文控作业指导书(A版).docVIP

中缅油气管道及云南成品油管道工程 第四合同项 文控作业指导书 （版）编号： 版次 编制 陈建桥 日期 2011/10/13 中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项监理部 A 审核 日期 批准 日期 目录 1. 文件编制基本要求 1 1.1 文件基本格式 1 1.2 文件签发人、签章及文件发出 2 1.3 文件登记 2 1.4 文控统计 2 1.5 各参建单位文件编制要求 2 1.6 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。 2 2. 会审会签记录模版 3 2.1 会审会签记录模版及使用说明 3 2.2 会审会签记录模版使用说明 3 3.0文件传送单模版 5 2.3 文件传送单模版及使用说明 5 3. 会议纪要及相关模版 7 3.1 例会会议纪要模版及使用说明 7 3.2 会议纪要签到表模版使用说明 8 会议主题: 8 4. 通知、指令、请示、报告类文件模版 9 4.1 通知、指令、请示、报告类文件模版及使用说明 9 4.2 通知、指令、请示、报告登记表模版及使用说明 10 5. 周、月报使用模版说明 11 5.1 周、月报模版及使用说明 11 6. 检查工作使用模版说明 12 6.1 文控检查表模版及使用说明 12 6.2 文件控制不合格报告模版及使用说明 13 6.3 文件处理单 14 6.4 文件传阅单 15 6.5 文件处理与传阅模版使用说明 16 6.6 收文登记表模版 17 6.7 发文登记表模版 17 7. 文件借阅登记表 18 文件编制基本要求 文件基本格式 文档边距：上3cm，下2.8cm，左2.5cm,右2.0cm，页眉2.4cm、页脚2cm。 文件模板：由本手册确定，新增内容，应更新本手册。 文控编号：文件控制需要而设置的编码，由文控信息部负责登记、编码。 文件签发：由总监/总监代表签发。 文件标题：正文前的文件标题名称，采用“关于XXXX的通知” 等方式表式，三号加粗黑体，段前间距0.5行，行间距1.5倍行，段后间距：0行。 表格中的文字及正文内容原则上： 汉字：采用四号宋体。 数字、英文：采用四号Times New Roman。 文字行间距： 1.5倍行，段落间距：0行。 日期：采用小四号“2011-10-25”方式表式。 段落标题：采用四号加粗宋体。 文件附件：附件加在正文之后，附件名称必须与文件中附件名称的内容完全一致，不加书名号。 页眉：首页无页眉，次页设置页眉。页眉形式如下： 中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项监理部 页脚：首页、次页均设置页脚，页脚形式如下： 　　　 地址：广西壮族自治区柳州市东环路298号东园宾馆 　　 邮编：545002 电话：0772-8252261 　　　　　 　　 传真：0772-8252261 第1页共24页 抄报/抄送：需业主知情的事项和施工监理负责现场监督的事项，在文件发送有关单位的同时，向业主报告通知施工监理。 文控信息部同时保存电子和纸质两种形式的文件。 在文件发出前，由文控信息部负责对文件的要素、文字、边距进行检查验收，合格后方能发送。 文件签发人、签章及文件发出 文件的签发应该由该单位的法定代表人（项目/项目副）签发，在遇特殊情况下（该项目不在），该单位要提前以文件形式上报（下达）领导层（下级），以便各级单位文件能正常。 文件会审会签记录 文件题名 记录人 文控编号 日期 主持部门 主持人 会审会签意见 正文 部门 参加人 部门 参加人 会审会签记录模版使用说明 适用范围：内部文件（管理文件、会议纪要、周报、月报、有关通知、指令、请示、报告等）涉及多部门审查会签时采用。 文件题名：与会审会签的原文件同名。 文控编号：与会审会签的原文件同号。 主持部门：由文件编制组织部门负责。 会审会签意见：由主持部门负责填写，并根据参加部门提出的意见修改原文件。 会审会签：会审工作完成后，参加会审的部门、参加人在会审会签记录上签字。 文件编写部门在提交项目总监、副总监审查、签发时，应附文件会审会签记录。 会审会签记录与修改后的正式文件一并保存，附于文件之后，以备过程审计与核查，文件归档时，此文件撤销，只归档正式文件，正式发送的文件，也不附会审会