员工档案管理规程.docVIP

文 文件名称：管理Management Procedure for Personnel Archives 起草： 年 月 日 页 码： 1/5 审核： 年 月 日 文件编号：SMP-402-00 批准： 年 月 日 生效日期： 2014年 11月1日 颁发部门：人力资源部 分发部门：中心、研发中心、质量中心、管理中心、 物料运输管理部、销售管理部 备份号： 1 目的 建立健全员工的基础资料，规范人事管理流程，并使人事档案之建立、整理、借阅、传递等管理工作有所依循，特制定本办法。 2 范围 适用于公司人力资源部保管的公司内部人事档案。 3 引用文件 3.1《中华人民共和国档案法》 3.2《中华人民共和国档案法实施办法》 4 术语定义 4.1.原档：指员工初入公司所建立的初始档案。 4.2.副档：指因管理的需要，参照原档复制的临时性档案。 5 职责 5.1公司人力资源部负责本办法的制定、实施与解释权。 5.2公司人力资源部负责公司全体员工原档档案、副档及电子档案管理。 档案管理 档案的建立 6.1.1凡公司员工，均应建立相应人事档案。与公司有实际劳务关系的专、兼职人员，如顾问、兼职人员或临时人员等也应建立相应人事档案。 6.1.2各用人单位应配合人资单位对新录用员工及员工到职后形成的人事资料应及时完整的建立人事档案。 档案内容与相关责任： 6.1.3.1根据公司人力资源管理特点，档案信息分为以下六类，档案资料收集与相关责任如下： 第一类：基本情况类：人资单位在员工招聘录用手续办理结束后及时建立员工人事档案。包含员工应征履历材料、身份证、学历证、劳动合同、特殊岗位上岗证明等。 第二类：任免、异动类：人资单位应及时将资料存入员工档案。包括人事异动单，员工转正审核表，职务任免、异动公告。 第三类：奖惩类：应及时将资料存入员工档案，包括员工奖惩签呈文件或奖惩公告等文字性资料。 第四类：工资类：由人资单位薪资员将薪资资料存入员工档案，包括员工薪酬通知单，与个人薪酬相关的各类文字性资料。 第五类：教育训练类：由人力资源部培训专员于每年7月提供每位员工1-6月份受训记录，7-12月份受训记录于次年元月提供。并存入员工档案归档。包括各类训练、培训结业证书复印件，培训服务协议等文字性文件。 第六类：其他类，其他应归档资料相关人员应及时转交人资单位存档。 6.1.3.2 新建初始档案必备资料：员工应征履历表、照片6张、身份证明、毕业证书及专业资格证书等复印件，员工应征履历表需完成相应权责主管签核。 6.1.4新进员工至少须具备应征人员履历表、身份证明、照片，其余档案暂不能健全者，应于一个月内补齐，否则冻结该月工资，杜绝漏办。 6.1.5人力资源部应按档案内容及时完整地收集档案材料，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，确保员工人事档案的真实与完整。 6.2 档案的装订 6.2.1 将收集好的员工人事档案资料装订好放入写好姓名的标准档案袋。 6.3 人事资料的归档 6.3.1 有关员工任免、奖惩、教育训练、薪资调整、职务异动、工作调动等人事资料一经形成，立刻将复印件更新至员工个人档案。 6.3.2 档案管理人员对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。 6.3.3员工调任、晋升、降职、免职等人事异动资料归档时，除按照资料形成时间顺序排列装订外，所归档之资料应登录《人事档案材料分类目录表》。 6.4 档案的保存 6.4.1 人事档案属于机密资料，人力资源部应指定专人进行管理，及时建立、更新与销毁。 6.4.2 人事档案可按部门、职务、学历等因素分类管理，建立档案目录，以便于查询。 6.4.3档案存放应有纸媒与电子媒介两种形式，当人事资料发生变更时，二者应同时更新，相互对应。 6.4.4人事档案电子格式资料除硬盘/光盘备份外还应有外存储设备进行备份。 6.4.5为避免档案资料文字弥漫不清，档案不得用铅笔或蓝色墨水笔填写，传真件应复印后留存。 6.5 档案维护 6.5.1 为保证档案资料的及时完整，人事档案要进行日常维护。 维护时间： 项目 电子档 原档 考评、鉴定、考查材料 作业后一周内更新 作业后一个月内更新 培训相关材料 随时更新 每半年更新一次 奖惩材料 随时更新 每月底更新 转正、调动、薪资等人事管理材料 随时更新 每月底更新 社会保险资料 随时更新 每月底更新 其他材料 视情况 视情况 6.5.3档案管理应依制度要求保管完善。 6.6 档案借阅 6.6.1部门主管（含）以上员工有下列情形之一，可借阅档案： a、了解所属员工情况