北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读.doc

北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读 　　北京数字档案馆标准体系建设“八个标准”之一的《综合档案馆档案数字资源管理规范》于2016年10月19日由北京市质量技术监督局正式批准发布为北京市地标（DB11/T 1357-2016），2017年2月1日起开始施行。为更好地理解和执行《综合档案馆档案数字资源管理规范》（以下简称《规范》），现对《规范》进行一些解读 一、《规范》的出台背景 当今社会信息技术飞速发展，信息化浪潮席卷全球，我国信息化建设的推进、电子政务的应用，对档案和档案工作产生着巨大影响。近年来，在国家档案局“存量数字化、增量电子化”战略部署下，北京市各综合档案馆馆藏档案数字化工作有步骤推进；同时，各综合档案馆也陆续接收电子档案，产生了大量档案数字资源。《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标，而《规范》是区域性数字档案馆标准体系建设的重要内容之一。目前，我们正在建设数字档案馆系统，全市档案数字资源都将在该系统中运行，迫切需要一套档案数字资源的管理规范 在总结以往人工管理、系统管理经验的基础上，以数字档案馆为依托，找规律、定规则，研究制定出了一套适用于综合档案馆档案数字资源管理的规范，这对北京市综合档案馆档案数字资源的共建共享具有现实指导意义，又为顺利建设区域性数字档案馆提供规范性支撑，引领全市档案数字资源管理工作向规范化、科学化方向迈进 二、《规范》的主要内容 《规范》正文共包含8章，分别为总则、整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全，合计47条。《规范》本着统筹规划、集中管理、分权负责、全程监管的原则，从综合档案馆档案数字资源的技术流程、数据类型、管理和技术要求三个维度来分析，实现对馆藏档案数字资源全生命周期的规范化安全管理，对综合档案馆馆藏档案数字资源从整理到维护，以及传输和安全等工作提出了技术要求和管理要求 （一）总则 本章主要对档案数字资源提出了总体要求，包括规划、安全保障、制度流程、软硬件建设等 档案数字资源管理工作首先应确定好总体原则，编制中长期规划，且规划要与本地区、本行业、本单位信息化建设相适应。其次应建立安全保障体系、各项制度（包括管理维护、审批授权、监督检查、人员管理培训等），确保档案数字资源的安全。最后，档案数字资源管理需要依靠软硬件基础设施和业务系统来开展，故提出了软硬件选型和建设的总体要求 （二）整理 理想情况下，接收进馆的档案数字资源，无论是电子档案本身，还是传统档案的数字化副本，数据格式都应该是规范的，否则，不予接收或重新修正。但现实工作中，由于多种原因，仍然存在不规范的馆藏档案数字资源。例如，北京市档案馆接收的奥运专题档案，由于版权属于国际奥委会，形成后不能擅自更改内容或形式，只能接收进馆后，用数字化副本来规范；又如，许多单位早期纸质档案数字化副本分辨率、展现形式等都不符合现有规范；因此，本章主要针对现实中存在着的不规范的馆藏档案数字资源的规范、整理提出具体要求、细则 整理档案数字资源时应先备份，避免整理出现问题时无法恢复数据。整理应在临时处理库中进行，而不是直接在正式的档案数字资源库中进行，避免操作失误导致正式的档案数字资源库破坏或失效。整理档案数字资源不是随意行为，想改就改，故应先履行审批程序 对于档案数字资源的格式、元数据、目录著录项《规范》中都提出了具体的要求，其他未提出具体要求的可参考相关规定 （三）建库 存储、管理档案数字资源需要依赖资源库来开展，本章主要对建设档案数字资源库提出了具体要求、细则 首先应整体规划建设资源库，有效整合不同类别、依托不同操作系统或数据库的异构档案数字资源，避免缺乏规划导致以后异构档案数字?Y源进库存在不兼容、不匹配等问题。其次，建议按照不同需求建库，如临时库、正式资源库、利用库等，同时建议将结构化和非结构化数据从逻辑上分开建设管理，并兼顾档案诸如“全宗-目录-案卷-文件”层级结构等业务需求，以及使用相关的信息技术手段保证资源库的平稳运行，避免资源库搜索速度慢、扩容性差、系统中断等。另外，还应建立档案数字资源、元数据、目录数据之间的关联关系，如采用数据库视图、索引等来实现。其他的如参考规范建库、考虑扩容需求等，《规范》中也有具体要求 （四）存储 建库后，需将档案数字资源存储起来，以便后续的利用、维护等，故本章主要对存储档案数字资源提出了具体要求、细则 档案数字资源有很多类别，如文本类、图形类、图像类、音频类、视频类等，建议逻辑上分类别分开存储（物理上是否分开存储需根据存储硬件的策略和性能分析确定），同理也建议将电子档案和传统载体档案数字化副本等其他档案数字资源逻辑分开存储，以便管理、备份、恢复时更灵活、更