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**公司档案管理暂行办法 第一章??总则 第一条??为加强（下简称“公司”）档案管理，完整、系统地保存公司在工作中形成的各种门类的档案，服务和促进公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》和档案工作的有关规定，结合公司实际，制订本办法。 第二条??本办法所称的档案，是指中共中央、中共、人民政府、部门发布的应由公司归档保存的各类公文，以及公司在各项工作活动中形成的具有参考利用价值、保存备查的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第二章?????管理体制和任务 第三条 公司档案管理实行“统一领导、分级管理”的体制。办公室是公司档案工作的主管部门，具体负责公司本部档案的管理，并对各部门的档案管理工作进行督促、检查和指导。 第四条??公司各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并指定专人负责档案管理工作。公司各部门的档案定期向办公室移交保管。???? ??? 第五条??档案工作的主要任务： （一）贯彻执行档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定并建立健全公司档案工作各项规章制度。 （二）管理公司各类档案，对公司各部门形成的各种文件、资料进行收集、整理和归档，并积极提供利用。 （三）对所保存的档案进行科学管理，不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化。 （四）执行保密制度，防止档案失密和泄密，确保档案的安全。 第三章??档案的归档 ????第六条??公司各部门在工作中形成的文件、材料在办理完毕后，应及时归档和立卷，任何部门和个人都不准私自留存、销毁应归档的文件材料。 ????第七条??在公司办公自动化系统（下简称OA系统）中，各部门案管理人员要加强对系统的日常管理和维护，对本部门办理中文件进行跟踪掌握，对办结文件及时进行归档。 第八条??档案归档范围包括文书档案、电子档案和实物档案。 ????第九条??文书档案包括文字材料、会计档案。 （一）文字材料： 1、上级党政机关、直部门、各业务监管部门及其他相关单位发给我公司的各类文件。 2、公司参加各级部门组织的有关会议的文件材料。 3、公司各类会议的决议、记录、纪要等文件材料。 4、公司对内或对外的各种请示、报告、通知、批复等公文。 5、公司制定的章程及规章制度。 6、公司的综合性报告、专题报告、工作总结、内部刊物、简报和各种汇编资料。 7、公司的合同、协议、法律意见书、诉讼文书。 8、信托业务中发生的各种尽职调查报告、信托文件、交易文件、客户资料。 9、其他有参考、凭证作用的文件、资料。 （二）会计档案： 1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 ????2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。 3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。 第十条??电子档案包括电子文件、声像档案、数据库文件、计算机程序、OA系统档案。 （一）电子文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档范围参照文书档案的归档范围。归档时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。电子文件应以确保其真实性和不可改动性为原则确定保存形式。 （二）声像档案： 1、反映公司重要活动、大事件的照片、录音、录像等材料。 2、上级机关领导和著名人物视察公司工作的重要声像资料。 3、公司组织或参加的重大文体活动、公务活动的照片、录音、录像。 （三）数据库文件：指信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数，及清算数据等。 （四）计算机程序：指使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。 （五） OA系统档案：指通过OA系统办理各项事务所形成的档案，依据OA系统中档案管理流程进行归档。 第十一条??实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、奖品、荣誉证书、公司各种执照证书原件。 第十二条 档案归档时间 （一）每年度的文书档案，立卷须在次年六月底前完成，并向综合办公室报送。 （二）每年度的电子档案，公司各部门整理、归档完毕后，于次年六月底前向综合办公室报送，同时作好电子备份。 （三）实物档案在取得实物后，及时移交综合办公室。 （四）照片、录音、录像等声像档案由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时移交综合办公室。 第四章??档案的整理 第十三条??档案分类 （一）按机构分类：将文件材料按其产生或承办部门分开。 （二）按问题分类：将文件材料按其反映的问题分开，及涉及若干问题的文件材料，应按其所反映的主要问题分。 （三）按年度分类：将文件材料按其形成或针对的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的