会议管理制度概要1.docVIP

会议管理制度 受控状态： 受 控 制定部门 业务部 制定日期 发行 核准 审查 制定 修订记录 版本 页次 修订内容 修订人 审核 核准 修订日期 V0 8 重新制定. V1 8 增加3.6.4,3.6.5; 修改3.4.2 V2 9 增加3.5.1,A,B,C; 修改3.5.6 V3 6 重新制度 1. 目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量与会议效率，做到“会而必议、议而必决、决而必行、行而必果”，特制定本机制。 2. 范 围：本制机制适用于宁波博禄德集团各事业部会议管理。 3. 权责： 3.1数据信息中心：负责《公司内部管理系统》内会议管理模块的开发、更新；负责会议管理模块内固定参数的录入及负责各事业部操作会议管理模块的培训；负责视频会议视频设备的调试等。 3.2各事业部：负责提交事业部所有会议类别及会议相关要求。 3.3总经办：负责会议结案跟进。 3.4审计稽查中心：负责稽查会议管理执行情况。　 4. 内 容： 4. 1 会议类别 4.1.1集团会议：主要包括董事会、年中总结会、年终总结会、年度预算及目标会、集团经营会议等，由公司最高领导批准，董事办负责召集。 4.1.2事业部会议：主要包括公司月经营会议、月品质会议、公司周例会、员工代表大会等，由事业部最高领导批准，总经办或管理部负责召集。 4.1.3专业会议：主要包括品质、业务、综合（如经营活动）分析会、生产排程会、生产技术会、新产品检讨会等，由副总批准，主管业务部门负责召集。 4.1.4部门会议：由各部门主管自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。 4.1.5其他会议：涉及多个部门负责人参加的各种会议，由会议主持部门负责召集。 4.1.6临时会议：因生产经营需要须临时召开的会议。 4.2 会议计划与统筹 4.2.1相关会议时间安排： 4.2.1.1年中总结会：每年7月完成； 4.2.1.2年度预算及目标会、年终总结会：次年2月完成； 4.2.1.3月经营会议、月品质会议：次月25日之前完成； 4.2.1.4公司周例会（厂务会议）：次周一之前完成； 4.2.2凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议召集部门应提前1天通知与会人员。 4.2.3当所排会议时间有所冲突时，会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 4.3 会议准备 4.3.1数据信息中心将所有会议类别、会议完成时间、会议对应负责人统一录入《公司内部管理系统》，并设定好相应参数，系统会根据相关信息自动提前三天通知到相对应人员； 4.3.2会议通知遵照以下规定： A．已列入《公司内部管理系统》内的会议，时间无调整的，系统自动通知、提醒与会人员； B．属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知： ①未列入月度会议计划而临时提拟的会议； ②虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明； ③其它提拟人认为应另行通知的情况。 C．涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。会议计划内容具体如下： ①会议日期及开会时间。 ②会议目的及宗旨。 ③与会人员及发言顺序。 ④议题的进行顺序及时间分配。 ⑤会议记录人员。 ⑥与会者应准备的资料。通知对象为与会人、会务服务提供部门； ⑦会议室的布置工作，应具备的设备及相关设备调试。 4.3.2与会人员、会议主持人提前一天添加好会议议题，确定好会议记录人等。 4.4 会议组织。 4.4.1会议组织遵照“谁负责，谁组织”的原则。 4.4.2会议主持人须遵守以下规定： A．主持人应提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 B．主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 C．会议事项应按照5W2H的要求给予明确，以便会后跟进。 D．会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利及会议效率。 E．属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出决议。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，并进行投票表决，以少数服从多数原则做出决议；对无法议决事项（权限范围以外）亦应加以归纳，并提报相关负责人报批