管理数据分析讲义 1-3章.docVIP

第一章 Excel简介 1.1基础知识 1.1.1 Excel的基本元素 Excel的基本元素包括工作簿、工作表和单元格工作簿是Excel用来存储并处理工作数据的文件，也就是通常所说的Excel文档。 2. 工作表 工作表是显示在工作簿窗口中的表格，是由65536行和256列构成的一个表格，其中行由上向下从1到65536进行编号，而列由左到右从A到IV(不是罗马字母）进行编号。默认的工作簿包含3个工作表Sheetl、Sheet2和Sheet3用户也可以根据自己的需要增减工作表的数目。不同的工作表可以方便地进行切换，但建议一个工作簿中的工作表都应是彼此相关或属于同一个类型的。每张表格都包含65536X256个单元格，每个单元格都有惟一一个地址与之对应。地址由工作表的行号和列号组成。例如，B2表示第B行第2列的单元格，E3表示第E行第3列的单元格。，可以对工作簿进行还原、移动、最大化、最小化、关闭等命令的操作。 Excel窗口：是实现Excel基本操作的界面，由应用程序窗口和工作簿窗口组成，主要元素包括快速访问工具栏、程序标题栏、菜单、快速访问工具栏、编辑栏、滚动条及状态栏等等（图1-2）。 图1-1 Excel 的基本元素 图1-2 Excel 用户界面 程序标题栏：用于创建当前窗口的程序和工作簿文档名称；右侧为“窗口最小化”、“窗口最大化”、“关闭窗口”按钮。 菜单：由于Excel 的功能很多，为了方便使用，功能区被分为多个菜单，如“开始”、“插入”、“页面布局”等等，每个菜单下又列出多个选项或选项组。 快速访问工具栏：快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，单击按钮，可以执行相应的功能。 1.2工作簿的创建、保存与关闭 一般来说，对于工作簿的操作主要是创建工作簿。创建了工作簿之后，用户既可以直接输入数据，也可以根据具体情况从外部导入数据。 1.2.1 新建工作簿 1. 启动Exce1时，系统会自动创建一个Excel工作傅，并自动命名为“Book1.xlsx”。 2. 单击快速访问工具栏中“新建”按钮，会自动出现一个新工作簿，用户可以根据需要对其命名。 3. 单击“文件”标签，在弹出的列表中选择“新建”命令，也可以新建一个Excel工作簿。 1.2.2工作簿的保存与关闭 在对工作表进行操作时，应经常保存Excel 工作簿，以免由于一些突发状况而丢失数据。常用的保存工作簿方法有以下三种： 1. 在快速访问工具栏中单击“保存”按钮。 2. 使用Ctrl+ S 组合键。 3. 单击“文件”标签，在弹出的列表中选择“保存”命令。 如果是第一次保存工作簿，会弹出“另存为”对话框，如图1-3所示。 图1-3 “另存为”对话框 在“文件名”文本框中输入工作簿的名称；确定工作簿存放的路径。如图1-3，选择“文档”；在“保存类型”列表中选择要保存的文件类型，默认为“xlsx”；最后单击“保存”。如果新命名的工作簿文件和己有的文件重名，Excel 会自动提醒用户，询问是否覆盖原文件。如果单击“是”按钮，那么原文件将丢失，存储的只有新文件内容；如果单击“否”，则不覆盖原有内容，而当前工作簿文件也不被保存。此外，如果工作簿之前己经保存过，修改后还需再次保存。 工作簿被保存后，仍然处于打开状态，可以继续进行编辑。若不需再做修改，则应关闭：单击“文件”标签，在弹出的菜单中选择“关闭”按钮；也可以直接单击Excel窗口右上角的“关闭窗口”按钮。 1.3在Excel中输入与导入数据 1.3.1 输入数据 在工作表中不仅可以输入数值、日期或时间等数据，还可以使用填充数据列的方法提高数据录入的效率。 1. 单元格定位及当前单元格 在输入数据之前，必须定位到指定的单元格，从而使数据进入。用鼠标直接单击某一单元格，即选定该单元格为当前单元格。通常，当前单元格的四周会出现一个边框，它所对应的行、列标号以特殊颜色显示（图1-4）。 图1-4 工作表中的当前单元格 2. 输入数据 输入数据可以在单元格内进行，也可以在编辑栏里进行（图1-5）。 图1-5a 在单元格内输入数据 图1-5b 在编辑栏内输入数据 输入文本型、数值型、日期型、时间型数据时，应注意以下几点： ① Excel中的数据型数据由0~9、正负号、小数点、%等组成。例如，要输入23%，直接通过键盘输入即可。 ② 输入日期与时间型数据时，通常用连字符（-）和斜线（/）作为日期分隔符，用冒号（：）作为时间分隔符。此外，输入的日期与时间型数据必须是Excel识别的，否则将被视为文字型数据（无法进行时间运算）；如果在同一单元格内同时输入日期和时间，必须在其间输入空格加以分隔。 ③ 文本型数据可以汉字、字母、数字及其他符号组成，如果将数值型数据作为文本型数据保存，必