理，加强对接环节的构建，将有利于实现事业单位管理的一体化和全流程的信息化管理。 　　 3.仓库与采购管理深化的系统扩展应用。具体内容包括仓库管理流程中出入库方式的细分，物资领用按部门、类型、用途等区分，对应部门领用物资情况的核算，供应商的绩效评估管理、成本明细分析管理、工程采购管理、开支分析的深化管理等。 　　 针对各个部门物资使用情况进行核算，供应商绩效评估和成本明细管理对于事业单位自身管理水平的要求较高。相对于办公设备、日常用品、接待物品和后勤服务等低值易耗品而言，工程采购管理功能要复杂许多，对事业单位自身的电子仓库与采购应用水平的要求同样较高。而开支分析往往是建立在较完整的物流数据基础上进行的，因此在某一管理需求上的深化应用一般是放在第三步推进。 　　 以上三步推进法，是从系统建设实施的整体规划和步骤角度所给予的建议。在实施仓库与采购管理信息化系统过程中，事业单位可以根据自身的组织特点