第七讲 表的编辑与格式调整.doc

课题： 表的编辑与格式调整 【教学目的】 使学生掌握数据表中输入记录数据的基本方法及数据的编辑、格式调整方法。 【重点难点】 　　输入符合表结构定义的数据，及编辑、格式调整操作 【教学课时】 　　2课时 【教学过程】 一、向表中添加记录 　　当你在“数据表”视图中打开一个可更新的表时，最后一行是一个用于添加新记录的空的占位符，在本书中称之为假设追加记录(所谓可更新的表是指你可以向其中添加数据或者编辑其数据的表）。在数据表中最后一个记录的选择按钮上有一个星号，该星号用以指示这是一个假设追加记录。记录选择按钮就是在表的“数据表”视图中最左边一列的灰色按钮。如果你以只读访问方式打开一个数据库，则假设追加记录将不会出现。从其他数据库中选用的表也可以是只读的，关于这种附加表的可更改性，我们将在第7章“链接、导入和导出表”中进行讨论。 　　提示要想快速地移到假设追加记录，可以单击“新记录”浏览或者工具栏按钮。当你将插入符放到假设追加记录中的某个字段中时，该记录选择按钮上的星号将变为选定记录符号。当你向假设追加记录中某个字段中添加数据时，选定记录符号将变为编辑符号(一支铅笔)，同时一个新的假设追加记录出现在你增加记录的后面一行中。需要取消一个新记录的添加时，可以连续按下Esc键两次。按下Esc一次将取消你对当前字段所做的改变。如果你只编辑了一个字段，然后按下Esc，你也将取消这个新记录的添加。 　　你可以选择一个或者一组记录并将之复制或者剪切到剪贴板上，或者将之从表中删除，具体的方法如下： 　　选择单个记录时，单击其记录选择按钮即可。 　　选择连续的一组记录时，单击第一个记录的选择按钮，然后沿记录选择按钮拖动鼠标指针直到组中的最后一个记录。 　　另外，选择一组记录时，也可以单击第一个记录的选择按钮，然后Shift+单击组中包含的最后一个记录。你也可以按下Shift+↓来选择一组记录。 　　注意你可以将一组记录剪切到剪贴板上，将之从表中删除，但是却不能剪切数据块。一组记录包含所选的一个或者多个记录的所有字段。而一个数据块由在表数据表中所做的选择构成，不一定包含所选行的所有字段。对于记录组，编辑、剪切命令是激活的，而对于数据块这些命令却是被禁止的。 　　你可以向同一个表或者另一个表以剪切或者复制及追加的方式添加复制的记录(如果追加的复制记录不会导致主键冲突的话)。但是如果实施了参照完整性并且在相关的表中有相关的记录存在，便不能从一个主表中剪切记录。下述的方法适用于用存储在剪切板上的记录向表中添加或者替换某些记录的内容： 　　从剪切板上向表中追加记录时，选择“编辑”，“粘贴追加”(粘贴追加不存在快捷键）。 　　用剪切板上的内容替换记录中的内容时，先选择你想替换的记录的内容，然后按下Ctrl+V。只有你所选的记录或者存储在剪切板上的记录才会被替换(有多少算多少)。 　　如果想要删除一个或者多个记录，可以选择你想删除的记录，然后按下Delete。如果删除是允许的话，将出现一个消息框让你确认是否真的要进行删除。记录删除后将无法撤消。 二、验证数据输入 　　如果数据库对你或者你的公司颇有价值的话，那么在表中输入的数据必须正确。即便是最为熟练的数据录入人员偶尔也会输入不正确的信息。为了添加简单的测试以验证数据项的合理性，可以通过在“表设计”视图“常规”页的“字段属性”窗格中添加一个短表达式作为有效性规则。如果所输入的数据不能够满足你的有效性规则，便会出现一个消息框通知录入人员违反了有效性规则。对数据进行验证可以维护表的域完整性。 　　表达式是计算机程序设计的核心元素。Access使得创建表达式变得十分简单，并不需要你是一个程序员，当然如果熟悉程序设计语言肯定是有帮助的。表达式使用的是人们所熟悉的算术符号+、－、*(乘)和/(除)。这些符号叫做操作符，因为它们操作(使用)位于其前或其后的值。这些操作符在VBA中是保留符号。操作符所操作的值叫做操作数。也可以使用操作符比较两个值;(小于)和(大于)符号是操作符中用于比较的例子。And、Or、Is、Not、Between和Like叫做逻辑操作符。比较和逻辑操作符返回的值只有True、F alse和未知(Null值)。操作符用于将两个文本项（字符串或者就是串）合并为一个（字符）串(在Access中，可以用+来连接两个字符串，但是是首选的符号，因为它不会对进行的操作产生异义。使用+操作符时，在处理数字和字符串上无论对Access还是用户都有可能产生混淆，因为到底是连接还是算术加不是一目了然的）。能够称得上一个表达式，至少需要包含一个操作符。根据每个操作符所涉及到的规则，将不同的操作符组合在一起，便可以构造出复杂的表达式。这些规则的集合称为操作符语法。 　　数据有效性规则所使用的表达式其