高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例.pdfVIP

第 30 卷 第 1 期 江西电力职业技术学院学报 Vol.30 No.1 2017 年 3 月 Journal of Jiangxi Vocational and Technical Ｃollege of Electricity Mar.2017 高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究 ——— 以泉州经贸职业技术学院为例 林燕卿 （泉州经贸职业技术学院 ，福建 泉州 362000 ） 摘 要 ：文书档案管理是高校办公室的重要职能之一 ，其信息化建设对高校的发展发挥着至关重要的作 用。 以泉州经贸职业技术学院为例 ，阐述文书档案信息化建设的必要性 ，分析其存在的问题 ，并提出了具体的 解决策略 。 关键词 ：文书档案 ；信息化 ；问题 ；策略 中图分类号 ： 文献标识码 ： 文章编号 ： （ ） G275 B 1673－0097 2017 01－0048－03 ０ 引言 管理系统把文书按件整理归档 ，方便快捷 ，与原来 的纸质整理归档相对比 ，则大大减轻了归档人员的 随着计算机与 网络技术的发展 ， 高校档案信息 工作量 。档案查询者或是文书使用者可以通过网络 化建设发展迅速 。 文书档案工作作为一种传递信息 、 对信息资源进行检索查询 ，不用亲自到档案室登记 交流情况 、商洽工作的重要途径 ，是高校办公室工作 借阅 ，节省人力物力 ，加快文书的流动性 ，提高文书 的重要内容之一 ， 其信息化建设也是档案建设的重 的利用率 ，也减轻工作人员的工作量 ，提高工作效率 。 要组成部分 。 本文以泉州经 贸职业技术学院的文书 档案管理信息化建设为例来阐述其发展状况 。 ２ 文书档案管理信息化建设存在的问题 １ 文书档案管理信息化的必要性 ２.１ 管理制度不完善 ，制度化 、信息化意识薄弱 在学院的制度 汇编中 ，文书档案管理有 明确的 １.１ 有利于文书档案的保存 ，减少纸质资源的浪费 规章制度 ，统一的标准 。 多年以来 ，这些制度都是办 文书档案管理信息化是利用现代化技术与先进 公室文书档案管理的 指导规范 。 但是 ，随着信息化 的管理手段 ，以计算机为智能工具对文书进行提取 、 建设的 推进 ，大量的电子文件产生 ，旧的管理制度 ［ ］ 传递 、处理和利用的过程 1 。 档案管理者可 以通过计 已经不 能适应新发展的要求 ，在收集方 法 、保管和 算机网络来进行文书的收集 、登记 、传递 、整理和归 使用等环节都需要新 的规范 、新 的标准 。 由于 电子 档等工作 。 传统的文书档案以纸质为载体 ，存放时间 文件具有可复制性 、可删除性 、方便传播 等特点 ，如 久了 ，有可能损坏 、霉变 、老化等 ，而这种无纸化的流 果没有统一的管理规范 ， 就可能会产生文件损毁 、 转 ，既避免了传统纸质传递带来的一些问题 ，也大大 外泄等问题 。 减少纸质资源的浪费 ，并提高文书保存的稳定性 ，满 ２.２ 文书档案管理和使用人员素质参差不齐 ，缺 足了由纸质档案向信息化电子档案转变的需求 。 乏信息化的专业人才 １.２ 有利于资源共享 ， 提高文书的利用