农村中小学电子档案管理.doc

农村中小学电子档案管理摘 要:教育信息化为农村中小学电子档案管理创造了条件,使农村中小学档案实现计算机管理成为现实。根据农村中小学档案管理的现状,结合自身的学习和体会,就实现电子档案管理提出几点粗浅看法 关键词:农村中小学档案管理 电子档案 中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)09(a)-0241-01 如何实现农村中小学校电子档案管理?笔者根据农村中小学档案管理的现状,结合自身的学习和工作体会,就实现电子档案管理提出几点粗浅看法 1农村中小学校档案管理的现状及存在问题 目前农村中小学档案管理的现状却不容乐观,普遍存在着注重硬件实施建设,轻视电子档案管理建设的现象,存在着教育主管部门、学校领导和教职工的普遍不够重视、学校专职档案管理人员缺乏、档案资料单一、档案存放条件较差、档案材料收集不完整等问题,特别是多数学校的档案管理还处于人工管理模式,与教育发展很不适应。因为传统的人工档案管理方式,特别是案卷多为纸质档案,卷内纸质好坏混杂、页面大小不一、手写打印墨迹有浓有淡,且信息量大,数据繁杂,安全性差,不仅给档案资料的收集、整理、立卷、归档、保密等带来了诸多不便,而且由于人工档案管理检索手段落后,查阅利用不便,给档案存放保管、更新达标、日常维护带来了很大困难,直接影响着档案管理效率的提高,影响着档案利用价值的提高 2农村中小学校电子档案管理的优势 针对农村中小学传统档案管理方式的现状和存在问题,建立现代化的农村中小学电子档案管理体系刻不容缓。根据农村中小学档案管理的现状和自己的工作实践,笔者认为:农村中小学电子档案管理系统至少具有以下优势 (1)农村中小学电子档案管理系统是广泛应用电子计算机处理图文声像等原始档案资料,并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存,具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无可比拟的优势,这种电子档案管理系统真正实现了文档一体化,文字纸质档案和电子文件并存,可以为查阅者方便地提供查询、阅读、交流、使用等多项服务 (2)农村中小学电子档案管理系统的建立和不断完善,为各学校培养和造就了高素质的专职工作人员。从笔者所处的地区来看,尽管农村中小学校档案专职管理人员缺乏,且普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象,但也有不少经过专业学习和业余自学在电子档案管理工作中独当一面,各显才能,为信息化建设做出了较大贡献。我们相信,在建立电子档案管理系统的过程中,只要领导重视,上下合力,电子档案管理发展过程中一定会解决好管理人员数量不足、素质不高等发展中的问题 (3)农村中小学电子档案管理系统,具有以地区或学校建立网站、网页、局域网或电子文件数据管理中心的优势。如一个学校或地区建立自己的档案网站、网页,就可以方便地为政府、教育主管部门、社会各界提供网上利用服务,在学校自己的网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现各学校优质教育资源共享。同时,通过电子档案管理建设,可以促进学校各项工作管理的公开化,可以通过网络征集各界人士对学校发展的意见或建议,更便于广大群众对学校各项工作的监督,以利不断改进工作 3农村中小学校电子档案管理的意义 农村中小学档案管理必须主动适应信息时代的发展,加快电子档案管理建设步伐 (1)教育发展表明,农村中小学电子档案管理对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用 (2)农村中小学电子档案管理是学校其它各项工作的规范化、标准化是基础。因此,农村中小学电子档案管理系统的建设和完善必将有力地促进农村中小学校各项工作的改进和提高,促进教育管理水平和办学水平的提高 (3)农村中小学电子档案管理系统是重要的教育资源,它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理,积累管理经验,而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系,发现、改进、创新自身工作,不断提高管理工作效率和学校管理水平 4农村中小学校电子档案管理的途径 实现农村中小学校电子档案管理应主要做好以下几方面工作 (1)确定电子档案管理的标准。目前,虽然档案管理部门还没有明确规定电子档案管理、规范化的标准,但教育主管部门、各学校至少要以超前的战略眼光,制定本地区、本部门、本学校电子档案管理系统的所必须具备的基本条件和基本标准,并随着信息技术的发展而更新提高。当务之急是配置相应的信息设备,配齐必要的专职管理人员,创设良好的条件。同时严格要求学校各职能组室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料,档案管理人员则要明确建档标准,及时予以立卷归档,逐步形成领导重视,部门协作,互相促进,共同提高的农村中小学电子档案管理建设新局面