公司档案管理办法55738913.doc

公司档案管理办法 为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，切实做好保密工作，特制定本办法。 第一条 公司档案是指公司在经营管理活动中形成的，按照相关归档制度集中保管起来的各种具有保存价值的文件资料。 第二条 公司档案包括文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、新闻书稿档案和电子档案等。 （一）文书档案包括规章制度、文件、会议纪要、会议原始记录、计划、总结、工作报告、报表、图表，重大活动、庆典活动、公司沿革、大事记有关资料，各类证照（具体归档范围见附件1），与其它单位来往的函件、经济资料、合同、协议等。 （二）工程技术档案包括项目审批、工程设计、施工、竣工验收等各阶段形成的文字材料及图纸、图表。（具体归档范围见附件2） （三）人事档案包括员工个人信息表、身份证复印件、各种证书复印件、劳动合同、社保手册、登记表、培训及考评资料等。 （四）财务档案包括会计凭证、会计帐册、会计报表、审计报告及其他相关财务资料。 （五）新闻书稿档案包括涉及公司的各种报纸、杂志、图书、照片、音像制品、书画、年鉴、史志。 （六）电子档案是指在工作中利用电脑形成的，以光盘为载体的具有保存价值的历史记录。 第三条 公司档案管理工作包括档案的收集、整理、移交、借阅、鉴定及销毁。其遵循由总经理办公室集中统一管理为主、各相关部门管理为辅的原则，即公司档案最终由总经理办公室集中统一管理（财务档案除外），各部门可根据需要保存复印件，以便维护档案的完整性、安全性和日后使用的及时性。 第四条 总经理办公室是档案管理工作的职能部门，负责公司档案管理的指导、监督和检查工作以及档案的保管和保密工作。各相关部门是档案管理工作的配合部门，负责本部门档案的收集、整理及临时管理工作。 公司各部门负责人是档案工作的第一负责人，对档案的真实性、准确性、完整性、保密性和使用的及时性负责。 第五条 公司档案的收集和整理 （一）文书档案的收集和整理 1、归档的文件应收集齐全，发文底稿和正本应同时归档，重要的文件材料、合同、协议应至少归档两份，分别作为正卷和副卷保存。如原件无法存档时，应留存复印件，并注明原件去向。 2、归档的文件材料，应遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的联系分类立卷。立卷要根据文件之间的联系进行系统排列。 3、归档的案卷必须编号，每卷都要填写卷内目录。 4、属于永久、长期保管的档案材料，应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，如不符合要求，应重新书写后再归档。 （二）工程技术档案的收集和整理 1、工程技术档案由项目部指定专人负责收集、整理，对需归档的资料及时立卷、编号、归档。 2、在收集工程技术档案资料过程中需相关部门配合时，相关部门必须积极配合，及时提供有关资料。 （三）人事档案的收集和整理 1、人事部门应将员工相关资料收集齐全，按部门归入个人档案，并由专人统一负责管理，在保存时限内，确保员工个人资料的安全。 2、员工正常履行离职手续后，除社保手册归还本人外，其它资料原则上不予退还，由人事部门根据实际情况进行处理。 （四）财务档案的收集和整理 1、各种会计凭证、帐册、报表及有关财务资料，必须按财务制度的相关要求，在规定的时间内收集并装订成册，并由财务部指定专人统一保管。 2、财务档案应按《会计法》中的具体规定年限进行保存。 （五）新闻书稿档案的收集和整理 1、新闻书稿档案应分类整理，填写目录标签，注明标题、主要内容、制作归档时间。 2、任何部门和个人都不得私自保存、销毁、带走应归档的新闻书稿档案。 （六）电子档案的收集和整理 1、各部门电子档案每半年备份刻录一次，刻录光盘应即时移交总经理办公室统一保管。 2、刻录光盘需按编号注明内容、制作人和制作日期。 第六条 公司档案的移交 （一）公司各部门当年所产生的档案由本部门自行收集并临时保管。每年第一季度末必须将上年度档案资料完整地移交给总经理办公室。各部门办理的公司证照及相关重要资料在办理完成后应立即移交总经理办公室。 （二）工程技术档案需分阶段移交总经理办公室归档保管，在工程竣工后应全部移交。 （三）档案移交手续应由总经理办公室和各相关部门共同办理，移交时应编制移交目录（一式两份），交接双方认真核对移交材料并确认无误后，在移交目录上签字，各执一份存查。 第七条 公司档案的借阅 （一）借阅公司档案应严格履行审批手续，借阅时必须填写档案借阅登记簿，由借阅人、借阅部门负责人、档案管理员签字，经总经理办公室主任确认后，才能借阅、复印。借阅时间一般不超过7个工作日，重要档案如证照正副本、重要合同等需经借阅部门主管副总签字确认后方能借阅，时限为１个工作日。超过以上时间需经常务副总批准。 （二）外单位借阅我公司保存的档案，须经公司常务副总审批后，由有关