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平湖佳源采购作业指导书 通过对采购管理全过程进行规范，确保平湖市佳源旅游开发有限公司的材料设备的采购在质量符合施工要求的前提下做到低成本、高效率、高性价比。 一、采购部工作权限 1、负责编制材料设备采购计划。 2、负责组织开展项目采购策划。 3、负责编制项目采购议标、招标文件。 4、负责议标采购供应商的初选。 5、负责组织与议标采购供应商进行价格谈判。 6、负责组织采购实施工作，组织评比并确定供应商。 7、负责签订职责范围内的采购合同。 8、负责采购合同的履约管理。 9、负责材料设备的样品封样及资料备案及现场验收。 10、负责供应商的考核管理。（组织实施市场调研、供方资质预审、供方考察） 11、负责采购合同付款计划制定及付款申请的提出。 12、对计划和规格、性质不清的物质有拒绝采购权。 13、对供应商、订购数量、订购时间、交货期等具有决定权。 二、相关部门权限 成本部 1、负责对采购部拟采购材料单价的审核。 2、负责参与采购合同的拟定与调整。 3、负责参与采购合同中经济条款的审核。 4、负责参与采购合同付款的审核。 5、负责工程部材料的成本统计工作。负责制定公司材料、施工管理制度，对材料、设备、物资采购工作进行检查和督促。 1、负责审核并提供工程采购用图纸。 2、负责材料设备的选样定板；材料设备样品与实物的核查。 财务部 1、负责组织资金计划的编制和执行监督管理。 2、负责付款事项的审批和款项支付。 三、采购部责任（职责） 1、坚持政策法规学习，认真执行有关采购的规定。 2、坚持原则，货比三家择优采购，。 3、在采购工作中，以权谋私，到自己或自己亲属所办实体中采购物资，在工作中接受他人钱物。 4、执行采购有计划、有合同的机制。 5、严格执行有计划采购，不得擅自变更或增减采购数量。 6、建立重大问题汇报制度，在超越权限和不便操作时应及时请示汇报负责工程部材料出入库的监督、检查、管理工作。负责督促相关部门编制项目工程的材料采购计划。调查研究各部门的材料需求及消耗情况，熟悉各种材料的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数，指导并监督下属开展业务，确保公司材料的正常采购量。工作 1）工程部负责在施工图设计完成后依据图纸编制《材料设备清单》，对于非标的产品设备，工程部应与设计执行部讨论确定。设计部负责材料设备的选型定板。 2）材料设备清单确定后，采购部开展项目材料设备采购策划，确定材料设备的采购方式，以及各批次材料设备的签约和进场时间。 3）甲供材料设备的采购主要包括战略采购和议标采购两类，战略采购由集团真才公司负责，议标采购由房产公司采购部负责。 4）工程材料设备采购策划方案确定后，采购部应根据工程专项计划编制《项目采购计划》，经成本部审核，总经理审批后，提交真才公司备案。 2、采购过程管理 1）采购部应依据《项目采购计划》进行采购，并在采购前编制采购方案，设计部应配合提供相关图纸及可能的样板等。 2）采购部依据采购方案要求开展议标采购的材料设备采购寻源，并确定采购供应商。 3）初步确定的采购供应商审批通过后，采购部应依据合同范本拟订合同文件，并在提交成本部、总经理审批通过后，与供应商签订采购合同，具体内容和要求详见集团《采购合同及付款作业指引》。战略采购计划的制定 3、合同起草和签订 合同初稿由采购部在遵循集团采购合同范本的要求下进行制定，由成本部进行审核，报总经理批准。 采购部门负责根据标准合同拟定具体采购合同，并组织开展合同谈判，成本部、财务部等部门应积极配合。如果具体合同条款与标准合同不一致，应在签订前提交总经理级集团成本控制中心审批。 合同应做到内容合法、细化、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。 4、合同签署和盖章： 1）合同必须由对方先签字盖章。 2）合同须完成公司最终审批后方可签字盖章。最终签字、盖章的合同文本要求应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经相应领导确认。 3）合同存档、备案与上传：合同签订后一周内，合同正本原件交办公室档案管理人员存档，合同副本原件交财务部存档，合同其他副本或复印件交成本部、采购部存档。 5、合同执行和反馈 1）合同执行：采购部负责按合同条款执行，成本部进行监督。成本部每月收集各部门合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。 2）采购部在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。 6、合同变更、解除和违约处