高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例.pdfVIP

高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例.pdf

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高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例.pdf

第 30 卷 第 1 期 江西电力职业技术学院学报 Vol.30 No.1 2017 年 3 月 Journal of Jiangxi Vocational and Technical College of Electricity Mar.2017 高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究 ——— 以泉州经贸职业技术学院为例 林燕卿 (泉州经贸职业技术学院 ,福建 泉州 362000 ) 摘 要 :文书档案管理是高校办公室的重要职能之一 ,其信息化建设对高校的发展发挥着至关重要的作 用。 以泉州经贸职业技术学院为例 ,阐述文书档案信息化建设的必要性 ,分析其存在的问题 ,并提出了具体的 解决策略 。 关键词 :文书档案 ;信息化 ;问题 ;策略 中图分类号 : 文献标识码 : 文章编号 : ( ) G275 B 1673-0097 2017 01-0048-03 0 引言 管理系统把文书按件整理归档 ,方便快捷 ,与原来 的纸质整理归档相对比 ,则大大减轻了归档人员的 随着计算机与 网络技术的发展 , 高校档案信息 工作量 。档案查询者或是文书使用者可以通过网络 化建设发展迅速 。 文书档案工作作为一种传递信息 、 对信息资源进行检索查询 ,不用亲自到档案室登记 交流情况 、商洽工作的重要途径 ,是高校办公室工作 借阅 ,节省人力物力 ,加快文书的流动性 ,提高文书 的重要内容之一 , 其信息化建设也是档案建设的重 的利用率 ,也减轻工作人员的工作量 ,提高工作效率 。 要组成部分 。 本文以泉州经 贸职业技术学院的文书 档案管理信息化建设为例来阐述其发展状况 。 2 文书档案管理信息化建设存在的问题 1 文书档案管理信息化的必要性 2.1 管理制度不完善 ,制度化 、信息化意识薄弱 在学院的制度 汇编中 ,文书档案管理有 明确的 1.1 有利于文书档案的保存 ,减少纸质资源的浪费 规章制度 ,统一的标准 。 多年以来 ,这些制度都是办 文书档案管理信息化是利用现代化技术与先进 公室文书档案管理的 指导规范 。 但是 ,随着信息化 的管理手段 ,以计算机为智能工具对文书进行提取 、 建设的 推进 ,大量的电子文件产生 ,旧的管理制度 [ ] 传递 、处理和利用的过程 1 。 档案管理者可 以通过计 已经不 能适应新发展的要求 ,在收集方 法 、保管和 算机网络来进行文书的收集 、登记 、传递 、整理和归 使用等环节都需要新 的规范 、新 的标准 。 由于 电子 档等工作 。 传统的文书档案以纸质为载体 ,存放时间 文件具有可复制性 、可删除性 、方便传播 等特点 ,如 久了 ,有可能损坏 、霉变 、老化等 ,而这种无纸化的流 果没有统一的管理规范 , 就可能会产生文件损毁 、 转 ,既避免了传统纸质传递带来的一些问题 ,也大大 外泄等问题 。 减少纸质资源的浪费 ,并提高文书保存的稳定性 ,满 2.2 文书档案管理和使用人员素质参差不齐 ,缺 足了由纸质档案向信息化电子档案转变的需求 。 乏信息化的专业人才 1.2 有利于资源共享 , 提高文书的利用

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