EXCEL--设定格式化条件,增加报表阅读方便性.docVIP

Office 學園?? ? 設定格式化條件，增加報表閱讀的方便性閱讀報表的小技巧作者：楊珠慧 對於上班族來說，在電腦上，閱讀一大堆報表資料，是經常會遇到的工作，或許你早就習以為常，也在不自覺間，花費了大量的時間在這上頭，每天，或許會為了找尋某張工作表、或是計算某個區段的交易總數、平均值，還是每次來一張新報表，為了知道一些很平常的數值，還特地寫個公式，殊不知，天天加班的癥結點，可能都由這些不起眼的幾分鐘，慢慢累積來的。其實，在Excel裡，有些功能簡單到，只要動動滑鼠，結果就出來了，不僅不用鍵盤，重要的是，確實能增加工作效率。例如：在閱讀一張交易明細表時，雖然是以地區來排列，但是要知道某地區交易了幾筆，用目測又無法馬上看出來，難道還特地為了這個寫公式，還是直接數數看呢？其實，還有更方便的是，在下方的狀態列上，選擇顯示項目個數，然後以滑鼠圈選某地區的交易範圍，狀態列就會直接顯示交易幾筆的資訊了，是不是方便的多呢？而且，在圈選範圍不變的情況下，可以隨時變更狀態列顯示資訊的類別，像是平均數、加總、最大、最小值等，這些都可以隨時切換，馬上知道，無需再寫公式，或是另外計算，而其他，還有凍結窗格、索引標籤、設定格式化條件等功能，適當的使用，都可以節省我們在閱讀資料上的些許時間。 「索引標籤」色彩當一份Excel檔案中，擠滿了許多張工作表，這時，要快速的找到某一張工作表，恐怕不是那麼容易，更何況如果要在各張工作表中不斷切換，來來去去的，影響工作效率，不在話下，不過，如果能將這許許多多的工作表以顏色標明分類，讓人一眼望去，即清楚明瞭，在找尋工作表時，將會很有幫助的；因此，以下即介紹，利用格式化索引標籤的功能，來分類工作表。 1.請先選定一張索引標籤，然後按滑鼠右鍵，在出現的選單上，點選「索引標籤色彩」。 2.此時，會出現「格式化索引標籤」的工作窗格，選擇自己要設定的色彩之後，按下「確定」。 3.重複上述的步驟，可以利用顏色將所有的工作表分類，幫助我們在數量極多的工作表中，快速找到我們要的工作表。利用「凍結窗格」功能「凍結窗格」的作用，在於能固定標題欄或列，這便於讓我們在閱讀報表中的大量資料時，不至於時時要再回到表頭去看一下，這一列或這一欄所呈現的資料，究竟是分屬什麼項目。而在使用這項功能的時候，唯一要注意的重點就是，滑鼠點在那裡，是那部份的視窗會呈現凍結的狀態，如能搞清楚這部份，你在凍結窗格的使用上，絕對是得心應手。 1.如果我們要凍結A欄，使其不會因為報表向右移動而消失的話，就用滑鼠點選「B欄」整欄，然後再點選「視窗／凍結窗格」，如此即可。 2.然如果要凍結的是第一列，使其不會因為報表向下移動而消失的話，就用滑鼠點選「第二列」整列，再點選「視窗／凍結窗格」，即可。 3.而如果我們要同時凍結A欄及第一列，使其不會因為報表向右或向下移動而消失的話，就必須用滑鼠點選「B2」這個儲存格，接著，再點選「視窗／凍結窗格」，就可以做到。「狀態列」的作用一般來說，在使用Excel時，很容易忽略最下方的「狀態列」，也或許有人從來不知道，「狀態列」有什麼作用？其實，「狀態列」可以顯示的資訊包含平均數、加總數目、項目個數、數字項目個數、最大值、最小值，當你在閱讀報表時，可以隨時適當的利用「狀態列」的功能，設定你要的資訊，就你所選擇的項目，隨點隨顯示，也不需要設定公式，例如，你將狀態列的顯示資訊設定為顯示項目個數，當你以滑鼠圈選一些資料時，狀態列即馬上告訴你，共選了幾筆資料，是不是很方便呢？ 1.在最下方顯示「就緒」的這一列即是「狀態列」，以滑鼠在狀態列上按右鍵，會出現一張選單，此即狀態列可以顯示的資訊項目，選擇「平均」後繼續。 2.這時，在交易金額中，隨便圈選幾筆數字，就可以看到在狀態列上，隨即出現圈選的這幾筆數目的平均數值。 3.如果，你實在找不到狀態列在那裡，那麼請到「檢視」功能表中，去看一下，狀態列的選項是否已勾選，若無請把它勾選，即會出現狀態列。以「儲存格的值」為格式化條件你可曾想過，如果，文字有靈有性，可以依照我們想要的模式，做不同的呈現，那該有多好呢？其實，求人不如求己，管它是否有靈性，只要你適當的利用格式功能表中「設定格式化的條件」，就可以讓一大堆的資料，以不同的樣式呈現，讓閱讀更輕鬆。例如：在一堆交易金額中，你想要讓金額在一百萬至二百萬元間的有不同的呈現樣式，就可以將格式化的條件設定為，讓「儲存格的值」介於一百萬至二百萬間，再選定自己想要這些值呈現的樣式即可。 1.請先以滑鼠點選「E2」儲存格，再由「格式／設定格式化的條件」中進入設定。 2.在「設定格式化的條件」的工作窗格中，已預先出現一個條件，保持第一格為「儲存格的值」，第二格將之設定為「介於」，再依次在第三、四格中，填