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论高校档案信息的可视化管理 　　摘 要: 本文针对可视化管理的特性和功能,结合高校档案信息管理的发展趋势,从档案信息的可视化处理、归档和利用等多个角度,分析了高校档案信息可视化的机理和功用。 　　关键词: 可视化管理 高校档案信息 功能性 社会化 　　 　　可视化管理(Visual Management,略称VM)是指采用可视化技术,让管理者实时了解管理对象相关信息,实现管理上的透明化、现场化与可视化的过程。可视化管理就是利用管理学原理、计算机技术、图像处理技术、计算机视觉及交互技术,将组织的战略规划、生产计划、组织结构、管理模式及管理信息转化为几何图形或图像信息,在计算机屏幕上显示并进行交互处理,以提高组织效率和竞争力。从根本上说,可视化管理是一种经营策略:它提供一个清晰化、网络化和智能化地显示和调控组织的业务活动过程的方法,可以显著地改善业务操作和管理,减少业务运作成本,提升产品和服务的质量。另外,可视化管理也是一种管理哲学:提倡更加主动和聪慧的工作而不是最辛苦的工作。它洞察了人性的复杂化特点、顺应了组织结构扁平化趋势,通过可视化管理理念和可视化技术手段,可以进一步利用信息集成和数据挖掘提高业绩评估水平,提高内部员工和外部市场的满意度,进而成就组织的持续竞争优势。总之,可视化管理理论是一种适合于各种需求和管理内容的行之有效的方法,它体现了“信息可视化、管理现代化、决策科学化”在组织生产和管理中动态集成。 　　 高校档案信息可视化管理,在具有组织可视化管理的一般性特点的同时,更注重具体利用人类视觉感知系统,将档案信息以图形化和视频化方式展示出来,深入而直观地解释及概览档案信息系统,一方面可以辅助用户概览档案系统的内部结构,另一方面有助于挖掘隐藏在档案系统内部的有价值信息,符合档案信息化管理的发展趋势,会显著提高高校组织管理的质量和效率,必将在未来得到更广泛的推广和应用。另外,档案信息的可视化管理是高校档案信息组织的高阶表现形式,是高校档案信息管理发展到高级阶段的产物。它对党政管理、教学和科研等档案信息进行收集、整理、加工、存贮,并通过一定的技术手段和技术装备,实现各类档案信息的系统性集成、直观性交流、高效性传递和辅助性决策。再者,可视化信息系统是文献信息系统的重要组成部分,与社会其他信息系统和工作系统有着密切联系,具有一般信息系统的特性,同时,它充分整合计算机科学、网络技术和信息技术,结合组织可视化管理的先进理念,因则本身又具备传统信息管理系统所不具备的特点和优势。 　　一、高校档案信息的可视化处理 　　高校档案信息化建设的主要内容之一是:要对容易受损的、利用频率较高、推广性高的重要档案进行数字化和可视化加工。主要是运用数字化和可视化技术把实体档案进行有效的转变,促成实体档案的数字化和可视化体现,主要表现为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、视频文件和声音文件等多媒体信息。文本文件是能把档案中可以用文字表述的信息用文本格式录入、存储在计算机和数据库中,随时可调出利用,使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。不同文字处理软件编辑过的文本文件通常不能进行交换使用,因而有时为了可视化处理的方便性,可利用纯文本文件是不包含格式代码的特性,免受计算机硬软件的限制。图像文件是通过数字图像技术,将纸质文件、底片、图纸、荣誉证书或其他实物通过输入设备(如扫描仪、数码照相机等)并将之以数字图像形式存储到计算机数据库中,并可利用PHOTOSHOP等图像处理软件对照片进行有目的的二次处理。图形文件是根据一定算法和相关软件,如文献聚类算法和相应的分析软件,绘制的图表、曲线图,包括几何图形,以及用图标表示的物理量图形等。影像文件是使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的多维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换为数字影像。声音文件是用音频设备录入或编曲软件生成的文件(如MP3等)。这样的文件要求在保证音质的前提下,还要尽量减小声音文件的大小,以充分利用存储空间。 　　总之,高校档案信息转换为数字化和可视化过程,要借助多媒体、数据库、数据压缩、网络等多种技术,以及多功能的可视化技术和软件,将现存各种载体档案进行数字化和可视化处理,形成文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、视频文件和声音文件,并通过有目的的多媒体整合,分类分层次地纳入高校档案信息数据库之中。 　　二、档案信息数字化接收和可视化归档工作 　　一般来说,及时收集和接收各种形式的电子档案有两种方式:一是网络在线移交接收,各部门即将需移交的电子档案通过网络直接传输到档案管理部门,或加工后传输到档案部门规定的地址中进行存储;二是介质移交接收,即将电子档案存储在一定的介质中(如光盘等)移交给档案管理部门。网络移交既