档案管理办法--.doc

档案管理制度 第一章 总则 为，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保及利用档案，，特制定本制度。公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的。重要的会议，公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。公司与有关单位签订的合同、协议书等文件。公司职工劳动、工资、福利方面的文件。公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。文件的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审后归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件，由主办部门或人员收集，交备案。会议文件由收集。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、 请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对 的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应 依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。案卷封面，应逐项按规定用，字迹要工整、清晰。按照有关规定做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的 完整与安全。公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。不准转借，必须专人专用。用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。归档文件目录 序号 文号 归档资料名称 页数 存档时间 存档人 备注 江苏金洋房地开发有限公司 档案移交表 序号 移交文件名称 份数 是否原件 备注 移交部门： 移交人签字： 接收人签字： 接收时间： 注：本表一式二份，一份由移交部门存档，一份由档案接收部门存档。 江苏金洋房地产开发有限公司 档案调用审批表 部 门 经办人姓名 类 别 □调阅 □借离 □复印 □领用 归档号 密 级 □秘密 □机密 □绝密 资料名 用 途 经办部门意见 相关领导意见 承办人 承办日期 归还人 归还日期 备注： 江苏金洋房地开发有限公司 档案销毁申请单 申请日期： 序号 待销毁资料名称 档案类别 归档时间 页数 备注 档案形成部门意见 档案管理部门意见 相关领导审批意见 监销人 日期 销毁记录： 以上档案材料已于 年 月 日在 地点用 方法销毁。 江苏金洋房地开发有限公司 归档档案台账 序号 档案名称 页数 卷目号 归